¿Qué es la plantilla del formulario de declaración de empleo externo?
Muchas personas tienen un segundo empleo, un pequeño negocio o un puesto en un consejo, y la mayoría de estas actividades nunca causa problemas. Un proceso de declaración ayuda a detectar los casos que sí podrían causarlos: trabajar para un competidor, vender a un cliente, usar recursos de la empresa o, sencillamente, trabajar tantas horas que nadie descanse lo suficiente. Esta plantilla reúne la información que necesitas para decidir con rapidez y de forma coherente.
Los empleados describen la actividad: qué tipo de trabajo es, cuál es la organización, qué puesto ocupan, si es remunerado y cuántas horas requiere. Indican si alguna parte coincide con su horario de trabajo aquí y proporcionan el total de horas semanales de todos sus empleos. Las semanas largas muestran una nota indicando que se revisarán las horas combinadas. La página sobre conflictos de intereses aborda las relaciones con tu empresa, el uso de tus recursos, el trabajo en el mismo sector y la influencia en las decisiones.
Cada declaración se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, lo que te proporciona un registro de lo declarado y de cuándo se declaró.
- Ideal para
- Empleadores con una política sobre empleos secundarios o conflictos de intereses
- Quién lo completa
- Los empleados, antes de comenzar un trabajo externo o al declarar cargos existentes
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5-10 minutos
- Incluye
- Datos de la actividad y las horas, una nota sobre el tiempo de trabajo para semanas largas, preguntas sobre conflictos y una declaración firmada
¿Quién usa un formulario de declaración de empleo externo?
- Un empleado que solicita trabajar los fines de semana para otro empleador
- Declarar un negocio paralelo o trabajo autónomo en el mismo sector
- Registrar cargos directivos, puestos de fideicomisario y cargos en consejos
- Un ejercicio anual de declaración de intereses en toda la organización
- Comprobar el total de horas trabajadas por empleados con más de un empleo
- Empleadores del sector público o de sectores regulados que necesitan un registro documentado de conflictos
Preguntas de este formulario de declaración de empleo externo
30 preguntas en 4 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Identificador de empleado
- Puesto de trabajo*
- Departamento* Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos humanos · Otro
- Tu responsable*
- Tus horas semanales contratadas aquí*
2 El trabajo externo
- ¿Qué tipo de trabajo externo es?* Trabajo por cuenta ajena para otra organización · Trabajo por cuenta propia o negocio propio · Trabajo independiente o de consultoría · Director/a o socio/a de una empresa · Fideicomisario/a o miembro de un consejo o comité · Cargo público o cargo electo
- ¿Se trata de...?* Algo que me gustaría empezar · Algo que ya hago
- Nombre de la organización o empresa*
- Tu función allí*
- ¿A qué se dedica la organización y qué harás allí?*
- Fecha de inicio (o fecha en que comenzó)*
- ¿Es remunerado?*
- Horas semanales dedicadas a esta actividad*
- ¿Cuándo lo harás?* Solo fuera de mi horario de trabajo aquí · Parte podría coincidir con mi horario de trabajo
- ¿Qué horas coincidirían y cómo compensarías ese tiempo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Total de horas que trabajarás a la semana en todos tus empleos*
3 Conflictos de intereses
- ¿La organización es alguna de las siguientes respecto a nosotros?* Ninguna de estas · Un cliente · Un proveedor o contratista · Un competidor · Un socio o inversor · No estoy seguro/a
- Cuéntanos más sobre esa relación* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Utilizarás alguno de nuestros equipos, sistemas, locales o contactos?*
- ¿Qué utilizarás y por qué?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿El trabajo pertenece al mismo sector que tu empleo aquí?*
- ¿Cómo mantendrás separadas la información confidencial y la propiedad intelectual?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Podría esto afectar a alguna decisión que tomes aquí, como compras, contrataciones o fijación de precios?*
- ¿Qué decisiones y cómo sugieres que lo gestionemos?* solo se pregunta cuando corresponde
4 Declaración
- Declaración*
- Aprobación* solo se pregunta cuando corresponde
- Firma*
- Fecha*
El formulario declaración de empleo externo, página por página
1 Sobre ti
El empleado proporciona Tu nombre, Correo electrónico de trabajo, ID de empleado, Puesto, Departamento, Tu responsable y sus horas semanales contratadas.
2 El trabajo externo
El empleado elige el tipo de trabajo: otro empleador, trabajo por cuenta propia, trabajo autónomo o consultoría, director de una empresa, fideicomisario o miembro de un consejo, cargo público u otro. Indica si es una actividad propuesta o existente y proporciona la organización, su puesto, a qué se dedica la organización y qué hará allí. Después se solicitan la fecha de inicio, si es remunerado y las horas semanales. Si el trabajo puede coincidir con su horario aquí, el formulario pregunta qué horas se solapan y cómo compensaría ese tiempo. A continuación, proporciona el total de horas semanales de todos sus empleos. Si supera las 48 horas, una nota explica que las horas combinadas se comprobarán con su contrato, política y cualquier norma sobre tiempo de trabajo.
3 Conflictos de intereses
Una pregunta obligatoria pide indicar si la organización es cliente, proveedor, competidor o socio, con las opciones Ninguna y No estoy seguro. Cualquier respuesta distinta de Ninguna solicita más detalles. Las preguntas de sí o no abarcan el uso de equipos, sistemas, instalaciones o contactos de la empresa; el trabajo en el mismo sector, que pregunta cómo se mantendrán separados la información confidencial y la propiedad intelectual (PI); y si podría afectar a decisiones como compras, contrataciones o precios.
4 Declaración
El empleado confirma que la información está completa y que comunicará cualquier cambio. Para el trabajo propuesto, también confirma que no comenzará hasta recibir una respuesta. Firma y fecha la declaración.
Personaliza la plantilla
- Incluye un enlace a tu política sobre empleos secundarios o conflictos en el texto de portada
- Cambia la nota de 48 horas para adaptarla a tu propia política o a las normas locales sobre tiempo de trabajo
- Añade una pregunta sobre el uso de redes sociales personales o del perfil público si es relevante en tu sector
- Envía las declaraciones a RR. HH. y cumplimiento normativo con correos electrónicos de notificación adicionales
- Guarda las declaraciones en la carpeta de la bóveda de cada empleado para mantener todo su historial agrupado
- Comparte el formulario cada año como parte de una declaración anual de intereses
Consejos para mejorar tu formulario declaración de empleo externo
- Haz que declarar sea fácil y no genere juicios. Quieres que la gente te lo comunique, no que lo oculte
- Revisa las declaraciones con rapidez para que nadie tenga que esperar para empezar
- Céntrate en los conflictos reales y las horas de trabajo, no en lo que la gente hace en su tiempo libre
- Registra tu decisión y cualquier condición, como no usar contactos de la empresa
- Pide al personal que actualice su declaración cuando cambie su puesto o el trabajo externo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el empleado envía el formulario, FileIt guarda la declaración firmada como PDF en tu bóveda y notifica al propietario del formulario. El empleado conserva una copia.
Normalmente, RR. HH. o el responsable revisa las respuestas sobre conflictos y el total de horas en la tabla de Respuestas, analiza cualquier inquietud con el empleado y registra el resultado. Las declaraciones archivadas facilitan responder más adelante a las preguntas de auditores o reguladores.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Declaración de empleo externo: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de declaración de empleo externo es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Los empleados necesitan una cuenta de FileIt para declarar?
No. Compartes el formulario mediante un enlace y los empleados lo completan y envían sin tener una cuenta.
¿El formulario aprueba o rechaza el trabajo externo?
No. Registra la declaración. Tu equipo de RR. HH. o el responsable la revisa y responde de acuerdo con tu propia política.
¿Por qué pregunta por el total de horas trabajadas?
Para que puedas comparar las horas combinadas con los contratos, tu política y cualquier norma aplicable sobre tiempo de trabajo o descanso. Aparece una nota si el total supera las 48 horas semanales.
¿Se puede utilizar para cargos directivos y puestos en consejos?
Sí. Director de una empresa y fideicomisario, miembro de un consejo o comité aparecen como tipos de trabajo externo.
¿Los empleados pueden declarar trabajos que ya realizan?
Sí. Eligen Ya realizo este trabajo y el formulario omite la declaración de que deben esperar la aprobación.