Formulario 940 de 2025 — Declaración anual del impuesto federal de desempleo del empleador (Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return)

¿Qué es Form 940?

El Formulario 940 es la declaración anual del impuesto de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (Federal Unemployment Tax Act, FUTA), que, junto con los sistemas estatales de desempleo, financia las prestaciones por desempleo. Solo el empleador paga el impuesto FUTA: no se retiene nada a los empleados. El impuesto se aplica a los primeros $7,000 que pagues a cada empleado durante el año (la base salarial FUTA), después de excluir los pagos exentos del impuesto FUTA.

El formulario parte del total de los pagos a los empleados (línea 3), resta los pagos exentos y las cantidades que superen $7,000 por empleado para obtener los salarios sujetos al FUTA (línea 7), y multiplica el resultado por 0.006 (línea 8), suponiendo que obtienes el crédito completo por pagar el impuesto estatal de desempleo. Después se hacen ajustes cuando los salarios se excluyeron del impuesto estatal de desempleo, pagaste tarde el impuesto estatal o pagaste salarios en un estado con reducción del crédito (Anexo A). La Parte 5 desglosa el impuesto por trimestre cuando el total supera $500.

FileIt te guía por cada parte, calcula las líneas 6, 7, 8, 9, 12 y el saldo pendiente o el exceso pagado, completa la obligación del cuarto trimestre y la línea 17 a partir de la línea 12, e imprime tus respuestas en el PDF oficial del IRS de 2025, incluido el comprobante de pago del Formulario 940-V si pagas con cheque. Tú firmas y presentas el formulario: FileIt nunca presenta nada ante el IRS.

¿Quién debe completar Form 940?

• Los empleadores que pagaron $1,500 o más en salarios en cualquier trimestre natural de 2024 o 2025.
• Los empleadores que tuvieron al menos un empleado durante alguna parte de un día en 20 semanas distintas o más de 2024 o de 2025, incluidos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales.
• Los empleadores sucesores que asumieron durante el año el negocio y los empleados de otro empleador.
• Las empresas que cerraron o dejaron de pagar salarios en 2025 (marcan «Final» y adjuntan una declaración).
• Los agentes de la Sección 3504, las PEO certificadas y otros terceros que presentan un Formulario 940 agregado.

Cuándo usar Form 940

• Una vez al año, para el año natural 2025, antes del 2 de febrero de 2026 (o del 10 de febrero de 2026 si todos los depósitos FUTA se hicieron a tiempo).
• Durante el año, depositas electrónicamente el impuesto FUTA cuando tu obligación no depositada supera $500. El Formulario 940 concilia después el año completo.
• Usa el comprobante 940-V solo para pagar un saldo de $500 o menos mediante cheque o giro postal junto con la declaración.
• Para los salarios de 2026, utiliza el Formulario 940 de 2026 cuando el IRS lo publique.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu EIN, el nombre legal de la empresa, el nombre comercial y la dirección tal como constan en el IRS.
• El estado o los estados donde tenías que pagar el impuesto estatal de desempleo y si alguno es un estado con reducción del crédito (Anexo A (Formulario 940)).
• El total pagado a todos los empleados en 2025 y la parte exenta del impuesto FUTA (beneficios adicionales, seguro de vida colectivo temporal, jubilación o pensión, cuidado de dependientes y otros).
• Para cada empleado, la cantidad pagada por encima de la base salarial FUTA de $7,000.
• El resultado de la hoja de trabajo (línea 10) si algunos salarios se excluyeron del impuesto estatal de desempleo o pagaste tarde el impuesto estatal.
• Tus depósitos del impuesto FUTA del año y tu obligación FUTA de cada trimestre si el total supera $500.
• Los números de ruta y de cuenta de tu banco si quieres que el exceso pagado se te devuelva mediante depósito directo.

Qué contiene Form 940

La edición de 2025 tiene 3 páginas. FileIt lo organiza en 8 partes y lo firman Employer:

1. Employer and type of returnEmployer
2. Aggregate return filers onlyEmployer
3. Parts 1 to 4: FUTA tax for 2025Employer
4. Part 5: FUTA tax liability by quarter (only if line 12 is more than $500)Employer
5. Part 6: Third-party designeeEmployer
6. Part 7: Sign hereEmployer
7. Paid preparer use onlyPaid preparer
8. Form 940-V payment voucherEmployer

Cómo completar Form 940, paso a paso

1 Encabezado y tipo de declaración

Introduce el EIN, el nombre legal, el nombre comercial y la dirección. Marca cualquier tipo de declaración que corresponda: corregida, empleador sucesor, sin pagos a empleados en 2025 o final. Si no hiciste pagos a empleados, pasa directamente a la Parte 7 y firma. Los declarantes agregados marcan su tipo de declarante.

2 Parte 1 — impuesto estatal de desempleo

La línea 1a contiene la abreviatura de dos letras del único estado donde pagaste el impuesto estatal de desempleo; los empleadores multiestatales marcan en su lugar la línea 1b y completan el Anexo A (Formulario 940). Completa la línea 1a o la 1b aunque la tasa de tu estado fuera cero. Marca la línea 2 si pagaste salarios en un estado con reducción del crédito.

3 Parte 2 — impuesto FUTA antes de los ajustes (líneas 3 a 8)

La línea 3 es el total de los pagos a los empleados. La línea 4 es la parte exenta del impuesto FUTA, con las casillas 4a a 4e para cada tipo. La línea 5 es el total pagado a cada empleado por encima de $7,000, después de los pagos exentos. FileIt suma las líneas 4 y 5 (línea 6), resta ese resultado de la línea 3 para obtener los salarios sujetos al FUTA (línea 7) y multiplica por 0.006 (línea 8).

4 Parte 3 — ajustes (líneas 9 a 11)

Si TODOS tus salarios sujetos al FUTA se excluyeron del impuesto estatal de desempleo, la línea 9 es la línea 7 × 0.054 y las líneas 10 y 11 se dejan en blanco. Si solo se excluyeron ALGUNOS, o pagaste tarde cualquier impuesto estatal de desempleo, introduce en la línea 10 el resultado de la línea 7 de la hoja de trabajo incluida en las instrucciones. Si se aplica una reducción del crédito, la línea 11 es el total del Anexo A.

5 Parte 4 — saldo pendiente o exceso pagado (líneas 12 a 15)

La línea 12 suma las líneas 8 a 11. La línea 13 es el impuesto FUTA que depositaste durante el año, incluido cualquier exceso pagado aplicado de un año anterior. La diferencia es un saldo pendiente (línea 14) o un exceso pagado (línea 15a), que puedes aplicar a tu próxima declaración o solicitar que se te devuelva, ahora mediante depósito directo (líneas 15c a 15e).

6 Parte 5 — obligación por trimestre

Solo si la línea 12 supera $500: introduce tu obligación del impuesto FUTA (no los depósitos) de los tres primeros trimestres. FileIt copia la línea 12 en la línea 17 y calcula el cuarto trimestre como la diferencia, tal como indican las instrucciones. La obligación derivada de la reducción del crédito corresponde al cuarto trimestre.

7 Partes 6 y 7 — designado y firma

Nombra a un designado externo con un PIN de 5 dígitos si quieres que alguien pueda hablar sobre la declaración con el IRS. Después, escribe tu nombre, cargo y teléfono, y firma; el preparador remunerado completa y firma su casilla.

Errores comunes que debes evitar

• Dejar en blanco las líneas 1a y 1b cuando sí pagaste el impuesto estatal de desempleo (o la tasa estatal era del 0%).
• Olvidar que la base salarial de $7,000 se aplica a cada empleado: la línea 5 es el total del exceso de cada empleado sobre $7,000.
• Informar de los depósitos en vez de las obligaciones en la Parte 5, o indicar cantidades trimestrales que no sumen la línea 12.
• Marcar la línea 9 cuando no pagaste impuesto estatal únicamente porque la tasa de tu estado era del 0%. La línea 9 no se aplica en ese caso.
• No incluir el Anexo A (Formulario 940) cuando eres un empleador multiestatal o pagaste salarios en un estado con reducción del crédito.
• Pagar con la declaración un saldo superior a $500 en vez de depositarlo, lo que puede generar una sanción.
• Redondear a dólares enteros: cada cantidad tiene su propia casilla para los centavos.

Después de completarlo

Comprueba las cifras con tus registros de nómina y tus depósitos FUTA; después firma y fecha a mano la página 2 (o envíala para que la firmen desde FileIt). FileIt guarda una copia del PDF completado en tu bóveda.

Envíalo por correo a la dirección indicada en las Instrucciones del Formulario 940 para tu estado y según incluyas o no un pago, o preséntalo electrónicamente. Si pagas un saldo de $500 o menos con cheque o giro postal, hazlo a nombre de «United States Treasury», escribe tu EIN, «Form 940» y «2025» en el cheque o giro, y adjunta el comprobante 940-V sin graparlo. Si pagas electrónicamente, utiliza la dirección «without a payment» y no envíes el comprobante.

Adjunta el Anexo A (Formulario 940) si eres un empleador multiestatal o pagaste salarios en un estado con reducción del crédito; el Anexo R si eres un declarante agregado; y, para una declaración final, una declaración que indique quién conserva los registros de nómina y dónde.

Form 940: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por Internal Revenue Service (IRS): https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f940.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-940
• Edición mostrada en esta página: 940 for 2025 (created 6/2/25) (comprobada el 2026-09-28).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de Internal Revenue Service (IRS) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-28.

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