Quel est le modèle de formulaire déclaration d’activité professionnelle externe ?
De nombreuses personnes ont un second emploi, une petite entreprise ou un siège au sein d’un conseil, et la plupart du temps, cela ne pose aucun problème. Une procédure de déclaration permet de repérer les situations susceptibles d’en poser un : travailler pour un concurrent, vendre à un client, utiliser les ressources de l’entreprise ou simplement travailler tellement d’heures que personne ne bénéficie d’un repos suffisant. Ce modèle rassemble les informations dont vous avez besoin pour prendre une décision rapidement et de manière cohérente.
Les employés décrivent l’activité : sa nature, l’organisation concernée, leur rôle, le fait qu’elle soit rémunérée ou non et le nombre d’heures qu’elle représente. Ils indiquent si une partie de cette activité chevauche leurs heures de travail ici et précisent leur total hebdomadaire d’heures tous emplois confondus. Les semaines longues affichent une note indiquant que le total des heures sera vérifié. La page consacrée aux conflits d’intérêts couvre les relations avec votre entreprise, l’utilisation de vos ressources, le travail dans le même domaine et l’influence sur les décisions.
Chaque déclaration est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous fournit une trace de ce qui a été déclaré et de la date de déclaration.
- Idéal pour
- Les employeurs disposant d’une politique relative aux emplois secondaires ou aux conflits d’intérêts
- Rempli par
- Les employés, avant de commencer une activité externe ou lors de la déclaration de rôles existants
- Temps nécessaire
- Environ 5 à 10 minutes
- Comprend
- Les détails de l’activité et des horaires, une note sur le temps de travail pour les semaines longues, des questions sur les conflits et une déclaration signée
Qui utilise un formulaire déclaration d’activité professionnelle externe ?
- Un employé qui demande à effectuer des équipes le week-end chez un autre employeur
- Déclarer une activité parallèle ou un travail indépendant dans le même secteur
- Consigner des mandats d’administrateur, des fonctions de trustee et des rôles au sein d’un conseil
- Un exercice annuel de déclaration d’intérêts dans toute l’organisation
- Vérifier le total des heures travaillées pour les employés ayant plusieurs emplois
- Les employeurs du secteur public ou des secteurs réglementés qui doivent tenir un registre documenté des conflits
Questions de ce formulaire déclaration d’activité professionnelle externe
30 questions sur 4 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Identifiant salarié
- Intitulé du poste*
- Service* Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Assistance clientèle · Ressources humaines · Autre
- Votre responsable*
- Vos heures contractuelles hebdomadaires ici*
2 L’activité extérieure
- De quel type d’activité extérieure s’agit-il ?* Emploi dans une autre organisation · Activité indépendante ou entreprise personnelle · Travail indépendant ou activité de conseil · Dirigeant ou associé d’une entreprise · Administrateur, membre d’un conseil ou d’un comité · Fonction publique ou mandat électif
- S’agit-il…* D’une activité que je souhaite commencer · D’une activité que j’exerce déjà
- Nom de l’organisation ou de l’entreprise*
- Votre fonction au sein de cette organisation*
- Quelle est l’activité de l’organisation et quel sera votre rôle en son sein ?*
- Date de début (ou date de début prévue)*
- Cette activité est-elle rémunérée ?*
- Nombre d’heures hebdomadaires consacrées à cette activité*
- Quand l’exercerez-vous ?* Uniquement en dehors de mes heures de travail ici · Une partie pourrait se dérouler pendant mes heures de travail
- Quelles heures se chevaucheraient et comment compenseriez-vous ce temps ?* affichée uniquement si applicable
- Nombre total d’heures que vous travaillerez chaque semaine pour l’ensemble de vos emplois*
3 Conflits d’intérêts
- L’organisation est-elle l’une des entités suivantes pour nous ?* Aucune de ces réponses · Un client · Un fournisseur ou un prestataire · Un concurrent · Un partenaire ou un investisseur · Je ne sais pas
- Donnez-nous plus de précisions sur cette relation* affichée uniquement si applicable
- Utiliserez-vous l’un de nos équipements, systèmes, locaux ou contacts ?*
- Lesquels et pourquoi ?* affichée uniquement si applicable
- Cette activité relève-t-elle du même domaine que votre emploi ici ?*
- Comment séparerez-vous les informations confidentielles et la propriété intellectuelle ?* affichée uniquement si applicable
- Cela pourrait-il influencer certaines décisions que vous prenez ici, par exemple en matière d’achats, de recrutement ou de tarification ?*
- Quelles décisions sont concernées et comment proposez-vous que nous gérions cette situation ?* affichée uniquement si applicable
4 Déclaration
- Déclaration*
- Autorisation* affichée uniquement si applicable
- Signature*
- Date*
Le formulaire déclaration d’activité professionnelle externe, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique Votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, votre identifiant d’employé, votre intitulé de poste, votre service, le nom de votre responsable et le nombre d’heures hebdomadaires prévues à votre contrat.
2 L’activité externe
L’employé sélectionne le type d’activité : autre employeur, activité indépendante, travail indépendant ou conseil, directeur d’entreprise, trustee ou membre d’un conseil, fonction publique ou autre. Il indique s’il s’agit d’une activité envisagée ou existante, puis précise l’organisation, son rôle, l’activité de l’organisation et ce qu’il y fera. La date de début, le caractère rémunéré ou non et le nombre d’heures hebdomadaires sont ensuite demandés. Si l’activité risque de chevaucher ses heures de travail ici, le formulaire demande quelles heures sont concernées et comment il récupérera ce temps. Il indique ensuite le total hebdomadaire d’heures tous emplois confondus. Au-delà de 48 heures, une note explique que le total des heures sera vérifié au regard de son contrat, de la politique applicable et de toute règle relative au temps de travail.
3 Conflits d’intérêts
Une question obligatoire demande si l’organisation est un client, un fournisseur, un concurrent ou un partenaire, avec les options Aucun et Je ne sais pas. Toute réponse autre qu’Aucun demande des précisions. Des questions oui/non portent sur l’utilisation du matériel, des systèmes, des locaux ou des contacts de l’entreprise, sur le travail dans le même domaine (avec une question sur la manière dont les informations confidentielles et la propriété intellectuelle seront séparées) et sur la possibilité que cela influence des décisions telles que les achats, les recrutements ou la tarification.
4 Déclaration
L’employé confirme que les informations sont complètes et qu’il signalera toute modification. Pour une activité envisagée, il confirme également qu’il ne commencera pas avant d’avoir reçu une réponse. Il signe et date la déclaration.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez un lien vers votre politique relative aux emplois secondaires ou aux conflits dans le texte d’introduction
- Modifiez la note sur les 48 heures pour l’adapter à votre propre politique ou aux règles locales relatives au temps de travail
- Ajoutez une question sur l’utilisation des réseaux sociaux personnels ou du profil public si cela est important dans votre secteur
- Orientez les déclarations vers les ressources humaines et la conformité avec des e-mails de notification supplémentaires
- Classez les déclarations dans le dossier coffre-fort de chaque employé afin de conserver tout son historique au même endroit
- Partagez le formulaire chaque année dans le cadre d’une déclaration annuelle d’intérêts
Conseils pour un meilleur formulaire déclaration d’activité professionnelle externe
- Facilitez les déclarations et adoptez une approche exempte de jugement. Vous voulez que les personnes vous informent, et non qu’elles dissimulent la situation
- Examinez rapidement les déclarations afin que les personnes n’attendent pas avant de commencer
- Concentrez-vous sur les conflits réels et les heures travaillées, et non sur les activités des personnes pendant leur temps libre
- Consignez votre décision et les éventuelles conditions, comme l’interdiction d’utiliser les contacts de l’entreprise
- Demandez au personnel de mettre à jour sa déclaration lorsque son rôle ou l’activité externe évolue
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque l’employé envoie le formulaire, FileIt enregistre la déclaration signée au format PDF dans votre coffre-fort et informe le propriétaire du formulaire. L’employé en conserve une copie.
Les ressources humaines ou le responsable examinent généralement les réponses sur les conflits et le total des heures dans le tableau des réponses, discutent de toute question avec l’employé et consignent le résultat. Les déclarations classées permettent de répondre facilement aux questions des auditeurs ou des autorités de réglementation ultérieurement.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Déclaration d’activité professionnelle externe : questions fréquentes
Ce modèle de déclaration d’activité professionnelle externe est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt sur chaque compte, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question.
Les employés doivent-ils avoir un compte FileIt pour faire une déclaration ?
Non. Vous partagez le formulaire sous forme de lien, et les employés le remplissent et l’envoient sans compte.
Le formulaire approuve-t-il ou refuse-t-il l’activité externe ?
Non. Il consigne la déclaration. Votre équipe des ressources humaines ou votre responsable l’examine et répond conformément à votre propre politique.
Pourquoi le formulaire demande-t-il le total des heures travaillées ?
Afin que vous puissiez comparer le total des heures aux contrats, à votre politique et à toute règle applicable relative au temps de travail ou au repos. Une note apparaît si le total dépasse 48 heures par semaine.
Peut-il être utilisé pour les mandats d’administrateur et les rôles au sein d’un conseil ?
Oui. Directeur d’entreprise et trustee, membre d’un conseil ou d’un comité figurent tous deux parmi les types d’activités externes.
Les employés peuvent-ils déclarer une activité qu’ils exercent déjà ?
Oui. Ils sélectionnent J’exerce déjà cette activité, et le formulaire ignore la déclaration relative à l’attente de l’approbation.