什么是 外部工作申报 表单模板？
很多人都有第二份工作、小型企业或董事会职务，而且大多数情况下都不会造成问题。申报流程有助于及时发现可能带来问题的情况：为竞争对手工作、向客户销售产品或服务、使用公司资源，或者工作时长过长，导致无法得到充分休息。本模板汇集你所需的信息，帮助你快速而一致地作出判断。
员工需要描述这项活动：工作类型、组织名称、本人职务、是否有薪，以及每周耗时。他们还要说明其中是否有任何部分与在本公司的工作时间重叠，并填写所有工作合计的每周工作时长。如果每周工作时间较长，表单会显示提示，说明将核查合计时长。利益冲突页面涵盖与贵公司的关系、资源使用情况、是否在同一领域工作，以及对决策的影响。
每份申报都会以签署后的 PDF 格式保存在你的 FileIt 保管库中，让你能够记录申报了什么以及何时申报。
- 适合对象
- 制定了兼职或利益冲突政策的雇主
- 填写人
- 员工，在开始外部工作前或申报现有职务时填写
- 完成时间
- 约 5-10 分钟
- 包含内容
- 活动和工作时长详情、针对长工时的工作时间提示、利益冲突问题及签署声明
谁会使用 外部工作申报 表单？
- 员工申请在另一家雇主处从事周末班次工作
- 申报在同一行业开展的副业或自由职业工作
- 记录董事职务、受托人职务和董事会职务
- 在整个组织范围内开展年度利益申报
- 核查拥有多份工作的员工的合计工作时长
- 需要留存有据的利益冲突登记册的公共部门或受监管雇主
此 外部工作申报 表单中的问题
共 4 页，30 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 员工编号
- 职位*
- 部门* 运营部 · 销售部 · 市场部 · 财务部 · 工程部 · 客户支持部 · 人力资源部 · 其他
- 您的经理*
- 您在此处每周的合同工时*
2 外部工作
- 这是什么类型的外部工作？* 在其他组织任职 · 个体经营或经营自己的企业 · 自由职业或咨询工作 · 公司董事或合伙人 · 受托人、董事会或委员会成员 · 公职或民选职位
- 这是……* 我希望开始从事的工作 · 我已经在从事的工作
- 组织或企业名称*
- 您在该处的职位*
- 该组织从事什么业务，您将在那里做什么？*
- 开始日期（或已开始的日期）*
- 这是有偿工作吗？*
- 每周从事此项工作的小时数*
- 您将在何时从事这项工作？* 仅在我在此处的工作时间之外 · 部分时间可能与我在此处的工作时间重叠
- 哪些时间会重叠，您将如何补足这些时间？* 仅在适用时提问
- 您每周从所有工作中合计工作的小时数*
3 利益冲突
- 该组织是否与我们存在以下任何一种关系？* 以上均不是 · 客户 · 供应商或承包商 · 竞争对手 · 合作伙伴或投资者 · 我不确定
- 请详细说明该关系* 仅在适用时提问
- 您是否会使用我们的任何设备、系统、场所或联系人？*
- 使用什么，以及为什么？* 仅在适用时提问
- 这项工作是否与您在此处的工作属于同一领域？*
- 您将如何确保机密信息和知识产权相互分开？* 仅在适用时提问
- 这是否可能影响您在此处作出的任何决定，例如采购、招聘或定价？*
- 哪些决定，以及您建议如何进行管理？* 仅在适用时提问
4 声明
- 声明*
- 批准* 仅在适用时提问
- 签名*
- 日期*
外部工作申报 表单，逐页查看
1 关于你
员工填写姓名、工作邮箱、员工编号、职位、部门、直属经理以及合同约定的每周工作时长。
2 外部工作
员工选择工作类型：其他雇主、自雇、自由职业或咨询、公司董事、受托人或董事会成员、公职，或其他。员工说明这是拟开展的工作还是现有工作，然后填写组织名称、本人职务、组织的业务内容以及将在其中承担的工作。接着填写开始日期、是否有薪和每周工作时长。如果这项工作可能与在本公司的工作时间重叠，表单会询问具体重叠时段以及如何补足工作时间。随后，员工填写所有工作合计的每周工作时长。如果超过 48 小时，表单会显示提示，说明将根据其合同、政策和任何适用的工作时间规定核查合计时长。
3 利益冲突
必答题会询问该组织是否是客户、供应商、竞争对手或合作伙伴，并提供“无”和“不确定”选项。选择“无”以外的任何选项都需要补充说明。是/否问题涵盖公司设备、系统、场所或联系人是否会被使用，是否在同一领域工作（并询问如何将保密信息和知识产权分开管理），以及是否可能影响采购、招聘或定价等决策。
4 声明
员工确认所提供的信息完整，并承诺在信息发生变化时报告。对于拟开展的工作，员工还确认在收到回复前不会开始工作。最后，员工签署并填写声明日期。
定制你的模板
- 在封面文字中添加你的兼职或利益冲突政策链接
- 根据你自己的政策或当地工作时间规定，调整 48 小时提示
- 如果所在行业有此需要，添加关于使用个人社交媒体或公开个人资料的问题
- 通过额外的通知邮件，将申报转发给人力资源和合规团队
- 将申报归档到每位员工的保管库文件夹中，集中保存其历史记录
- 每年分享一次表单，作为年度利益申报流程的一部分
填写 外部工作申报 表单的提示
- 让申报变得简单且不带评判色彩。你希望员工主动告诉你，而不是隐瞒
- 及时审查申报，避免员工等待太久才能开始工作
- 关注实际利益冲突和工作时长，而不是员工在私人时间做什么
- 记录你的决定及任何条件，例如不得使用公司联系人
- 要求员工在其职务或外部工作发生变化时更新申报
每份回复都会成为文件库中的 PDF
员工提交后，FileIt 会将签署后的申报保存为 PDF，存入你的保管库，并通知表单所有者。员工会保留一份副本。
人力资源团队或经理通常会在“回复”表中审查利益冲突答案和总工作时长，与员工讨论任何疑虑，并记录处理结果。归档的申报便于你日后回应审计人员或监管机构的询问。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
外部工作申报 表单：常见问题
这个外部工作申报表模板免费吗？
是的。它包含在每个账户的 FileIt Forms 应用中，包括免费套餐，而且你可以编辑每个问题。
员工需要 FileIt 账户才能进行申报吗？
不需要。你只需通过链接分享表单，员工无需账户即可填写并提交。
表单会批准或拒绝外部工作吗？
不会。表单只记录申报内容。你的人力资源团队或经理会根据你自己的政策进行审查并作出回复。
为什么要询问总工作时长？
这样你就可以根据合同、你的政策以及适用的工作时间或休息规定，核查合计工作时长。如果每周总时长超过 48 小时，表单会显示提示。
它可以用于申报董事职务和董事会职务吗？
可以。公司董事，以及受托人、董事会或委员会成员，都列为外部工作类型。
员工可以申报已经在从事的工作吗？
可以。员工选择“我已经在从事的工作”，表单就会跳过等待批准的声明。