ما قالب نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة؟
لدى كثير من الأشخاص وظيفة ثانية أو نشاط تجاري صغير أو عضوية في مجلس، ومعظم هذه الحالات لا تسبب أي مشكلة. يساعد إجراء الإقرار على اكتشاف الحالات التي قد تسبب مشكلة، مثل العمل لدى منافس، أو البيع لأحد العملاء، أو استخدام موارد الشركة، أو العمل لساعات طويلة إلى حد لا يتيح لأحد الحصول على قسط كافٍ من الراحة. يجمع هذا النموذج المعلومات التي تحتاج إليها لاتخاذ القرار بسرعة وبطريقة متسقة.
يصف الموظفون النشاط، بما في ذلك نوع العمل، والمؤسسة، ودورهم فيها، وما إذا كان العمل مدفوع الأجر، وعدد الساعات التي يستغرقها. كما يوضحون ما إذا كان أي جزء منه يتداخل مع ساعات عملهم هنا، ويذكرون إجمالي ساعاتهم الأسبوعية عبر جميع الوظائف. وعند طول أسبوع العمل، تظهر ملاحظة تفيد بأنه ستتم مراجعة مجموع الساعات. وتغطي صفحة تضارب المصالح العلاقات مع مؤسستك، واستخدام مواردك، والعمل في المجال نفسه، والتأثير في القرارات.
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقّعة في خزنتك على FileIt، مما يوفّر لك سجلًا بما تم الإقرار به ووقت الإقرار.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل الذين لديهم سياسة للعمل الثانوي أو لتضارب المصالح
- يُعبّئه
- الموظفون، قبل بدء العمل الخارجي أو عند الإقرار بأدوار قائمة
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5-10 دقائق
- يتضمن
- تفاصيل النشاط والساعات، وملاحظة عن وقت العمل للأسابيع الطويلة، وأسئلة عن تضارب المصالح، وإقرارًا موقّعًا
من يستخدم نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة؟
- موظف يطلب تولّي نوبات نهاية الأسبوع لدى صاحب عمل آخر
- الإقرار بنشاط تجاري جانبي أو عمل حر في المجال نفسه
- تسجيل مناصب الإدارة والوصاية وعضويات مجالس الإدارة
- إجراء إقرار سنوي بالمصالح على مستوى المؤسسة
- التحقق من إجمالي ساعات العمل للموظفين الذين لديهم أكثر من وظيفة
- أصحاب العمل في القطاع العام أو القطاعات الخاضعة للتنظيم ممن يحتاجون إلى سجل موثق لتضارب المصالح
أسئلة نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة هذا
30 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- رقم الموظف
- المسمى الوظيفي*
- القسم* العمليات · المبيعات · التسويق · المالية · الهندسة · دعم العملاء · الموارد البشرية · أخرى
- مديرك*
- ساعات عملك المتعاقد عليها هنا أسبوعيًا*
2 العمل الخارجي
- ما نوع العمل الخارجي؟* وظيفة لدى مؤسسة أخرى · عمل لحسابك الخاص أو مشروعك الخاص · عمل حر أو استشارات · مدير أو شريك في شركة · أمين أو عضو مجلس إدارة أو لجنة · منصب عام أو دور انتخابي
- هل هو…* شيء أرغب في البدء به · شيء أؤديه حاليًا
- اسم المؤسسة أو الشركة*
- دورك فيها*
- ما نشاط المؤسسة، وماذا ستفعل فيها؟*
- تاريخ البدء (أو تاريخ البدء الفعلي)*
- هل هو مدفوع الأجر؟*
- عدد الساعات الأسبوعية لهذا النشاط*
- متى ستؤديه؟* خارج ساعات عملي هنا فقط · قد يتداخل جزء منه مع ساعات عملي
- ما الساعات التي سيتداخل فيها، وكيف ستعوض الوقت؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إجمالي الساعات التي ستعملها أسبوعيًا في جميع الوظائف*
3 تعارض المصالح
- هل المؤسسة أيٌّ من الجهات التالية بالنسبة إلينا؟* لا ينطبق أي مما سبق · عميل أو زبون · مورّد أو متعاقد · منافس · شريك أو مستثمر · لست متأكدًا
- أخبرنا المزيد عن تلك العلاقة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل ستستخدم أيًا من معداتنا أو أنظمتنا أو مقارنا أو جهات اتصالنا؟*
- ماذا ستستخدم، ولماذا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل العمل في المجال نفسه الذي تعمل فيه هنا؟*
- كيف ستفصل بين المعلومات السرية والملكية الفكرية؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل يمكن أن يؤثر ذلك في أي قرارات تتخذها هنا، مثل الشراء أو التوظيف أو التسعير؟*
- ما القرارات المعنية، وكيف تقترح أن ندير الأمر؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الإقرار
- الإقرار*
- الموافقة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
يقدّم الموظف اسمك، وبريد العمل الإلكتروني، ورقم الموظف، والمسمى الوظيفي، والقسم، واسم مديرك، وعدد ساعات العمل الأسبوعية المتعاقد عليها.
2 العمل الخارجي
يختار الموظف نوع العمل: لدى صاحب عمل آخر، أو العمل لحسابه الخاص، أو العمل الحر أو الاستشارات، أو مدير شركة، أو وصي أو عضو مجلس، أو منصب عام، أو غير ذلك. ويوضح ما إذا كان العمل مقترحًا أو قائمًا، ثم يذكر المؤسسة ودوره فيها وطبيعة عمل المؤسسة وما سيفعله هناك. ثم يذكر تاريخ البدء، وما إذا كان العمل مدفوع الأجر، وعدد الساعات الأسبوعية. وإذا كان العمل قد يتداخل مع ساعات عمله هنا، يسأل النموذج عن الساعات المعنية وكيف سيعوّض الوقت. بعد ذلك يذكر إجمالي ساعات العمل الأسبوعية عبر جميع الوظائف. وعند تجاوز 48 ساعة، توضّح ملاحظة أنه ستتم مراجعة مجموع الساعات مقارنةً بعقده وسياسة المؤسسة وأي قواعد لساعات العمل.
3 تضارب المصالح
يسأل سؤال إلزامي عما إذا كانت المؤسسة عميلًا أو مورّدًا أو منافسًا أو شريكًا، مع خياري لا شيء وغير متأكد. ويطلب النموذج تفاصيل عن أي إجابة غير «لا شيء». وتتناول أسئلة بنعم أو لا استخدام معدات الشركة أو أنظمتها أو مقراتها أو جهات الاتصال التابعة لها، والعمل في المجال نفسه، حيث يُسأل الموظف عن كيفية فصل المعلومات السرية والملكية الفكرية، وما إذا كان ذلك قد يؤثر في قرارات مثل الشراء أو التوظيف أو التسعير.
4 الإقرار
يؤكد الموظف أن المعلومات كاملة وأنه سيُبلغ عن أي تغييرات. وبالنسبة إلى العمل المقترح، يؤكد أيضًا أنه لن يبدأ قبل تلقي رد. ثم يوقّع الإقرار ويؤرخه.
خصّص القالب كما تريد
- أضف رابط سياسة العمل الثانوي أو تضارب المصالح في النص التمهيدي
- غيّر ملاحظة الـ48 ساعة بما يتوافق مع سياستك أو قواعد ساعات العمل المحلية
- أضف سؤالًا عن استخدام وسائل التواصل الاجتماعي الشخصية أو الملف التعريفي العام إذا كان ذلك مهمًا في قطاعك
- وجّه الإقرارات إلى الموارد البشرية والامتثال مع إضافة رسائل بريد إلكتروني للإشعارات
- أودع الإقرارات في مجلد خزنة كل موظف لتجميع سجله في مكان واحد
- شارك النموذج كل عام كجزء من الإقرار السنوي بالمصالح
نصائح لتحسين نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة
- اجعل الإقرار سهلًا وخاليًا من الأحكام المسبقة. فأنت تريد من الأشخاص إبلاغك، لا إخفاء الأمر
- راجع الإقرارات بسرعة حتى لا يضطر الأشخاص إلى الانتظار لبدء العمل
- ركّز على تضارب المصالح الفعلي وساعات العمل، لا على ما يفعله الأشخاص في أوقاتهم الخاصة
- سجّل قرارك وأي شروط مرتبطة به، مثل عدم استخدام جهات اتصال الشركة
- اطلب من الموظفين تحديث إقرارهم عند تغيّر دورهم أو العمل الخارجي
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الموظف للنموذج، يحفظ FileIt الإقرار الموقّع بصيغة PDF في خزنتك ويُخطر مالك النموذج. ويحتفظ الموظف بنسخة منه.
تراجع الموارد البشرية أو المدير عادةً إجابات تضارب المصالح وإجمالي الساعات في جدول الاستجابات، وتناقش أي مخاوف مع الموظف، وتسجّل النتيجة. وتسهّل الإقرارات المحفوظة الإجابة عن أسئلة المدققين أو الجهات التنظيمية لاحقًا.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار بالعمل خارج الوظيفة: الأسئلة الشائعة
هل نموذج الإقرار بالعمل خارج الوظيفة مجاني؟
نعم. فهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt لتقديم الإقرار؟
لا. تشارك النموذج كرابط، ويملؤه الموظفون ويرسلونه من دون حساب.
هل يوافق النموذج على العمل الخارجي أو يرفضه؟
لا. فهو يسجّل الإقرار فقط. وتراجعه إدارة الموارد البشرية أو المدير لديك وترد وفقًا لسياستك الخاصة.
لماذا يسأل النموذج عن إجمالي ساعات العمل؟
حتى تتمكن من مقارنة مجموع الساعات بالعقود، وسياستك، وأي قواعد لساعات العمل أو الراحة تنطبق. وتظهر ملاحظة إذا تجاوز الإجمالي 48 ساعة أسبوعيًا.
هل يمكن استخدامه للمناصب الإدارية وعضويات مجالس الإدارة؟
نعم. فمدير الشركة، والوصي، وعضو مجلس الإدارة أو اللجنة، كلها مدرجة كأنواع للعمل الخارجي.
هل يمكن للموظفين الإقرار بعمل يؤدونه بالفعل؟
نعم. يختارون «شيء أفعله بالفعل»، ويتجاوز النموذج عبارة الانتظار للحصول على الموافقة.