什么是 宴会活动订单（Banquet event order） 表单模板？
宴会活动订单（banquet event order，BEO）是活动当天所有部门共同使用的文件：厨房据此准备菜单并统计饮食需求，宴会团队据此安排场地布置和时间，酒吧据此准备饮品套餐，视听团队据此准备麦克风和屏幕，财务部门据此处理账单。这份模板将所有内容整合到一份表单中，供客户审核和签署。
这份表单按照通常阅读 BEO 的顺序编排：活动和客户信息，包括预计人数与保证人数；时间和场地布置，包括流程安排和场地图上传；服务形式、菜单、饮食要求和饮品；视听设备、人员配置、供应商和特殊说明；最后是账单、定金和客户签名。
签署后的 BEO 会以 PDF 格式保存到你的 FileIt 文档库中，可直接打印给厨房和宴会团队。
- 适用于
- 酒店、宴会场地、餐饮承办商和活动策划人员
- 填写人
- 活动或销售经理，客户在最后审核并签署
- 完成时间
- 10–15 分钟
- 包含内容
- 宾客保证人数、流程安排、布置形式、菜单和饮食人数、饮品选项、视听设备清单、账单、客户签名
谁会使用 宴会活动订单（Banquet event order） 表单？
- 酒店确认一场 200 位宾客的颁奖晚宴详情
- 会议场地为一场包含午餐的全天会议发送 BEO
- 婚礼场地与新人最终确定菜单、时间和饮品
- 外部餐饮承办商确认企业派对的自助餐和酒吧安排
- 活动经理在最终人数确定后发送修订版 BEO
- 场地将已签署的 BEO 留存为双方约定内容的记录
此 宴会活动订单（Banquet event order） 表单中的问题
共 5 页，41 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 活动与客户
- 活动名称*
- BEO 编号
- 活动日期*
- 活动类型* 晚宴 · 午宴 · 早餐 · 招待会 · 会议 / 会面 · 婚礼 · 颁奖典礼 / 庆典晚会 · 派对 · 其他
- 客户联系人*
- 组织
- 客户电话*
- 客户电子邮箱*
- 活动当天现场联系人及电话
- 预计宾客人数*
- 保证人数
- 最终人数截止时间
- 活动 / 销售经理
2 时间与场地
- 房间或场地*
- 场地布置* 宴会圆桌 · 半圆桌式 · 长桌 · 董事会议桌式 · U 形 · 课桌式 · 剧院式 · 招待会 / 站立式 · 其他
- 客户 / 供应商进场时间
- 宾客到达时间*
- 餐饮服务开始时间*
- 活动结束时间*
- 活动流程
- 桌布、餐巾及桌面装饰
- 场地图或座位图
3 菜单与饮品
- 服务形式* 分餐 · 自助餐 · 家庭式 · 食品档口 · 小点心 / 碗装餐食
- 菜单*
- 饮食要求及过敏事项
- 饮品* 无 · 仅提供软饮 · 饮品套餐（按人计） · 按实际消费计费的酒吧——计入账单 · 现金酒吧——宾客自行付款
- 饮品详情 仅在适用时提问
- 酒吧消费限额 仅在适用时提问
4 视听、人员与供应商
- 视听设备及器材 投影仪和屏幕 · 手持麦克风 · 领夹式麦克风 · 讲台 · 扩声系统 / 背景音乐 · 舞台或台阶 · 舞池 · 挂纸白板 · 宾客 Wi-Fi
- 视听备注 仅在适用时提问
- 工作人员安排
- 外部供应商及到达时间
- 是否需要衣帽间？
- 标识及指引
- 特别说明
5 账单与批准
- 账单* 向组织开具发票 · 使用已备案信用卡 · 主账户（酒店） · 预先付款
- 采购订单号 仅在适用时提问
- 已收定金
- 预计总额
- 客户批准*
- 客户签名*
宴会活动订单（Banquet event order） 表单，逐页查看
1 活动与客户
活动名称、BEO 编号、日期和类型，客户联系人、机构、电话和电子邮件，现场联系人，预计人数和保证人数，最终人数的提交截止时间，以及活动或销售经理。
2 时间与场地
场地、布置形式（圆桌、卡巴莱式、长桌、董事会议室式、U 形、教室式、剧院式、站立式）、进场时间、宾客到达时间、餐饮服务时间和结束时间、流程安排、桌布和装饰，以及上传场地平面图或座位图的选项。
3 菜单与饮品
服务形式、完整菜单、带人数和桌号的饮食要求，以及饮品安排——无饮品、软饮、饮品套餐、按消费计费的酒吧（设消费限额）或现金酒吧——如有饮品安排，还可填写饮品详情。
4 视听设备、人员与供应商
从投影仪到舞池的视听设备清单及备注，人员配置（服务员、调酒师、安保人员及其工作时间），外部供应商及到达时间，衣帽间、指示牌和特殊说明。
5 账单与批准
账单方式（开票活动填写采购订单号）、已收定金和预计总额，税费、服务费和保证人数说明，以及客户批准和签名。
定制你的模板
- 将布置形式和场地替换为你自己的场地选项
- 更改定金、消费限额和总额字段所使用的货币
- 编辑账单说明，使其符合你的活动合同
- 在 BEO 编号旁添加修订编号，方便区分每个重新签署的版本
- 将表单作为请求发送给客户，使其与客户的电子邮件关联
- 按月份将 BEO 归入文件夹，方便打印当周活动的文件
填写 宴会活动订单（Banquet event order） 表单的提示
- 尽早发送 BEO，并在最终人数确定后再次发送
- 在流程安排中填写具体时间，不要只写“晚餐后”
- 列出饮食要求及姓名或桌号，确保信息传达给正确的宾客
- 以书面形式确认供应商到达时间和进场路线
- 在订餐前取得客户签名
- 打印已签署的 PDF，用于活动前简报
每份回复都会成为文件库中的 PDF
客户签署并提交后，BEO 会以 PDF 格式保存到你选择的文档库文件夹中，表单所有者也会收到通知。如果已开启通过电子邮件发送副本，客户会收到一份副本。
为厨房、宴会和酒吧团队打印 PDF，或直接从文档库分享。需要更改时，请发送新的 BEO——“回复”表会按日期保留每个版本。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
宴会活动订单（Banquet event order） 表单：常见问题
这份宴会活动订单模板免费吗？
是的。它属于每个 FileIt 账户中的 Forms 应用，包括免费套餐。
什么是 BEO？
宴会活动订单（banquet event order，BEO）是活动执行文件，告知每个部门关于时间、场地、餐食、饮品、视听设备和账单的约定内容。
谁来填写？
通常由活动或销售经理与客户共同完成——可以在策划会议中填写，也可以通过共享屏幕完成——最后由客户批准并签署。一份提交内容涵盖完整 BEO，因此签名直接在同一份表单上完成，无需之后另行添加。
它会计算账单吗？
不会。它会记录定金和预计总额；定价和开票仍在你常用的系统中完成。
可以附加场地图吗？
可以——最多上传三个文件，例如场地平面图和座位图。
签署后发生更改，该怎么处理？
发送修订版 BEO，并再次让客户签署。每个已签署的版本都会作为独立 PDF 保存。