Quel est le modèle de formulaire demande de repas privé ?
Les demandes de repas privés et de privatisation sont précieuses, mais elles commencent généralement par un e-mail vague qui nécessite trois échanges de questions pour obtenir toutes les informations. Ce formulaire recueille ce dont votre équipe événementielle a besoin pour répondre avec une véritable proposition : l’occasion, les dates souhaitées et alternatives, les heures d’arrivée et de fin, le nombre de convives, l’espace et le style de l’événement, le budget, le type de menu, les boissons et les extras.
Le formulaire reste convivial. Les questions sur l’espace et le menu proposent les réponses « Je ne sais pas » et « Aidez-moi à choisir » aux clients qui n’ont pas encore pris leur décision ; la date alternative et le budget sont facultatifs, et le choix d’une privatisation complète du restaurant affiche une note précisant qu’un montant minimum de consommation s’applique. Une note finale indique clairement qu’il s’agit d’une demande, et non d’une réservation.
Chaque demande arrive dans votre coffre-fort FileIt au format PDF et dans le tableau des réponses, afin que l’équipe événementielle puisse voir tous les prospects au même endroit.
- Idéal pour
- Restaurants, hôtels, bars à vin et lieux proposant des repas privés
- Rempli par
- Des clients qui organisent un repas ou un événement de groupe
- Temps nécessaire
- Environ 4 minutes
- Comprend
- Occasion, dates et horaires, convives, espace et style, budget, choix du menu et des boissons, extras, inscription marketing
Qui utilise un formulaire demande de repas privé ?
- Une famille réservant une salle privée pour un anniversaire important
- Une entreprise organisant un dîner client pour vingt personnes
- Un couple se renseignant sur la privatisation complète pour une fête de fiançailles
- Une équipe célébrant un événement avec boissons et canapés
- Un repas de veillée ou de commémoration organisé à la dernière minute
- Un responsable événementiel comparant les demandes par date et par budget
Questions de ce formulaire demande de repas privé
23 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone*
- Entreprise ou organisation
- Occasion* Anniversaire · Anniversaire de mariage · Fiançailles ou mariage · Dîner d’entreprise · Réception de clients · Célébration d’équipe · Réunion de famille · Cérémonie commémorative ou veillée funèbre · Autre
- Indiquez-nous l’occasion affichée uniquement si applicable
2 L’événement
- Date souhaitée*
- Autre date
- Heure d’arrivée*
- Heure de fin
- Nombre de convives*
- Espace* Salle privée · Espace semi-privé · Restaurant entier (privatisation) · Je ne sais pas — conseillez-moi
- Type d’événement* Dîner ou déjeuner assis · Boissons et canapés · Buffet · À partager / style familial · Menu dégustation
- Budget par personne
- Ou budget total
- Êtes-vous flexible sur la date pour bénéficier d’un meilleur tarif ou de meilleures disponibilités ?
3 Plats, boissons et extras
- Menu* Menu fixe — le même pour tous · Menu au choix — les convives commandent à l’avance · Menu dégustation du chef · Aidez-moi à choisir
- Boissons Boisson d’accueil ou bulles à l’arrivée · Accord mets et vins · Forfait boissons · Addition de bar plafonnée · Les convives paient leurs propres boissons · Bon choix de boissons sans alcool
- Régimes alimentaires ou allergies au sein du groupe
- Souhaitez-vous autre chose ? Écran ou vidéoprojecteur · Microphone pour les discours · Musique d’ambiance · Fleurs ou décoration · Menus imprimés ou marque-places · Gâteau de fête · Accès sans marche
- Parlez-nous davantage de votre événement
- Comment avez-vous entendu parler de nous ? Déjà venu · Recommandation · Moteur de recherche · Réseaux sociaux · Agenda d’événements ou site du lieu · Autre
- Actualités
Le formulaire demande de repas privé, page par page
1 Vos coordonnées
Nom, e-mail, téléphone, entreprise facultative et occasion — des anniversaires et fêtes d’anniversaire aux dîners d’entreprise et repas de veillée — avec « Autre » qui ouvre un champ de texte.
2 L’événement
Dates souhaitées et alternatives, heures d’arrivée et de fin, nombre de convives, espace (salle privée, espace semi-privé, privatisation complète ou conseillez-moi) et style (repas assis, boissons et canapés, buffet, plats à partager, menu dégustation). Le budget peut être indiqué par personne ou sous forme de montant total, et les clients précisent s’ils sont flexibles sur la date. Une privatisation complète affiche une note concernant le montant minimum de consommation.
3 Cuisine, boissons et extras
Type de menu (menu fixe, choix avec précommande, dégustation ou aidez-moi à choisir), boissons (boisson d’accueil, accord, forfait, addition au bar, chacun paie ses consommations, options sans alcool), besoins alimentaires du groupe et extras tels qu’un écran, un microphone, de la musique, des fleurs, des menus imprimés, un gâteau ou un accès sans marche. Un champ de texte libre, la manière dont les clients vous ont connu, une note précisant qu’il s’agit d’une demande et une inscription marketing facultative terminent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les options d’espace par vos salles et leurs capacités réelles
- Modifiez la devise des champs de budget
- Définissez le nombre minimum et maximum de convives en fonction des limites de vos salles
- Ajoutez votre responsable événementiel aux e-mails de notification
- Modifiez la note sur la privatisation complète pour indiquer votre propre politique de montant minimum de consommation
- Indiquez les capacités de vos salles et les prix indicatifs des menus dans le texte d’introduction
Conseils pour un meilleur formulaire demande de repas privé
- Répondez rapidement — les clients envoient souvent la même demande à plusieurs établissements
- Utilisez la réponse concernant le budget pour préparer la première proposition, et non pour juger le prospect
- Proposez la date alternative si la première n’est plus disponible
- Confirmez à nouveau les besoins alimentaires une fois les menus choisis
- Indiquez par écrit, avec la proposition, l’acompte, le montant minimum de consommation et les conditions d’annulation
- Gardez l’inscription marketing séparée de la demande elle-même
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi et le propriétaire du formulaire est averti ; le client reçoit une copie si l’envoi de copies par e-mail est activé.
Votre équipe événementielle peut trier le tableau des réponses par date ou par nombre de convives, l’exporter au format CSV et répondre avec une proposition. Le formulaire ne bloque pas la salle et ne prend pas d’acompte.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de repas privé : questions fréquentes
Ce modèle de demande de repas privé est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms, disponible avec chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
L’envoi du formulaire réserve-t-il la salle ?
Non. Il s’agit d’une demande — le message de confirmation indique aux clients que votre équipe événementielle répondra avec les disponibilités et une proposition.
Les clients peuvent-ils indiquer un budget sans s’y engager ?
Oui. Le budget par personne et le budget total sont tous deux facultatifs.
Puis-je afficher mes propres salles ?
Oui. Modifiez les options d’espace dans l’éditeur pour répertorier vos salles et leurs capacités.
Puis-je l’intégrer à mon site web ?
Vous pouvez ajouter un lien vers la page publique du formulaire depuis la page de votre site consacrée aux repas privés.
L’inscription marketing est-elle obligatoire ?
Non. Elle est facultative et séparée de la demande.