Formulaire IR56E — Notification de l’entrée en fonction d’un salarié

Qu’est-ce que Form IR56E ?

Le formulaire IR56E, « Notification par un employeur de l’entrée en fonction d’un salarié » (Notification by an Employer of an Employee who Commences to be Employed), est établi en vertu de la section 52(4) de l’ordonnance relative à l’impôt sur le revenu (Inland Revenue Ordinance). Il indique au Inland Revenue Department (IRD) qui vous avez embauché, à partir de quelle date, pour quel poste et selon quelles conditions, afin que l’IRD puisse ouvrir ou mettre à jour le dossier d’impôt sur les traitements et salaires du salarié. Le formulaire doit être rempli et retourné dans les 3 mois suivant la date de début de l’emploi.

C’est un formulaire d’une page, mais il est facile de s’y tromper : le nom doit être saisi dans 27 cases, nom de famille en premier et suivi d’une virgule, le numéro de carte d’identité de Hong Kong est divisé entre lettres, chiffres et chiffre de contrôle, plusieurs réponses utilisent les codes 0/1 ou M/F, et le revenu fixe mensuel doit être saisi dans des cases qui excluent les centimes. Les employeurs de personnel de maison qui n’ont ni numéro de dossier d’employeur ni numéro d’enregistrement d’entreprise indiquent à la place leur propre numéro de carte d’identité de Hong Kong.

FileIt vous guide dans le formulaire IR56E, question par question, et inscrit vos réponses dans le PDF officiel de l’IRD (édition 12/2022). Il préremplit le nom du salarié ainsi que le nom et l’adresse de votre entreprise à partir des fiches Personnes de votre coffre-fort, vérifie le chiffre de contrôle du numéro de carte d’identité, barre les titres qui ne s’appliquent pas et classe le PDF rempli dans le dossier du salarié. Vous l’imprimez ensuite, le signez à la main et l’envoyez vous-même par courrier — FileIt ne transmet jamais rien à l’IRD.

Qui doit remplir Form IR56E ?

• Les sociétés de Hong Kong qui embauchent un nouveau salarié à temps plein ou à temps partiel.
• Les entrepreneurs individuels et les sociétés de personnes qui embauchent du personnel et indiquent leur numéro de dossier d’employeur ou, s’ils n’en ont pas encore, leur numéro d’enregistrement d’entreprise.
• Les particuliers employant une aide à domicile ou un autre membre du personnel de maison et qui n’ont ni numéro de dossier d’employeur ni numéro d’enregistrement d’entreprise — le formulaire leur permet d’indiquer leur propre numéro de carte d’identité de Hong Kong à la rubrique 1.
• Les employeurs qui accueillent une personne affectée ou détachée auprès de leur société hongkongaise par une société mère ou une filiale étrangère.
• Les employeurs qui corrigent un formulaire IR56E déjà envoyé, en déposant un formulaire de remplacement.

Quand utiliser Form IR56E

• Dès que possible après l’arrivée d’un nouveau salarié et, dans tous les cas, dans les 3 mois suivant la date de début de l’emploi.
• Lorsque le numéro de carte d’identité de Hong Kong du salarié n’est pas encore connu : déposez le formulaire avec le numéro de passeport et le lieu de délivrance, puis communiquez le numéro de carte d’identité à l’IRD dès qu’il est connu.
• Pour corriger les informations d’un formulaire IR56E déjà transmis, cochez « Replacement » et indiquez la date d’envoi du formulaire précédent.
• Lorsqu’un nouveau salarié s’est vu attribuer sous condition une option d’achat d’actions avant de commencer à travailler à Hong Kong, option pouvant être exercée après avoir travaillé ici : répondez 1 à la rubrique 13 et joignez les informations correspondantes.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre numéro de dossier d’employeur auprès de l’IRD ou votre numéro d’enregistrement d’entreprise — ou, si vous êtes un employeur de personnel de maison et ne disposez d’aucun de ces numéros, votre numéro de carte d’identité de Hong Kong.
• Le nom de votre entreprise (obligatoire) et son adresse.
• Le nom complet du salarié en anglais, tel qu’il figure sur sa carte d’identité de Hong Kong ou son passeport, ainsi que son numéro de carte d’identité et son chiffre de contrôle — ou son numéro de passeport et son lieu de délivrance.
• Le sexe et la situation matrimoniale du salarié et, s’il est marié, le nom complet de son conjoint ainsi que son numéro de carte d’identité ou de passeport (s’il est connu).
• L’adresse de résidence du salarié et, si elle est différente, son adresse postale.
• L’intitulé du poste, la date de début de l’emploi et le montant mensuel du revenu fixe en dollars de Hong Kong entiers.
• Toute allocation mensuelle, tout revenu variable tel qu’une commission ou une prime, ainsi que les informations concernant tout logement fourni et les loyers correspondants.
• Si une société non hongkongaise paie une partie du salaire, ainsi que son nom et son adresse.
• Les informations relatives à une option d’achat d’actions, si une option conditionnelle a été attribuée avant le début de l’emploi.

Contenu de Form IR56E

L’édition 2022 comporte 1 page. FileIt le demande en 5 parties :

1. Type of notificationEmployer
2. 1. Particulars of the employerEmployer
3. 2–9. Particulars of the employeeEmployer
4. 10–13. Commencement and terms of employmentEmployer
5. SignatureEmployer

Comment remplir Form IR56E, étape par étape

1 Case de remplacement

Laissez-la vide pour une première notification. Si vous corrigez un formulaire IR56E déjà envoyé, cochez « Replacement – correcting the form submitted » et indiquez la date de dépôt de ce formulaire au format DD/MM/YYYY. L’IRD recommande un formulaire de remplacement pour toute correction d’informations déjà déclarées.

2 1. Informations sur l’employeur

Indiquez votre numéro de dossier d’employeur en deux parties (trois caractères, puis huit). Si vous n’en avez pas encore, inscrivez plutôt votre numéro d’enregistrement d’entreprise dans les huit cases. Un employeur de personnel de maison qui ne dispose d’aucun de ces numéros indique son numéro de carte d’identité de Hong Kong sur la ligne suivante.

Le nom de l’employeur doit comprendre le nom de l’entreprise, suivi de l’adresse de l’employeur. FileIt préremplit le nom et l’adresse à partir de l’employeur associé au salarié dans votre coffre-fort.

3 2. Nom du salarié

Écrivez le nom en anglais en commençant par le nom de famille, suivi d’une virgule, puis du prénom — l’exemple du formulaire est CHAN, TAI MAN. FileIt compose cette ligne pour vous et vérifie qu’elle tient dans les 27 cases. Le formulaire affiche « Mr/Mrs/Ms/Miss » et vous demande de supprimer les mentions qui ne s’appliquent pas ; FileIt barre les autres.

Une case est également prévue pour le nom complet en chinois. FileIt ne peut pas imprimer les caractères chinois : laissez-la vide et écrivez le nom chinois à la main sur le formulaire imprimé si le salarié en possède un.

4 3–5. Identité, sexe et situation matrimoniale

La rubrique 3(a), consacrée au numéro de carte d’identité de Hong Kong, doit être remplie si le salarié en possède une : la ou les lettres, les six chiffres et le chiffre de contrôle entre parenthèses. FileIt vérifie la concordance du chiffre de contrôle. Vous n’indiquez un numéro de passeport et un lieu de délivrance à la rubrique 3(b) que si le salarié ne possède pas de carte d’identité de Hong Kong.

La rubrique 4 demande M ou F et la rubrique 5 demande 1 (célibataire, veuf, divorcé ou séparé) ou 2 (marié).

5 6–9. Conjoint, adresses et fonction

Si le salarié est marié, indiquez le nom complet de son conjoint et, s’il est connu, son numéro de carte d’identité de Hong Kong ou de passeport. Indiquez ensuite l’adresse de résidence du salarié, une adresse postale si elle est différente, ainsi que la fonction exercée — l’intitulé du poste, comme Accounts Clerk ou Domestic Helper. L’IRD demande aux employeurs de fournir l’adresse la plus récente et de rappeler aux salariés de lui signaler tout changement d’adresse postale dans un délai d’un mois.

6 10–11. Début et conditions de l’emploi

La rubrique 10 correspond à la date de début de l’emploi, avec des cases pour le jour, le mois et l’année. La rubrique 11(a), consacrée au montant mensuel du revenu fixe, doit être remplie en dollars de Hong Kong entiers — le formulaire précise d’exclure les centimes — et FileIt aligne le montant à droite dans les cases. La rubrique 11(b) concerne toute allocation mensuelle, telle qu’une allocation de vie chère, et la rubrique 11(c) tout revenu variable, comme une commission, une prime ou des gratifications.

La rubrique 11(d) demande si un logement est fourni (0 ou 1). Si c’est le cas, indiquez son adresse, sa nature (maison, appartement, appartement avec services, nombre de chambres d’hôtel) et les loyers mensuels versés au propriétaire par l’employeur ou le salarié, remboursés au salarié ou versés à l’employeur.

7 12. Paiement par une société non hongkongaise

Répondez 1 si le salarié est entièrement ou partiellement rémunéré, à Hong Kong ou ailleurs, par une société non hongkongaise, et indiquez le nom et l’adresse de cette société ; sinon, répondez 0. Cette case doit être remplie.

8 13. Options d’achat d’actions conditionnelles

Répondez 1 si une option d’achat d’actions a été attribuée sous condition au salarié avant son arrivée à Hong Kong et peut être exercée après la prestation de services à Hong Kong. Vous devez alors joindre une feuille indiquant le nombre et le type d’actions concernées, toute contrepartie versée pour l’attribution, la contrepartie requise pour exercer l’option et la période pendant laquelle elle doit être exercée.

9 Signature

Le formulaire est signé avec le nom, la fonction et la date de la personne responsable, et comporte un espace réservé au cachet officiel de l’employeur. Les instructions de l’IRD indiquent qui peut signer : le propriétaire, l’associé principal, le secrétaire de la société, le dirigeant ou l’administrateur, le gestionnaire d’investissement d’une société de fonds à capital variable, un liquidateur provisoire ou un liquidateur, le principal responsable d’un groupement de personnes ou un agent agissant pour une personne non résidente.

Erreurs fréquentes à éviter

• Oublier la date limite — le formulaire doit être remis dans les 3 mois suivant la date de début de l’emploi.
• Écrire le prénom en premier ou omettre la virgule, au lieu de respecter l’ordre NOM DE FAMILLE, PRÉNOM.
• Indiquer un numéro de passeport alors que le salarié possède déjà un numéro de carte d’identité de Hong Kong — l’IRD utilise ce numéro pour éviter l’ouverture de dossiers fiscaux en double.
• Se tromper dans le chiffre de contrôle du numéro de carte d’identité de Hong Kong ; FileIt le vérifie par rapport au numéro.
• Inclure les centimes dans le revenu fixe mensuel ou déclarer un montant dans une autre devise sans le convertir en dollars de Hong Kong.
• Laisser vides les cases 0/1 des rubriques 11(d), 12 et 13 — elles doivent être remplies.
• Envoyer une photocopie, une télécopie ou une numérisation, ou utiliser une signature tamponnée ou imprimée — seul un formulaire portant une signature originale est accepté.
• Oublier de remettre une copie du formulaire rempli au salarié.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire sur du papier blanc ordinaire au format A4 et faites-le signer à la main à l’encre bleue ou noire par la personne responsable. Les instructions de l’IRD précisent qu’un formulaire portant une signature originale doit être remis : les photocopies, copies télécopiées et copies numérisées ne sont pas acceptées, pas plus qu’une signature tamponnée, imprimée ou apposée par une personne agissant au nom du signataire désigné. Ajoutez votre cachet officiel dans l’espace prévu à cet effet si vous en avez un.

Envoyez le formulaire signé à l’Inland Revenue Department, P.O. Box 28777, Concorde Road Post Office, Kowloon, Hong Kong, et remettez-en une copie au salarié. Vous pouvez aussi transmettre les mêmes informations via le service de télédéclaration Employer’s Return de l’IRD (Employer’s Return e-Filing Services), au lieu d’utiliser le formulaire papier.

FileIt conserve le PDF rempli dans le dossier du salarié de votre coffre-fort. Vous disposez ainsi des informations exactes que vous avez déclarées lorsque la déclaration annuelle de l’employeur (BIR56A et IR56B) arrive ou lorsque le salarié quitte ensuite l’entreprise et que vous devez remplir le formulaire IR56F ou IR56G.

Form IR56E : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Inland Revenue Department (IRD), Hong Kong : https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/ir56e.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://www.ird.gov.hk/eng/pdf/ir56e_completion_e.pdf
• Édition affichée sur cette page : IR56E (12/2022) (vérifiée le 2026-09-26).

FileIt n'est ni affilié à Inland Revenue Department (IRD), Hong Kong ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-26.

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