¿Qué es la plantilla del formulario de autoevaluación del puesto de trabajo?
La mayoría de las personas que trabajan frente a un escritorio no piensa en su configuración hasta que algo empieza a doler. Una breve autoevaluación, que se completa al incorporarse, cambiar de escritorio o empezar a trabajar desde casa, permite detectar pronto soluciones sencillas: una pantalla demasiado baja, una silla que no se ajusta o un portátil usado todo el día sin teclado.
Esta plantilla permite a cada empleado revisar su propio puesto en unos diez minutos. Pregunta dónde está el puesto y cuánto tiempo pasa frente a una pantalla, y después repasa la silla, la pantalla y el escritorio, el teclado y el ratón en tres tablas breves que se responden con Sí, Parcialmente o No. Las personas que trabajan desde casa responden además a una pregunta sobre dónde suelen trabajar, y a quienes mencionan molestias, dolores o fatiga visual se les pregunta dónde lo notan.
Cada evaluación completada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, junto con cualquier foto del puesto, para que quien se encargue del equipo y del bienestar en el trabajo tenga constancia de lo señalado y de lo solicitado.
- Ideal para
- Empleadores con personal que trabaja frente a un escritorio en la oficina, de forma híbrida o totalmente a distancia
- La completa
- El empleado, sentado en el puesto que está evaluando
- Tiempo necesario
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Tres tablas de configuración, preguntas de seguimiento para quienes trabajan desde casa y sobre molestias, una lista de necesidades de equipo y una foto opcional
¿Quién usa un formulario de autoevaluación del puesto de trabajo?
- Pedir a cada nueva incorporación que evalúe su escritorio durante su primera semana
- Revisar la configuración en casa de empleados que pasan a trabajar de forma híbrida o a distancia
- Volver a evaluar el puesto después de un traslado de oficina, un cambio de escritorio o la incorporación de equipo nuevo
- Ofrecer al personal una forma sencilla de solicitar un monitor, una silla o un reposapiés indicando el motivo
- Realizar una revisión anual de los puestos de trabajo de todo un equipo
Preguntas de este formulario de autoevaluación del puesto de trabajo
23 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto
- Departamento o equipo
- Responsable directo
- ¿Dónde está el puesto de trabajo que estás evaluando?* Escritorio de oficina · Casa · Puesto flexible o espacio compartido · Otra ubicación (cliente, depósito, sucursal)
- Días a la semana que trabajas en este puesto*
- Horas al día que pasas frente a una pantalla* Menos de 2 · 2–4 · 4–6 · Más de 6
2 Tu configuración
- ¿Qué utilizas en este puesto de trabajo?* Solo portátil · Portátil con soporte · Monitor independiente · Dos o más monitores · Teclado independiente · Ratón independiente · Estación de acoplamiento · Auriculares con micrófono · Portadocumentos
- Tu silla* Sí · En parte · No
- Tu pantalla* Sí · En parte · No
- Escritorio, teclado y ratón* Sí · En parte · No
3 Comodidad y hábitos
- ¿Hay algo del espacio que te rodea que te moleste? Hace demasiado calor o demasiado frío · Iluminación insuficiente · Ruido · Corrientes de aire · Cables sueltos · Espacio reducido · Nada: está bien
- ¿Dónde sueles trabajar en casa?* solo se pregunta cuando corresponde Un escritorio o una habitación exclusivos · Una mesa compartida (cocina, comedor) · Sofá o cama · Varía
- ¿Con qué frecuencia haces una pausa o cambias de tarea alejándote de la pantalla?* Al menos una vez por hora · Cada dos horas aproximadamente · Rara vez durante el día
- ¿Tienes molestias, dolores o fatiga visual que relacionas con tu trabajo?*
- ¿Dónde las notas?* solo se pregunta cuando corresponde Cuello · Hombros · Parte superior de la espalda · Zona lumbar · Muñecas o manos · Ojos · Dolores de cabeza
- Cuéntanos un poco más solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te gustaría recibir información sobre una revisión de la vista?
4 Qué te ayudaría
- ¿Hay algún equipo que creas que te ayudaría? Monitor o brazo para monitor · Soporte para portátil · Teclado y ratón independientes · Otra silla · Reposapiés · Lámpara de escritorio · Auriculares con micrófono · Escritorio para trabajar sentado o de pie · No necesito nada
- ¿Por qué te ayudaría? solo se pregunta cuando corresponde
- Foto de tu puesto de trabajo (opcional)
- Confirmación*
El formulario autoevaluación del puesto de trabajo, página por página
1 Sobre ti
El empleado indica su nombre, correo electrónico de trabajo, cargo, departamento o equipo y responsable directo. Después señala dónde está el puesto que evalúa: un escritorio de oficina, su casa, un escritorio flexible o espacio compartido, u otra ubicación. Dos preguntas rápidas ponen la situación en contexto: cuántos días a la semana trabaja en ese puesto y cuántas horas al día pasa frente a una pantalla, desde menos de 2 hasta más de 6.
2 Tu configuración
Una lista de comprobación pregunta qué utiliza en este puesto: un portátil solo o con soporte, uno o varios monitores independientes, teclado y ratón independientes, una estación de acoplamiento, auriculares o un portadocumentos.
A continuación aparecen tres tablas, cada una con respuestas Sí, Parcialmente o No. La sección sobre la silla cubre la altura, el apoyo lumbar, los reposabrazos y si es estable y está en buen estado. La sección sobre la pantalla cubre su altura, distancia, reflejos y la legibilidad del texto. La sección sobre el escritorio, el teclado y el ratón cubre el espacio del escritorio, las muñecas rectas, la posición del ratón y el espacio para las piernas.
3 Comodidad y hábitos
El empleado marca todo lo que le molesta del espacio que le rodea, como la temperatura, la iluminación, el ruido, las corrientes de aire, los cables sueltos o la falta de espacio. Si eligió Casa en la primera página, el formulario también pregunta dónde suele trabajar en casa, desde un escritorio exclusivo hasta el sofá.
Indica con qué frecuencia hace una pausa y se aleja de la pantalla, y después responde si tiene molestias, dolores o fatiga visual que relaciona con su trabajo. Un Sí abre dos preguntas de seguimiento: dónde lo nota y un cuadro para explicarlo con algo más de detalle. La última pregunta comprueba si le gustaría recibir información sobre una revisión de la vista.
4 Qué podría ayudarte
La lista de necesidades incluye las soluciones habituales: un monitor o brazo para monitor, un soporte para portátil, un teclado y un ratón independientes, otra silla, un reposapiés, una lámpara de escritorio, unos auriculares o un escritorio regulable para trabajar sentado o de pie. Al marcar cualquier elemento, aparece un cuadro ¿Por qué sería útil? para que las solicitudes lleguen con un motivo. Una foto opcional del puesto, tomada de lado y con la persona sentada, ayuda a quien revisa la evaluación a hacerse una idea de la configuración. El formulario termina con una confirmación de que las respuestas son sinceras y de que el empleado avisará si algo cambia.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de equipos por los artículos que realmente tengas disponibles o estés dispuesto a comprar
- Elimina la pregunta sobre la ubicación y el seguimiento sobre el trabajo desde casa si todo el mundo trabaja en las instalaciones
- Añade tus propias preguntas, por ejemplo sobre escritorios para trabajar de pie o la reserva de escritorios compartidos
- Guarda las evaluaciones en una carpeta por oficina o equipo para que sea fácil encontrarlas al revisarlas
- Añade a los correos de notificación a la persona que gestiona las solicitudes de equipo
Consejos para mejorar tu formulario autoevaluación del puesto de trabajo
- Pide a las personas que lo completen sentadas en el puesto, no de memoria
- Haz seguimiento de cada No en las tablas, aunque se trate de un cambio pequeño, como mover una pantalla
- Considera la pregunta sobre molestias como el inicio de una conversación, no como un diagnóstico
- Vuelve a enviar el formulario cuando alguien cambie de escritorio, de puesto o empiece a trabajar desde casa
- Indica claramente en el texto de presentación quién lee las respuestas y qué ocurre después
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el empleado envía el formulario, FileIt guarda la evaluación como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con el nombre del empleado y la fecha, y adjunta al documento las fotos del puesto. La persona responsable recibe una notificación por correo electrónico. Si activas el envío de una copia por correo, el empleado recibe el mismo PDF para sus archivos.
La tabla de respuestas reúne todas las evaluaciones en un solo lugar. Expórtala a CSV para ver qué filas de las tablas reciben más respuestas No o qué equipos se solicitan con mayor frecuencia.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autoevaluación del puesto de trabajo: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de autoevaluación del puesto?
Sí. Es una de las plantillas iniciales de la app Forms de FileIt, y puedes editar, eliminar o añadir cualquier pregunta.
¿Funciona para quienes trabajan desde casa?
Sí. Al elegir Casa como ubicación se añade una pregunta sobre dónde suelen trabajar en casa, y el resto de las comprobaciones se aplica a cualquier escritorio.
¿Este formulario cumple nuestras obligaciones legales sobre equipos con pantalla de visualización (display screen equipment)?
Es un punto de partida práctico, no una afirmación sobre lo que exige ninguna ley. Comprueba las normas que se te aplican y adapta las preguntas en consecuencia.
¿Tendrán que compartir información médica los empleados?
No. Las preguntas sobre molestias solo preguntan dónde y cuándo las notan, y el texto de ayuda indica que no se necesitan detalles médicos.
¿Puedo enviarlo a todo el equipo a la vez?
Sí. Envíalo por correo electrónico a una lista de personas y FileIt hará un seguimiento de quién lo ha abierto y enviado, con recordatorios para quienes aún no lo hayan hecho.