Templat Pengakuan Dasar Perlindungan Data

Apakah pengakuan dasar perlindungan data?

Kebanyakan pelanggaran data bermula dengan kesilapan biasa: e-mel dihantar kepada orang yang salah, kata laluan dikongsi, hamparan disimpan pada pemacu peribadi atau telefon hilang. Pengakuan dasar perlindungan data memastikan semua orang yang mengendalikan data peribadi telah membaca dasar anda, memahami peraturan harian dan tahu dengan tepat kepada siapa — serta seberapa cepat — mereka perlu melaporkan apabila berlaku sesuatu yang tidak kena. Ia juga menjadi bukti berguna bahawa anda melatih dan memberikan arahan kepada kakitangan anda.

Templat ini menerangkan maksud data peribadi dan data sensitif, dengan senarai pilihan data yang dikendalikan oleh peranan tersebut. Pekerja berjanji untuk menggunakan data hanya bagi tugas mereka, tidak mencari maklumat tentang seseorang kerana ingin tahu, tidak memindahkan data ke akaun peribadi atau alat yang tidak diluluskan (termasuk alat AI), membuat pengesahan sebelum berkongsi, serta menyalurkan permintaan akses dan pemadaman kepada pegawai hubungan privasi anda. Ia meliputi kata laluan dan pengesahan berbilang faktor, pancingan data, pelupusan dokumen kertas, pilihan peraturan anda untuk peranti peribadi, cara mengenal pasti dan melaporkan pelanggaran dengan segera, kerahsiaan selepas berhenti kerja serta pemantauan.

Sesuai untuk: Mana-mana organisasi yang kakitangannya mengendalikan data pelanggan, pesakit, ahli atau pekerja
Ditandatangani oleh: Pekerja dan pengurus, HR atau ketua perlindungan data
Pilihan: Peraturan peranti peribadi, undang-undang yang dinamakan, data yang dikendalikan oleh peranan ini, tarikh latihan
Panjang: 2–3 halaman

Bila hendak menggunakan pengakuan dasar perlindungan data

Pengenalan kakitangan baharu, pekerja sementara dan kontraktor yang akan mengakses rekod pelanggan
Melaksanakan dasar perlindungan data atau keselamatan maklumat baharu
Merekodkan bahawa latihan perlindungan data tahunan telah diselesaikan
Membuat persediaan untuk soal selidik keselamatan atau audit pelanggan
Memberikan taklimat semula kepada pasukan selepas nyaris berlaku pelanggaran atau insiden data

Perkara yang anda isi

10 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.

1 Butiran

Nama organisasi*
Nama penuh pekerja*
Jawatan

2 Polisi

Tajuk polisi*
Polisi bertarikh
Undang-undang perlindungan data yang terpakai

3 Peranan

Data peribadi yang dikendalikan oleh peranan ini

4 Pelaporan

Kepada siapa pelanggaran dan permintaan hendak dilaporkan*

5 Peranti

Peranti peribadi untuk data kerja* Tidak dibenarkan · Hanya melalui aplikasi dan akaun yang diluluskan oleh organisasi · Dibenarkan jika peranti didaftarkan dalam pengurusan peranti organisasi

6 Pelaporan

Latihan perlindungan data selesai pada

7 Siapa yang menandatangani

Pekerja tandatangan dan tarikh · Pekerja, kakitangan atau kontraktor yang akan mengendalikan data peribadi.
Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus, kakitangan sumber manusia atau ketua perlindungan data yang menandatangani bagi pihak organisasi.

Kandungan pengakuan dasar perlindungan data

Apakah data peribadi
Cara saya akan mengendalikan data peribadi
Kata laluan, sistem dan peranti
Melaporkan pelanggaran data
Kerahsiaan selepas saya meninggalkan Organisasi
Pemantauan dan akibat
Perkara yang saya sahkan

Cara menggunakan pengakuan dasar perlindungan data, langkah demi langkah

1 Namakan dasar

Masukkan tajuk dan tarikh dasar. Jika penasihat anda telah mengesahkan undang-undang yang terpakai — contohnya GDPR UK (UK GDPR) dan Akta Perlindungan Data 2018 (Data Protection Act 2018) — anda boleh menamakannya; jika tidak, biarkan ruangan itu kosong.

2 Terangkan data yang dikendalikan oleh peranan ini

Senaraikan secara pilihan data peribadi yang akan dilihat oleh individu ini, satu item pada setiap baris: butiran hubungan pelanggan, butiran pembayaran, rekod pekerja. Ini menjadikan peraturan tersebut lebih jelas dan praktikal.

3 Tetapkan pegawai hubungan privasi

Namakan individu atau peti mel untuk pelanggaran dan permintaan, seperti Pegawai Perlindungan Data (Data Protection Officer) anda. Dokumen ini memberitahu pekerja supaya melaporkan pelanggaran kepada mereka dengan segera.

4 Pilih peraturan peranti peribadi

Pilih antara tidak dibenarkan, dibenarkan hanya melalui aplikasi yang diluluskan atau dibenarkan jika peranti tersebut didaftarkan dalam pengurusan peranti anda. Teks yang sepadan akan dicetak.

5 Hantar dan failkan

Tambahkan tarikh latihan jika latihan telah dijalankan, hantar untuk ditandatangani dan simpan salinan yang ditandatangani dalam peti besi anda sebagai sebahagian daripada rekod latihan.

Petua sebelum menghantarnya

Padankan pengakuan ini dengan latihan ringkas dan praktikal — tandatangan lebih bermakna apabila orang ramai telah melihat contoh.
Pastikan pegawai hubungan untuk pelanggaran mudah dihubungi di luar waktu pejabat kerana sesetengah pelanggaran mesti dilaporkan kepada pengawal selia dengan segera.
Nyatakan dengan jelas alat AI dan perkongsian fail yang diluluskan; templat ini melarang penggunaan alat yang tidak diluluskan.
Minta tandatangan semula apabila dasar berubah dengan ketara dan simpan tandatangan bagi setiap versi.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat pengakuan dasar perlindungan data — percuma

Soalan lazim tentang Pengakuan dasar perlindungan data

Adakah ini dasar GDPR?

Ini ialah pengakuan terhadap dasar perlindungan data anda sendiri, yang ditulis dalam bahasa mudah dan neutral dari segi bidang kuasa. Ia serasi dengan peraturan seperti GDPR (GDPR-style rules) dan undang-undang privasi lain, tetapi tidak menggantikan dasar, notis privasi atau nasihat undang-undang anda.

Mengapa dinyatakan bahawa kakitangan tidak patut menghubungi orang yang terjejas tentang pelanggaran?

Memutuskan sama ada dan bagaimana untuk memaklumkan pengawal selia dan individu ialah tugas organisasi, dan tindakan yang tidak konsisten boleh memburukkan keadaan. Tugas pekerja adalah melaporkan dengan segera dan mengekalkan bukti.

Bolehkah kontraktor turut menandatanganinya?

Ya. Teks ini meliputi “pekerjaan atau perkhidmatan”, dan klausa akibat menyebut penamatan perkhidmatan kontraktor, jadi ia sesuai untuk kontraktor dan pekerja sementara yang mengakses data anda.

Adakah tandatangan elektronik mencukupi?

Secara umumnya, ya. Tandatangan elektronik sah untuk pengakuan tempat kerja seperti ini di kebanyakan tempat, termasuk AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt merekodkan pihak yang menandatangani serta waktunya dalam jejak audit.