¿Qué es la plantilla del formulario de revisión de trato perdido?
La mayoría de los CRM tienen un campo de motivo de «cerrado como perdido» que acaba lleno de «precio» y «otro». Una revisión adecuada de la pérdida plantea algunas preguntas más mientras el trato aún está reciente: en qué punto del proceso se perdió, qué hizo el posible cliente en su lugar, cómo te comparaste con la alternativa y qué dijo realmente el posible cliente.
Esta plantilla lleva unos cinco minutos a un representante de ventas. Registra el valor del trato, el segmento y las fechas, la etapa en la que se perdió y si el posible cliente eligió a un competidor, lo desarrolló internamente, no hizo nada o lo aplazó. Cada respuesta genera su propio seguimiento: el nombre y el precio del competidor, o cuándo podría retomarse el proyecto. Los representantes eligen hasta tres motivos principales, valoran cómo te comparaste en seis aspectos e indican si la pérdida estaba bajo su control.
Cada revisión se archiva como PDF en tu bóveda de FileIt, y la exportación a CSV facilita detectar patrones entre las pérdidas de un trimestre.
- Ideal para
- Equipos de ventas, fundadores y responsables de ingresos que realizan análisis de ganancias y pérdidas
- Lo completa
- El representante de ventas responsable del trato
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Seguimientos del resultado, hasta tres motivos de pérdida, una tabla comparativa y una fecha para volver a contactar
¿Quién usa un formulario de revisión de trato perdido?
- Revisar cada trato perdido por encima de un valor determinado
- Trasladar al equipo de producto los comentarios sobre funciones que faltan
- Detectar a un competidor que sigue ganando por precio
- Formar a los representantes sobre tratos perdidos en la misma etapa
- Crear una lista de posibles clientes para volver a contactar el próximo trimestre
Preguntas de este formulario de revisión de trato perdido
24 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 La oportunidad
- Representante de ventas*
- Correo electrónico del representante*
- Prospecto o cuenta*
- Nombre de la oportunidad
- Valor de la oportunidad*
- Segmento Pequeñas empresas · Empresas medianas · Grandes empresas · Sector público · Organización sin fines de lucro
- Origen del lead Entrante · Saliente · Recomendación · Socio · Evento · Cliente existente
- Fecha de apertura de la oportunidad
- Fecha en que se marcó como perdida*
2 Por qué la perdimos
- Etapa en la que se perdió* Descubrimiento · Demostración o presentación · Propuesta enviada · Negociación · Revisión del contrato o legal · Dejó de responder
- ¿Qué hizo el prospecto en su lugar?* Eligió a un competidor · Lo desarrolló internamente · Decidió no hacer nada · Aplazó el proyecto · No lo sé
- ¿Qué competidor?* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio del competidor, si se conoce solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cuándo podría retomarse el proyecto? solo se pregunta cuando corresponde
- Principales motivos por los que la perdimos* Precio · Falta de una función o capacidad · Adecuación del producto · Tiempo de implementación · Relación con el competidor · Presupuesto reducido o congelado · Perdimos a nuestro patrocinador · No llegamos a la persona que toma la decisión · Problemas de seguridad o cumplimiento · Condiciones del contrato · Mal momento
- ¿Cómo nos comparamos en…?* Mejor · Más o menos igual · Peor · No lo sé
- ¿Qué función o capacidad faltaba? solo se pregunta cuando corresponde
3 Aprendizajes y seguimiento
- ¿Recibiste comentarios directamente del prospecto?*
- ¿Qué dijo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué podríamos haber hecho de otra manera?*
- ¿Estaba la pérdida bajo nuestro control?* En su mayor parte, sí · En parte · En su mayor parte, no
- ¿Vale la pena volver a contactar más adelante?*
- Fecha para volver a contactar solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Quién debería ver esto? Equipo de producto · Marketing · Dirección de ventas · Éxito del cliente · Finanzas
El formulario revisión de trato perdido, página por página
1 El trato
El representante introduce su nombre y correo electrónico, el posible cliente o la cuenta, el nombre del trato o la oportunidad, el valor del trato, el segmento y la fuente del lead, además de la fecha de apertura de la oportunidad y la fecha en que se marcó como perdida.
2 Por qué perdimos
La etapa en la que se perdió va desde el descubrimiento hasta la revisión del contrato, además de «Dejó de responder». ¿Qué hizo el posible cliente en su lugar? ofrece cinco respuestas. «Eligió a un competidor» pregunta qué competidor fue y cuál era su precio, si se conoce. «Aplazó el proyecto» pregunta cuándo podría retomarse.
«Motivos principales por los que perdimos» permite elegir hasta tres opciones, entre ellas el precio, una función que falta, la adecuación del producto, el tiempo de implementación, el presupuesto, la pérdida de un defensor interno, no llegar a la persona decisora, problemas de seguridad, las condiciones del contrato y el momento. Al elegir una función que falta, se abre un campo para describirla. Después, una tabla valora cómo te comparaste en precio, funciones, facilidad de uso, soporte, confianza y proceso de ventas: mejor, más o menos igual, peor o no lo sé.
3 Aprendizajes y seguimiento
¿Obtuviste comentarios directamente del posible cliente? Un «Sí» pregunta qué dijo, utilizando sus propias palabras siempre que sea posible. «¿Qué podríamos haber hecho de otra manera?» es obligatorio, y una pregunta breve pide indicar si la pérdida dependía principalmente de ti. Si merece la pena volver a contactar más adelante, el representante establece una fecha. Una lista de comprobación final indica quién debería ver la revisión, desde producto y marketing hasta la dirección de ventas.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de motivos por los motivos de pérdida que ya utiliza tu CRM
- Añade tus principales competidores como menú desplegable en lugar de texto libre
- Cambia la divisa y los segmentos para adaptarlos a tu mercado
- Añade responsables de producto o marketing a los correos electrónicos de notificación
- Duplícala como revisión de trato ganado con la misma tabla comparativa
Consejos para mejorar tu formulario revisión de trato perdido
- Complétala en los días posteriores a la pérdida, mientras los detalles estén recientes
- Pide al posible cliente una breve llamada para comentar el resultado; la mayoría aceptará
- Busca tendencias en muchas revisiones en lugar de reaccionar a una sola
- Mantén un tono sin culpabilizar para que los representantes respondan con sinceridad
- Haz seguimiento de las fechas para volver a contactar, ya que las pérdidas por el momento suelen recuperarse
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada revisión se guarda como PDF en la carpeta de bóveda que elijas, con fecha, y recibes una notificación por correo electrónico. Puedes enviar una copia al representante para sus propios registros.
Exporta la tabla de respuestas a CSV cada mes o trimestre. Cada motivo, fila de valoración y resultado se convierte en una columna, para que puedas contar las pérdidas por competidor, etapa o motivo y compartir los patrones con producto y marketing.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Revisión de trato perdido: preguntas frecuentes
¿Qué es una revisión de trato perdido?
Es una breve sesión estructurada de análisis después de perder una oportunidad de ventas, en la que se registra por qué se perdió y qué puede aprender el equipo; a menudo se denomina análisis de ganancias y pérdidas.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación Forms de FileIt y puedes editar todas las preguntas.
¿Se conecta con nuestro CRM?
No. Las respuestas se archivan como PDF en tu bóveda y se pueden exportar a CSV, que la mayoría de los CRM y hojas de cálculo pueden importar.
¿Por qué limitar a tres los motivos de pérdida?
Obligar a elegir mantiene los datos útiles. Cuando se marcan todos los motivos, no aparece ningún patrón.
¿Pueden completarla los responsables de ventas en lugar de los representantes?
Sí. Puede completarla quien mejor conozca el trato, y la primera página registra su nombre.
¿Puedo utilizarla también para tratos ganados?
Duplica el formulario y cámbiale el nombre; después, ajusta los motivos para indicar por qué ganaste. La tabla comparativa sirve para ambos casos.