ما قالب نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order)؟
أمر فعالية المأدبة (Banquet Event Order)، أو BEO، هو المستند الذي تعتمد عليه كل الأقسام يوم الفعالية: المطبخ للقائمة وأعداد المتطلبات الغذائية، وقسم المآدب لتجهيز القاعة والمواعيد، والبار لباقة المشروبات، وفريق الصوتيات والمرئيات للميكروفونات والشاشات، والحسابات للفوترة. يضع هذا القالب كل ذلك في نموذج واحد يمكن للعميل مراجعته وتوقيعه.
يتبع النموذج الترتيب المعتاد لقراءة أمر فعالية المأدبة: تفاصيل الفعالية والعميل مع الأعداد المتوقعة والمضمونة؛ المواعيد وتجهيز القاعة مع جدول زمني ومرفق لمخطط الطوابق؛ أسلوب الخدمة، والقائمة، والمتطلبات الغذائية، والمشروبات؛ الصوتيات والمرئيات، والموظفون، والمورّدون، والتعليمات الخاصة؛ وأخيرًا الفوترة، والدفعة المقدّمة، وتوقيع العميل.
يُحفظ أمر فعالية المأدبة الموقّع في خزنة FileIt بصيغة PDF، ويصبح جاهزًا للطباعة لفريقي المطبخ والمآدب.
- مناسب لـ
- الفنادق، وقاعات المآدب، ومتعهدي تقديم الطعام، ومنظمي الفعاليات
- يُعبّئه
- مدير الفعاليات أو المبيعات، مع مراجعة العميل وتوقيعه في النهاية
- الوقت اللازم لإكماله
- 10–15 دقيقة
- يتضمن
- ضمان عدد الضيوف، والجدول الزمني، ونمط التجهيز، والقائمة وأعداد المتطلبات الغذائية، وخيارات المشروبات، وقائمة التحقق من الصوتيات والمرئيات، والفوترة، وتوقيع العميل
من يستخدم نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order)؟
- فندق يؤكد تفاصيل حفل توزيع جوائز لـ 200 ضيف
- قاعة مؤتمرات ترسل أمر فعالية مأدبة لاجتماع يوم كامل مع غداء
- قاعة حفلات زفاف تُنهي القائمة والمواعيد والمشروبات مع العروسين
- متعهد تقديم طعام خارجي يؤكد بوفيهًا وبارًا لحفل شركة
- مدير فعاليات يرسل أمر فعالية مأدبة منقحًا بعد اعتماد الأعداد النهائية
- قاعة تحتفظ بأوامر فعاليات المآدب الموقّعة كسجل لما تم الاتفاق عليه
أسئلة نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order) هذا
41 أسئلة على 5 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 الفعالية والعميل
- اسم الفعالية*
- رقم BEO
- تاريخ الفعالية*
- نوع الفعالية* عشاء · غداء · إفطار · حفل استقبال · مؤتمر / اجتماع · حفل زفاف · حفل جوائز / حفل كبير · حفلة · أخرى
- جهة اتصال العميل*
- المؤسسة
- هاتف العميل*
- البريد الإلكتروني للعميل*
- جهة الاتصال في الموقع يوم الفعالية ورقم الهاتف
- عدد الضيوف المتوقع*
- العدد المضمون
- الموعد النهائي لتقديم العدد
- مدير الفعالية / المبيعات
2 المواعيد والقاعة
- القاعة أو المساحة*
- ترتيب القاعة* طاولات مستديرة للولائم · كاباريه (أنصاف دوائر) · طاولات طويلة · طاولة اجتماعات · شكل U · نمط الفصول الدراسية · نمط المسرح · استقبال / وقوف · أخرى
- دخول العميل / المورد اعتبارًا من
- وصول الضيوف*
- بدء تقديم الطعام*
- انتهاء الفعالية*
- الجدول الزمني للفعالية
- مفارش الطاولات والمناديل وديكور الطاولات
- مخطط القاعة أو ترتيب المقاعد
3 القائمة والمشروبات
- أسلوب التقديم* أطباق مقدمة إلى الضيوف · بوفيه · تقديم عائلي · محطات طعام · مقبلات / أطباق صغيرة
- القائمة*
- المتطلبات الغذائية والحساسيات
- المشروبات* لا شيء · مشروبات غير كحولية فقط · باقة مشروبات (لكل شخص) · بار حسب الاستهلاك — يُحمّل على الحساب · بار نقدي — يدفع الضيوف
- تفاصيل المشروبات لا يُطرح إلا عند انطباقه
- حد حساب البار لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الصوتيات والمرئيات والموظفون والموردون
- الصوتيات والمرئيات والمعدات جهاز عرض وشاشة · ميكروفون محمول باليد · ميكروفون يثبت على طية صدر السترة · منصة إلقاء · نظام صوتي / موسيقى خلفية · منصة أو منصة مرتفعة · أرضية رقص · لوح ورقي قلّاب · شبكة Wi-Fi للضيوف
- ملاحظات الصوتيات والمرئيات لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الموظفون
- الموردون الخارجيون وأوقات الوصول
- هل يلزم توفير حفظ المعاطف؟
- اللافتات والإرشادات
- تعليمات خاصة
5 الفوترة والموافقة
- الفوترة* فاتورة باسم المؤسسة · بطاقة محفوظة في الملف · الحساب الرئيسي (الفندق) · مدفوع مقدمًا
- رقم أمر الشراء لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تم استلام العربون
- الإجمالي التقديري
- موافقة العميل*
- توقيع العميل*
نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order)، صفحةً صفحةً
1 الفعالية والعميل
اسم الفعالية، ورقم أمر فعالية المأدبة (BEO)، وتاريخها ونوعها، وبيانات جهة اتصال العميل، والمؤسسة، والهاتف والبريد الإلكتروني، وجهة الاتصال في الموقع، والأعداد المتوقعة والمضمونة، وموعد تقديم الأعداد النهائية، ومدير الفعاليات أو المبيعات.
2 المواعيد والقاعة
القاعة، ونمط التجهيز (طاولات مستديرة، نمط الكباريه، طاولات طويلة، طاولة اجتماعات، شكل U، نمط الفصول الدراسية، مسرح، وقوف)، ووقت الدخول، ووصول الضيوف، ومواعيد تقديم الطعام والانتهاء، وجدول زمني، ومفارش وديكور، ومرفق لتحميل مخطط الطوابق أو الجلوس.
3 القائمة والمشروبات
أسلوب الخدمة، والقائمة الكاملة، والمتطلبات الغذائية مع الأعداد والطاولات، ثم ترتيب المشروبات — لا شيء، مشروبات غازية، باقة، بار حسب الاستهلاك (مع حد أقصى للحساب) أو بار نقدي — مع تفاصيل المشروبات عند اختيار أحد الخيارات.
4 الصوتيات والمرئيات، والموظفون، والمورّدون
قائمة تحقق للصوتيات والمرئيات تبدأ من جهاز العرض وصولًا إلى ساحة الرقص، مع ملاحظات، والموظفون (مقدمو الخدمة، وساقو المشروبات، والأمن، ومواعيدهم)، والمورّدون الخارجيون ومواعيد وصولهم، وغرفة حفظ المعاطف، واللافتات، والتعليمات الخاصة.
5 الفوترة والاعتماد
طريقة الفوترة (مع رقم أمر الشراء للفعاليات المفوترة)، والدفعة المقدّمة المستلمة والإجمالي التقديري، وملاحظة بشأن الضرائب، ورسوم الخدمة والضمانات، واعتماد العميل وتوقيعه.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل أنماط التجهيز والقاعات بأنماط وقاعات مكان فعاليتك
- غيّر العملة في حقول الدفعة المقدّمة والحساب والإجمالي
- عدّل ملاحظة الفوترة لتتوافق مع عقد فعاليتك
- أضف رقم مراجعة بجوار رقم BEO ليسهل التمييز بين كل نسخة يُعاد توقيعها
- أرسل النموذج كطلب إلى العميل ليرتبط ببريده الإلكتروني
- رتّب أوامر فعاليات المآدب في مجلد لكل شهر لتسهيل طباعة فعاليات الأسبوع
نصائح لتحسين نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order)
- أرسل أمر فعالية المأدبة مبكرًا، ثم أرسله مجددًا بعد اعتماد الأعداد النهائية
- اكتب الجدول الزمني بالساعات، وليس بعبارة «بعد العشاء»
- اذكر المتطلبات الغذائية مع الأسماء أو أرقام الطاولات لتصل إلى الضيف المناسب
- أكد مواعيد وصول المورّدين ومسارات الدخول كتابةً
- احصل على توقيع العميل قبل طلب الطعام
- اطبع ملف PDF الموقّع للاجتماع التحضيري قبل الفعالية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بعد أن يوقّع العميل ويرسل النموذج، يُحفظ أمر فعالية المأدبة بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويُخطر مالك النموذج. ويتلقى العميل نسخة إذا كان خيار إرسال النسخ عبر البريد الإلكتروني مفعّلًا.
اطبع ملف PDF لفِرق المطبخ والمآدب والبار، أو شاركه من الخزنة. عند إجراء تغييرات، أرسل أمر فعالية مأدبة جديدًا — إذ يحتفظ جدول Responses (الاستجابات) بكل نسخة مع تاريخها.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج أمر فعالية مأدبة (Banquet Event Order): الأسئلة الشائعة
هل قالب أمر فعالية المأدبة هذا مجاني؟
نعم. إنه جزء من تطبيق Forms في كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
ما هو BEO؟
أمر فعالية المأدبة (Banquet Event Order) هو المستند العملي للفعالية — إذ يوضح لكل قسم ما تم الاتفاق عليه بشأن المواعيد، والقاعة، والطعام، والمشروبات، والصوتيات والمرئيات، والفوترة.
من يعبّئه؟
عادةً ما يكمله مدير الفعاليات أو المبيعات بالتعاون مع العميل — في اجتماع تخطيط أو عبر شاشة مشتركة — ثم يعتمد العميل النموذج ويوقّعه في النهاية. ويضم إرسال واحد أمر فعالية المأدبة كاملًا، لذلك يُقدَّم التوقيع على النموذج نفسه بدلًا من إضافته لاحقًا.
هل يحسب الفاتورة؟
لا. يسجل الدفعة المقدّمة والإجمالي التقديري؛ أما التسعير وإصدار الفواتير فيبقيان في نظامك المعتاد.
هل يمكنني إرفاق مخطط للطوابق؟
نعم — يمكنك إرفاق ما يصل إلى ثلاثة ملفات، مثل مخطط الطوابق ومخطط الجلوس.
كيف أتعامل مع التغييرات بعد التوقيع؟
أرسل أمر فعالية مأدبة منقحًا واطلب توقيعه مجددًا. تُحفظ كل نسخة موقّعة كملف PDF مستقل.