Quel est le modèle de formulaire ordre de banquet (banquet event order) ?
Un ordre de banquet, ou BEO (banquet event order), est le document utilisé par chaque service le jour d’une réception : la cuisine pour le menu et le nombre de convives soumis à des contraintes alimentaires, le service banquet pour l’installation de la salle et les horaires, le bar pour la formule de boissons, l’équipe audiovisuelle pour les microphones et les écrans, et la comptabilité pour la facturation. Ce modèle réunit tout dans un seul formulaire que le client peut examiner et signer.
Le formulaire suit l’ordre dans lequel un BEO est généralement consulté : les informations sur la réception et le client, avec le nombre de convives prévu et garanti ; les horaires et l’installation de la salle, avec le déroulé et l’ajout d’un plan de salle ; le style de service, le menu, les exigences alimentaires et les boissons ; l’audiovisuel, le personnel, les fournisseurs et les instructions particulières ; enfin, la facturation, l’acompte et la signature du client.
Le BEO signé est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, prêt à être imprimé pour les équipes de cuisine et de banquet.
- Idéal pour
- Les hôtels, lieux de réception, traiteurs et organisateurs d’événements
- Rempli par
- Le responsable des événements ou des ventes, puis vérifié et signé par le client à la fin
- Temps nécessaire
- 10–15 minutes
- Comprend
- Garantie de présence, déroulé, style d’installation, menu et nombres de convives soumis à des contraintes alimentaires, options de boissons, liste de contrôle audiovisuelle, facturation et signature du client
Qui utilise un formulaire ordre de banquet (banquet event order) ?
- Un hôtel confirmant les détails d’un dîner de remise de prix pour 200 invités
- Un centre de conférences envoyant un BEO pour une réunion d’une journée avec déjeuner
- Un lieu de réception finalisant le menu, les horaires et les boissons avec les futurs mariés
- Un traiteur externe confirmant un buffet et un bar pour une soirée d’entreprise
- Un responsable des événements envoyant un BEO révisé après réception du nombre définitif de convives
- Un lieu de réception conservant les BEO signés comme preuve de ce qui a été convenu
Questions de ce formulaire ordre de banquet (banquet event order)
41 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Événement et client
- Nom de l’événement*
- Numéro du BEO
- Date de l’événement*
- Type d’événement* Dîner · Déjeuner · Petit-déjeuner · Réception · Conférence / réunion · Mariage · Remise de prix / gala · Fête · Autre
- Contact client*
- Organisation
- Téléphone du client*
- E-mail du client*
- Contact sur place le jour même, et téléphone
- Nombre de participants prévu*
- Nombre garanti
- Nombre définitif à fournir au plus tard le
- Responsable de l’événement / commercial
2 Horaires et salle
- Salle ou espace*
- Configuration de la salle* Tables rondes de banquet · Cabaret (demi-rondes) · Tables longues · Salle de conseil · En U · Salle de classe · Théâtre · Réception / debout · Autre
- Accès du client / des fournisseurs à partir de
- Arrivée des participants*
- Début du service des repas*
- Fin de l’événement*
- Déroulé
- Nappes, serviettes et décoration de table
- Plan de salle ou plan de table
3 Menu et boissons
- Style de service* À l’assiette · Buffet · Service à partager · Ateliers culinaires · Canapés / bouchées en bol
- Menu*
- Régimes alimentaires et allergies
- Boissons* Aucune · Boissons sans alcool uniquement · Forfait boissons (par personne) · Bar à la consommation — facturé au compte · Bar payant — les participants paient
- Détails des boissons affichée uniquement si applicable
- Plafond de l’addition du bar affichée uniquement si applicable
4 Audiovisuel, personnel et fournisseurs
- Audiovisuel et équipement Projecteur et écran · Microphone à main · Microphone-cravate · Pupitre · Sonorisation / musique d’ambiance · Scène ou estrade · Piste de danse · Paperboard · Wi-Fi pour les participants
- Notes audiovisuelles affichée uniquement si applicable
- Personnel
- Fournisseurs externes et heures d’arrivée
- Vestiaire nécessaire ?
- Signalétique et indications
- Instructions particulières
5 Facturation et approbation
- Facturation* Facture à l’organisation · Carte enregistrée · Compte principal (hôtel) · Payé à l’avance
- Numéro du bon de commande affichée uniquement si applicable
- Acompte reçu
- Total estimé
- Approbation du client*
- Signature du client*
Le formulaire ordre de banquet (banquet event order), page par page
1 Réception et client
Nom de la réception, numéro du BEO, date et type, coordonnées du client, organisation, téléphone et e-mail, contact sur place, nombre de convives prévu et garanti, date limite de transmission du nombre définitif, ainsi que le responsable des événements ou des ventes.
2 Horaires et salle
Salle, style d’installation (tables rondes, cabaret, tables longues, salle de conseil, en U, salle de classe, théâtre, debout), heure d’accès, arrivée des invités, horaires du service des repas et de fin, déroulé, linge de table et décoration, ainsi qu’un champ pour ajouter un plan de salle ou de placement.
3 Menu et boissons
Style de service, menu complet, exigences alimentaires avec nombres de convives et tables concernés, puis formule de boissons — aucune, boissons sans alcool, forfait, bar avec consommation à la carte (avec plafond de l’ardoise) ou bar payant — avec le détail des boissons lorsqu’une formule est prévue.
4 Audiovisuel, personnel et fournisseurs
Liste de contrôle audiovisuelle, du projecteur à la piste de danse, avec notes, personnel (serveurs, barmen, agents de sécurité et leurs horaires), fournisseurs externes et heures d’arrivée, vestiaire, signalétique et instructions particulières.
5 Facturation et approbation
Mode de facturation (avec un numéro de bon de commande pour les réceptions facturées), acompte reçu et total estimé, note sur les taxes, frais de service et garanties, ainsi que l’approbation et la signature du client.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les styles d’installation et les salles par ceux de votre lieu de réception
- Modifiez la devise des champs relatifs à l’acompte, à l’ardoise et au total
- Modifiez la note de facturation pour l’adapter à votre contrat événementiel
- Ajoutez un numéro de révision à côté du numéro du BEO afin de distinguer facilement chaque version signée à nouveau
- Envoyez le formulaire au client en tant que demande afin qu’il soit associé à son adresse e-mail
- Classez les BEO dans un dossier par mois afin d’imprimer facilement les événements de la semaine
Conseils pour un meilleur formulaire ordre de banquet (banquet event order)
- Envoyez le BEO suffisamment tôt, puis de nouveau après réception du nombre définitif de convives
- Rédigez le déroulé avec des horaires précis, plutôt que « après le dîner »
- Indiquez les exigences alimentaires avec les noms ou les numéros de table afin qu’elles concernent le bon invité
- Confirmez par écrit les heures d’arrivée des fournisseurs et les itinéraires d’accès
- Obtenez la signature du client avant de commander les repas
- Imprimez le PDF signé pour la réunion préparatoire
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Une fois que le client a signé et envoyé le formulaire, le BEO est enregistré au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi et le propriétaire du formulaire est averti. Le client reçoit une copie si l’envoi de copies par e-mail est activé.
Imprimez le PDF pour les équipes de cuisine, de banquet et du bar, ou partagez-le depuis le coffre-fort. En cas de modification, envoyez un nouveau BEO : le tableau des réponses conserve chaque version avec sa date.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Ordre de banquet (banquet event order) : questions fréquentes
Ce modèle d’ordre de banquet est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms, disponible avec chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Qu’est-ce qu’un BEO ?
Un ordre de banquet est le document de travail d’une réception : il indique à chaque service ce qui a été convenu concernant les horaires, la salle, les repas, les boissons, l’audiovisuel et la facturation.
Qui le remplit ?
En général, le responsable des événements ou des ventes le remplit avec le client — lors d’une réunion de préparation ou sur un écran partagé — puis le client l’approuve et le signe à la fin. Une seule soumission contient l’intégralité du BEO : la signature est donc apposée sur le même formulaire, plutôt qu’ajoutée ultérieurement.
Le montant de la facture est-il calculé ?
Non. Le formulaire indique l’acompte et un total estimé ; les tarifs et la facturation restent gérés dans votre système habituel.
Puis-je joindre un plan de salle ?
Oui — jusqu’à trois fichiers, par exemple un plan de salle et un plan de placement.
Comment gérer les modifications après la signature ?
Envoyez un BEO révisé et faites-le signer à nouveau. Chaque version signée est conservée dans son propre fichier PDF.