¿Qué es la plantilla del formulario de informe de visita comercial?
A los comerciales se les dan bien las visitas y no tanto el papeleo. Cuando las notas de una visita se quedan en una libreta o en un mensaje rápido al responsable, los detalles importantes —el competidor mencionado, las muestras prometidas o el valor del pedido— se pierden antes de llegar a quien puede actuar sobre ellos.
Este informe de visita comercial está diseñado para rellenarse desde el móvil en el aparcamiento, justo después de la reunión. Registra la fecha de la visita, el cliente, el estado y el objetivo, con quién se reunió el comercial y si había una persona responsable de la decisión, los productos comentados, las notas y los competidores, las observaciones sobre existencias y exposición junto con fotos, cualquier pedido realizado y su valor, la fase de la oportunidad y el nivel de interés, los seguimientos necesarios, los problemas del cliente y los kilómetros recorridos.
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt junto con sus fotos, lo que ofrece a los responsables comerciales una visión uniforme de la actividad de todo el equipo y un registro de cada visita a una cuenta.
- Ideal para
- Equipos de ventas de campo, responsables de cuentas, distribuidores y comerciales de zona
- Lo rellena
- El comercial, justo después de cada visita
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos desde el móvil
- Incluye
- Datos de la visita y del cliente, notas de la reunión, carga de fotos, valor del pedido, fase de la oportunidad, escala de interés, seguimientos y kilómetros
¿Quién usa un formulario de informe de visita comercial?
- Comerciales que visitan tiendas para recoger pedidos y comprobar los lineales
- Comerciales médicos o farmacéuticos que registran visitas a clínicas
- Comerciales de materiales de construcción que visitan distribuidores y contratistas
- Comerciales de alimentación y bebidas que visitan bares, restaurantes y tiendas
- Responsables de cuentas que visitan clientes B2B importantes
- Pequeñas empresas sin CRM que aun así quieren conservar registros de sus visitas
Preguntas de este formulario de informe de visita comercial
32 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Detalles de la visita
- Representante de ventas*
- Territorio o ruta
- Fecha de la visita*
- Hora de llegada
- Nombre del cliente o cuenta*
- Número de cuenta
- Estado del cliente* Cliente actual · Cliente potencial · Cliente inactivo
- Lugar de la visita
- Motivo de la visita* Visita rutinaria a la cuenta · Captación de nuevos clientes / llamada en frío · Demostración de producto · Toma de pedido · Reclamación o incidencia · Merchandising / comprobación de existencias · Formación · Otro
2 La reunión
- ¿Con quién te reuniste?*
- ¿Estuvo presente una persona con capacidad de decisión?
- Productos o servicios comentados*
- Notas de la reunión*
- Competidores mencionados
- ¿Comprobaste las existencias o los expositores?
- Observaciones sobre existencias y expositores solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos
3 Pedidos y oportunidades
- ¿Se realizó un pedido?*
- Valor del pedido* solo se pregunta cuando corresponde
- Referencia del pedido solo se pregunta cuando corresponde
- Detalles del pedido solo se pregunta cuando corresponde
- Formulario o foto del pedido solo se pregunta cuando corresponde
- Valor estimado de nuevas oportunidades
- Etapa de la oportunidad Sin oportunidad · Contacto inicial · Cualificada · Propuesta · Negociación · Ganada · Perdida
- Nivel de interés del cliente
4 Seguimiento
- Seguimientos necesarios Enviar un presupuesto · Enviar muestras · Enviar folletos o lista de precios · Organizar una demostración · Derivar a atención al cliente · Involucrar a mi responsable · Programar otra visita
- Detalles del seguimiento solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de la próxima visita o contacto
- ¿El cliente planteó una reclamación o un problema?
- Describe el problema* solo se pregunta cuando corresponde
- Kilometraje de esta visita
- Tu correo electrónico*
El formulario informe de visita comercial, página por página
1 Datos de la visita
El comercial introduce su nombre, zona, fecha y hora de llegada, el cliente y el número de cuenta, si se trata de un cliente existente, un posible cliente o una cuenta inactiva, el lugar de la visita y el objetivo: visita rutinaria, nuevo negocio, demostración, recogida de pedido, reclamación, merchandising, formación u otro.
2 La reunión
Registra con quién se reunió el comercial y si estaba presente la persona responsable de la decisión, los productos comentados, las notas de la reunión con necesidades y objeciones, y los competidores mencionados. Si se comprobaron las existencias o la exposición, aparece un campo para las observaciones y se pueden cargar fotos de los lineales o expositores.
3 Pedidos y oportunidades
Indicar que se ha realizado un pedido abre campos obligatorios para su valor, referencia y detalles, además de una opción para cargar el formulario de pedido. Después, el comercial estima el valor de la oportunidad adicional, selecciona su fase y valora el interés del cliente de frío a muy alto.
4 Seguimiento
Marca los seguimientos necesarios —presupuesto, muestras, folletos, demostración, atención al cliente, intervención del responsable u otra visita—, añade los detalles y establece la fecha del próximo contacto. Si hay una reclamación del cliente, se abre una descripción obligatoria. Termina indicando los kilómetros y el correo electrónico del comercial.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de los campos de pedido y oportunidad
- Sustituye las fases de la oportunidad por las de tu propio proceso de ventas
- Elimina las preguntas sobre merchandising si tus comerciales no visitan tiendas
- Convierte el nombre del cliente en un menú desplegable con las cuentas principales de una zona pequeña
- Envía una copia de cada informe a los responsables comerciales con la configuración de correo de notificación
- Guarda los informes en una carpeta por comercial o zona
Consejos para mejorar tu formulario informe de visita comercial
- Rellena el informe antes de conducir a la siguiente visita, mientras lo tienes reciente
- Anota las objeciones palabra por palabra: son útiles para todo el equipo
- Haz una foto del expositor en cada visita para que sea fácil ver los cambios con el tiempo
- Pon una fecha a cada seguimiento y revísalos en la reunión comercial semanal
- Comunica las reclamaciones el mismo día, incluso las pequeñas
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un comercial envía un informe, FileIt lo guarda como PDF junto con las fotos y el archivo del pedido, lo archiva en tu bóveda y te envía una notificación. El comercial puede obtener una copia para sus propios registros.
La tabla de respuestas se convierte en un registro de visitas para todo el equipo. Expórtala a CSV para sumar los valores de los pedidos, contar las visitas de cada comercial o revisar las oportunidades por fase.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de visita comercial: preguntas frecuentes
¿Este informe de visita comercial es gratuito?
Sí. Está incluido en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito.
¿Funciona desde el móvil?
Sí. Los formularios de FileIt funcionan en móviles y los comerciales pueden cargar fotos directamente desde la cámara.
¿Puede sustituir a un CRM?
Para equipos pequeños, puede servir como un registro sencillo de visitas. Los equipos grandes suelen utilizarlo junto con un CRM y exportar las respuestas cuando lo necesitan.
¿Puedo registrar los kilómetros?
Sí. Hay un campo de kilómetros en la última página, que puedes sumar a partir de la exportación CSV.
¿Los comerciales pueden adjuntar un pedido?
Sí. Si se ha realizado un pedido, un campo de carga acepta un PDF, una foto o una hoja de cálculo del pedido.
¿Dónde se guardan los informes?
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt y aparece en la tabla de respuestas.