IR346K : détails salarié et KiwiSaver en ligne

Qu’est-ce que IR346K New employee and KiwiSaver details ?

Les employeurs néo-zélandais doivent transmettre à l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) les renseignements de chaque nouvel employé qui commence à travailler pour eux, ainsi que de tout employé existant qui adhère à KiwiSaver ou lorsque ses informations doivent être mises à jour. L’IR346K est le formulaire papier prévu à cet effet : nom de l’employé, date de naissance si elle a été communiquée, numéro IRD, code fiscal, statut KiwiSaver, coordonnées et adresse physique. Vous pouvez également fournir ces mêmes renseignements dans myIR.

Le formulaire doit être envoyé avant le premier jour de paie de l’employé ou avec les Informations sur l’emploi (Employment information, IR348) qui comprennent sa première paie. Un formulaire couvre jusqu’à quatre employés. Pour les employés dont la paie fera l’objet de retenues KiwiSaver, vous pouvez également fournir un identifiant EMS, un numéro de téléphone en journée et le motif des éventuels revenus exonérés de KiwiSaver au cours de leurs 12 premiers mois.

FileIt remplit le PDF IR346K officiel de l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) à partir d’un formulaire guidé. Vous sélectionnez le statut KiwiSaver, le code fiscal et tout motif de revenus exonérés de chaque employé dans les listes du formulaire ; les numéros IRD à 8 chiffres sont positionnés à partir de la deuxième case, les noms comportant des macrons ou des accents s’impriment correctement et le formulaire rempli est enregistré dans votre coffre-fort FileIt.

Qui le remplit: L’employeur
Destinataire: Inland Revenue, PO Box 39090, Wellington Mail Centre, Lower Hutt 5045 (ou fournissez les renseignements dans myIR)
Quand: Avant le premier jour de paie de l’employé ou avec l’IR348 qui comprend sa première paie
Employés par formulaire: Jusqu’à quatre
Signatures: Aucune
Édition: IR346K March 2020

Qui doit remplir IR346K New employee and KiwiSaver details ?

Les employeurs qui recrutent un nouvel employé, y compris les foyers employant une nounou ou un aide à domicile en tant qu’employeur.
Les employeurs dont un employé existant souhaite adhérer à KiwiSaver.
Les employeurs qui doivent mettre à jour les informations d’un employé auprès de l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue).
Le personnel chargé de la paie et les comptables qui déclarent les renseignements des employés sur papier plutôt que par myIR ou un logiciel de déclaration le jour de paie.

Quand utiliser IR346K New employee and KiwiSaver details

Avant le premier jour de paie d’un nouvel employé ou avec les Informations sur l’emploi (Employment information, IR348) qui comprennent sa première paie.
Lorsqu’un employé existant adhère à KiwiSaver.
Lorsqu’un employé automatiquement inscrit vous remet une demande de retrait KS10 : l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) vous demande d’envoyer le KS10 et l’IR346K si vous ne l’avez pas déjà fait.
Lorsque les informations d’un employé doivent être mises à jour.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Le nom de votre entreprise et votre numéro IRD en tant qu’employeur.
Le nom complet, le numéro IRD et le code fiscal de chaque employé, figurant sur sa Déclaration de code fiscal (Tax code declaration, IR330).
Le statut KiwiSaver de chaque employé : membre actif, non admissible, employé occasionnel ou temporaire, nouvel employé automatiquement inscrit, ou employé existant qui adhère au régime.
Son adresse e-mail, son adresse physique et sa date de naissance, si ces informations vous ont été communiquées — vous devez uniquement transmettre à l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) les informations que l’employé vous donne.
Pour les employés faisant l’objet de retenues KiwiSaver : tout identifiant EMS que vous utilisez, un numéro de téléphone en journée et le motif des éventuels revenus exonérés de KiwiSaver au cours de leurs 12 premiers mois.

Contenu de IR346K New employee and KiwiSaver details

L’édition 2020 comporte 2 pages. FileIt le demande en 5 parties :

Employer detailsEmployer
Employee detailsEmployer
Employee details — second employeeEmployer
Employee details — third employeeEmployer
Employee details — fourth employeeEmployer

Comment remplir IR346K New employee and KiwiSaver details, étape par étape

1 Informations sur l’employeur

Saisissez le nom de votre entreprise et le numéro IRD de l’employeur. Un numéro IRD à 8 chiffres commence dans la deuxième case ; FileIt s’en charge pour vous.

2 Informations sur l’employé

Pour chaque employé, indiquez ses prénoms et son nom, sa date de naissance (JJMMAAAA), son numéro IRD, son adresse e-mail, son statut KiwiSaver, son code fiscal et son adresse physique. Le code fiscal est celui que l’employé vous a fourni sur son IR330. Le statut KiwiSaver correspond à l’un des cinq types indiqués sur le formulaire, de « membre KiwiSaver actif » (Active KiwiSaver member) à « employé existant — adhésion à KiwiSaver » (Existing employee - opting into KiwiSaver).

3 Retenues KiwiSaver

Uniquement si des retenues KiwiSaver seront effectuées sur la paie de l’employé : ajoutez un identifiant EMS si vous en utilisez un, un numéro de téléphone en journée et — s’il perçoit des revenus exonérés de KiwiSaver au cours de ses 12 premiers mois — le motif, par exemple le logement ou la pension, un dispositif d’actionnariat salarié, un programme de cautionnement volontaire ou des honoraires.

4 Employés supplémentaires

La deuxième page permet d’ajouter trois employés. Activez « Remplir cette partie » (Fill in this part) pour chaque employé supplémentaire que vous déclarez.

Erreurs fréquentes à éviter

L’envoyer en retard. Il doit être envoyé avant le premier jour de paie ou avec l’IR348 qui comprend la première paie de l’employé.
Utiliser un code fiscal que l’employé ne vous a pas fourni — utilisez le code de son IR330.
Choisir un statut KiwiSaver qui ne figure pas parmi les cinq statuts proposés par le formulaire.
Envoyer un IR346K uniquement pour les membres de KiwiSaver. L’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) en demande un pour chaque nouvel employé.
Inscrire un numéro IRD à 8 chiffres à partir de la première case. Le formulaire précise que les numéros à 8 chiffres commencent dans la deuxième case.

Après l’avoir rempli

Envoyez le formulaire à l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue), PO Box 39090, Wellington Mail Centre, Lower Hutt 5045 — ou fournissez les mêmes renseignements dans myIR.

Effectuez les retenues KiwiSaver sur la paie de l’employé conformément à son statut et versez les cotisations patronales lorsqu’elles s’appliquent. Le guide de l’employeur KiwiSaver (KS4) en fournit les détails.

FileIt conserve le PDF rempli dans votre coffre-fort avec vos autres documents d’employeur.

Remplissez IR346K New employee and KiwiSaver details en ligne avec FileIt

Choisissez la personne. Sélectionnez quelqu’un dans Personnes et FileIt renseigne son nom, sa date de naissance, son adresse et les autres informations déjà connues.
Répondez à des questions en langage clair. Une partie du formulaire à la fois, avec le texte d’aide officiel à côté de chaque question — 62 champs au total. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure.
Vérifiez l’aperçu en direct. Voyez vos réponses apparaître sur le véritable formulaire Inland Revenue (Te Tari Taake) et laissez FileIt effectuer les calculs des feuilles de travail.
Générez le PDF officiel. FileIt inscrit vos réponses dans le PDF de l’organisme et le classe dans le dossier de cette personne, dans votre coffre-fort.

FileIt remplit le formulaire — il ne le classe ni ne le soumet jamais pour vous. Remettez le formulaire rempli à la personne qui vous l’a demandé, comme l’indiquent ses instructions.

Commencez IR346K New employee and KiwiSaver details maintenant — c’est gratuit

IR346K New employee and KiwiSaver details : questions fréquentes

Qu’est-ce que le formulaire IR346K ?

L’IR346K est le formulaire de l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) intitulé Détails du nouvel employé et de KiwiSaver (New employee and KiwiSaver details). Les employeurs l’utilisent pour transmettre à l’administration fiscale les renseignements d’un nouvel employé — nom, numéro IRD, code fiscal, statut KiwiSaver et coordonnées — ainsi que pour les employés existants qui adhèrent à KiwiSaver.

Ai-je besoin d’un IR346K pour chaque nouvel employé ?

Oui. L’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) indique que vous devez remplir un IR346K pour chaque nouvel employé, sur papier ou dans myIR.

Quand l’IR346K doit-il être envoyé ?

Avant le premier jour de paie de l’employé ou avec les Informations sur l’emploi (Employment information, IR348) qui comprennent sa première paie.

Où dois-je envoyer l’IR346K ?

À l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue), PO Box 39090, Wellington Mail Centre, Lower Hutt 5045. Vous pouvez également fournir les renseignements dans myIR.

Combien d’employés peuvent figurer sur un IR346K ?

Quatre : un sur la première page et trois sur la deuxième.

Que faire si mon employé ne veut pas me communiquer sa date de naissance ?

Vous devez uniquement transmettre à l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue) les informations que l’employé vous donne. La date de naissance est demandée si l’employé vous l’a communiquée.

Puis-je remplir l’IR346K en ligne ?

Oui. FileIt vous guide tout au long du processus et reporte vos réponses dans le PDF officiel IR346K de l’administration fiscale néo-zélandaise (Inland Revenue), prêt à être envoyé par courrier.

Sources officielles

Formulaire vierge (PDF), publié par Inland Revenue (Te Tari Taake) : https://www.ird.govt.nz/-/media/project/ir/home/documents/forms-and-guides/ir300---ir399/ir346k/ir346k-2020.pdf
Instructions et conseils officiels : https://www.ird.govt.nz/kiwisaver/kiwisaver-employers/starting-employees-in-kiwisaver
Édition affichée sur cette page : IR346K March 2020 (vérifiée le 2026-09-28).

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