Qu’est-ce qu’un lettre de prise de fonction temporaire ?
Lorsqu’un responsable part en congé ou quitte soudainement l’entreprise, une personne doit souvent prendre le relais pour assurer la continuité. Exercer temporairement des fonctions supérieures est une excellente occasion de développement, mais sans lettre, la situation peut mal tourner : aucune rémunération supplémentaire, aucune date de fin et l’impression que le poste lui revient désormais.
Cette lettre confirme les fonctions temporaires, le motif, les dates de début et de fin prévues, le rattachement hiérarchique, les principales responsabilités et ce qu’il advient des fonctions habituelles du salarié. Vous pouvez choisir une indemnité de suppléance en plus de la rémunération normale, la rémunération du poste exercé temporairement ou l’absence de changement. La lettre prévoit un point de révision facultatif, explique comment la période de suppléance prend fin et précise que le salarié retrouve son poste habituel. Elle indique clairement qu’il ne s’agit pas d’une promotion permanente, tout en l’invitant à présenter sa candidature si le poste est publié.
- Idéal pour
- Remplacer une personne en congé, un poste vacant, une restructuration ou un projet
- Signée par
- L’employeur et le salarié
- Rémunération
- Indemnité de suppléance, rémunération du poste temporaire ou aucun changement
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un lettre de prise de fonction temporaire
- Un chef d’équipe qui exerce temporairement les fonctions de responsable de service pendant un congé parental
- Le remplacement temporaire d’un directeur pendant le recrutement de son successeur
- Un poste intérimaire dans le cadre d’une restructuration
- La direction d’un projet précis à un niveau hiérarchique supérieur pendant quelques mois
- La consignation claire d’une indemnité de suppléance pour la paie
Ce que vous remplissez
16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 La lettre
- Nom de l’entreprise*
- Date de la lettre*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé actuel du poste*
2 La fonction intérimaire
- Fonction intérimaire*
- Motif* pour remplacer un collègue en congé · pendant le recrutement pour le poste permanent · pendant une restructuration · pour un projet précis
- Date de début*
- Date de fin prévue
- Rend compte à
- Principales responsabilités*
- Les fonctions habituelles du salarié pendant la période intérimaire* seront prises en charge par d’autres personnes · seront réduites, comme convenu avec son responsable · seront exercées parallèlement à la fonction intérimaire
3 Rémunération
- Rémunération pendant la période intérimaire* Une indemnité intérimaire · La rémunération de la fonction intérimaire · Aucun changement de rémunération
- Devise*
- Indemnité ou nouvelle rémunération (brute)
- Par* an · mois · semaine · heure
4 Réexamen
- Réexamen après (semaines)
5 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction
- Salarié signature et date · Signe pour accepter la fonction intérimaire.
Ce que couvre le lettre de prise de fonction temporaire
- La fonction intérimaire
- Rémunération
- Réexamen et fin de la période intérimaire
Utiliser le lettre de prise de fonction temporaire, étape par étape
1 Décrivez les fonctions temporaires
Indiquez l’intitulé actuel du poste du salarié, l’intitulé des fonctions temporaires, le motif, les dates de début et de fin prévues ainsi que la personne à laquelle il est rattaché.
2 Énumérez les responsabilités
Résumez les principales responsabilités et choisissez ce qu’il advient des fonctions habituelles du salarié.
3 Définissez la rémunération
Choisissez une indemnité de suppléance, la rémunération du poste temporaire ou l’absence de changement, puis indiquez le montant.
4 Envoyez pour signature
Ajoutez un point de révision facultatif, signez en tant qu’employeur et envoyez la lettre au salarié pour acceptation.
Conseils avant l’envoi
- Ne demandez pas à une personne d’assumer deux postes à temps plein. Décidez ce qu’il advient de ses fonctions habituelles.
- Si la période de suppléance se prolonge bien plus longtemps que prévu, réexaminez la rémunération et les modalités.
- Informez l’équipe et les autres parties prenantes de l’identité de la personne qui assure la suppléance et de la date de début.
- Utilisez plutôt la lettre de promotion si le changement est permanent.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Lettre de prise de fonction temporaire : questions fréquentes
Une fonction temporaire constitue-t-elle une promotion ?
Non. La lettre précise que l’accord est temporaire et ne garantit pas une nomination permanente, même si le salarié peut présenter sa candidature si le poste est publié.
Faut-il mieux rémunérer les personnes qui assurent une suppléance ?
Il est courant de verser une indemnité ou la rémunération correspondant au poste, en particulier pour les périodes longues. Certaines conventions collectives ou politiques internes l’imposent. La lettre vous permet de choisir.
Que se passe-t-il à la fin de la période de suppléance ?
Le salarié retrouve son poste habituel aux conditions normales, et toute indemnité prend fin.
Est-ce la même chose qu’une mise à disposition ?
Non. Une mise à disposition affecte généralement le salarié à une autre organisation ou à un autre service pendant une période donnée. Une fonction temporaire supérieure consiste à prendre provisoirement un poste plus élevé au sein de la même équipe ou entreprise.