什么是 加班申请 表单模板？
加班审批通常有两种情况：一种是在加班前有条不紊地完成，另一种是在事后匆忙处理，还要努力回忆三周前某个星期二到底几点离开。这份模板可以同时应对这两种情况。通过一个“这份申请是……”问题，员工可以选择申请加班预审批，还是记录已经完成的加班，表单会根据选择相应调整后续问题。
给经理发一条简短消息，直到你需要根据每周上限核对工时、计算薪资，或日后解释某项决定时，才会发现这种方式不够用。结构化表单每次都会以相同格式记录日期、时长、原因以及员工希望获得的补偿方式——加班工资、调休（time off in lieu），或按合同约定执行。
每份提交的申请都会以 PDF 格式保存到你的 FileIt 保管库中，为薪资团队和经理提供一份清晰、带日期的记录，准确说明申请了什么、原因是什么，以及原定采用何种补偿方式。
- 适合对象
- 需要以一致、可审计的方式审批或记录加班的企业
- 填写人
- 员工，可在加班前或加班后不久填写
- 完成时间
- 约 4-5 分钟
- 包含内容
- 加班预审批与事后记录逻辑，以及针对长工时周的每周工时提醒
谁会使用 加班申请 表单？
- 尽可能要求经理在加班开始前审批的企业
- 需要根据每周工作时间上限跟踪加班时长的零售或酒店餐饮雇主
- 记录无法提前审批的紧急情况或事故加班的运营团队
- 为员工提供加班工资和调休（time off in lieu）两种选择的公司
- 在处理薪资前，需要一份一致且带日期的每项加班申报记录的薪资团队
- 希望了解员工为什么申请加班，而不只是申请了多少小时的经理
此 加班申请 表单中的问题
共 3 页，20 个问题 · 包含 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 员工编号
- 部门 运营 · 销售 · 市场营销 · 财务 · 工程 · 客户支持 · 人力资源 · 其他
- 审批经理*
2 加班详情
- 此申请是……* 申请将要进行的加班（事先批准） · 申请已完成的加班
- 为什么未提前申请批准？* 仅在适用时提问
- 日期*
- 加班时数*
- 开始时间
- 结束时间
- 是否涉及多天？
- 列出其他日期和时数* 仅在适用时提问
- 您本周将完成的总工时，包括此次加班
3 原因与补偿
- 主要原因* 截止期限或积压工作 · 代替缺勤人员或填补空缺职位 · 季节性或高峰期需求 · 紧急事件或突发情况 · 项目或上线
- 需要完成什么工作，以及为什么不能等到之后？*
- 这项工作能否在正常工作时间内完成，或由其他人完成？
- 您希望如何获得补偿？* 加班费 · 补休（TOIL） · 按照我的合同/政策规定
- 成本中心或项目代码
- 声明*
加班申请 表单，逐页查看
1 关于你的信息
员工填写姓名、工作邮箱、可选的员工 ID、部门以及审批经理姓名——这些信息足以让申请顺利流转，并与薪资记录匹配，减少额外沟通。
2 加班信息
员工选择申请属于“我希望加班的时间”（预审批），还是“我已经完成的加班”。如果选择后者，就必须回答“为什么没有提前申请审批？”。随后，员工填写日期、以半小时为单位的加班时长，以及可选的开始和结束时间。“这是否涵盖多天？”这一问题会打开一个自由文本字段，用于一并列出多个日期和时长。
“你在本周将累计工作的总时长”字段会触发内置提醒：如果总时长超过 48 小时，系统会显示提示，提醒员工及其经理，许多地区都会限制平均每周工作时长；审批前应根据合同、政策和当地规定进行核对。
3 原因与补偿
员工选择主要原因——截止期限或积压工作、替人顶岗、季节性需求、紧急事故或项目——并回答“需要完成什么，为什么不能等？”，还可以补充说明这项工作是否能在正常工时内完成，或由其他人完成。员工选择希望获得的补偿方式：加班工资、调休（time off in lieu），或按合同约定执行；如适用，还可填写成本中心或项目代码，并在提交前确认声明，保证所填信息准确无误。
定制你的模板
- 如果你的政策因岗位而异，可在确认消息中修改加班费率或调休（TOIL）累计说明
- 添加审批步骤，让经理在申请被视为最终申请前进行审核并签字确认
- 调整 48 小时提醒阈值，使其符合你自己的工时政策或当地法规
- 将通知直接发送给薪资团队和审批经理，避免薪资调整延误
- 按部门或薪资周期归档申请，方便薪资团队在每个周期结束时批量处理
- 如果加班费用需要计入特定工作项目，可添加项目或客户代码字段
填写 加班申请 表单的提示
- 尽可能鼓励员工申请预审批，避免事后尴尬地讨论本不该发生的加班
- 查看每份申请的每周总工时，而不只是单独查看加班时长，及时掌握工时上限情况
- 除了自由文本，也要求填写具体的原因类别，这样更容易发现规律，例如某天反复出现人员不足
- 在默认采用某种方式前，先确认员工更倾向于领取加班工资还是调休（time off in lieu）
- 及时处理申请，未经审批的加班如果数周没有进展，会削弱员工对这一流程的信任
每份回复都会成为文件库中的 PDF
员工提交申请后，FileIt 会立即将其以 PDF 格式保存到你的保管库，并通过电子邮件通知审批经理及你添加的其他人员。由于预审批申请和事后申请都通过同一份表单处理，无论申请何时提交，都能形成一份一致的记录。
经理和薪资团队通常会在“回复”表中查看新申请，在批准加班工资或调休（time off in lieu）前核对原因和每周工时。由于每份申请都有日期并保存为 PDF，日后无论是处理薪资查询还是进行工时审核，都可以轻松调出某位员工的具体加班记录。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
加班申请 表单：常见问题
这份加班申请表模板免费吗？
是的，所有账户都可以使用 FileIt Forms app 中的这份模板，包括免费套餐；每个问题都可以编辑，以符合你自己的加班政策。
员工需要 FileIt 账户才能提交申请吗？
不需要。你只需通过链接在内部分享表单，员工无需账户即可填写并提交。
我们会获得每份加班申请的记录吗？
会。每次提交都会自动以 PDF 格式保存到你的 FileIt 保管库中，你还可以在“回复”表中浏览、筛选和导出所有申请。
这份表单可以用来记录已经完成的加班吗？
可以——员工在开始填写时选择申请是用于预审批，还是用于记录已经完成的加班，表单会相应调整后续问题。
表单会自动检查工时上限吗？
如果员工包括加班在内的每周总工时超过 48 小时，表单会显示提醒，以便根据你的政策进行审核；它不会阻止提交，也不会自行作出法律判断。
员工可以在加班工资和调休之间选择吗？
可以，补偿方式问题提供加班工资、调休（time off in lieu）或“按我的合同约定执行”这几个选项。
申请必须经过经理审批才算有效吗？
表单会记录申请内容及审批经理，但审批本身在表单之外完成，例如由经理在“回复”表中审核。
我们可以同时将申请发送给薪资团队和经理吗？
可以，你可以在表单设置中添加其他通知邮箱，让薪资团队和审批经理同时收到提醒。