Apakah templat borang pesanan acara jamuan (Banquet Event Order)?
Pesanan acara jamuan, atau BEO (banquet event order), ialah dokumen yang dirujuk oleh setiap jabatan pada hari sesuatu majlis: dapur untuk menu dan jumlah keperluan diet, pasukan jamuan untuk susun atur bilik dan masa, bar untuk pakej minuman, pasukan AV untuk mikrofon dan skrin, serta akaun untuk urusan bil. Templat ini menghimpunkan semuanya dalam satu borang yang boleh disemak dan ditandatangani klien.
Borang ini mengikut susunan biasa BEO dibaca: butiran acara dan klien bersama jumlah tetamu yang dijangka serta dijamin; masa dan susun atur bilik dengan urutan acara serta muat naik pelan lantai; gaya perkhidmatan, menu, keperluan diet dan minuman; AV, kakitangan, pembekal dan arahan khas; dan akhirnya bil, deposit serta tandatangan klien.
BEO yang ditandatangani disimpan dalam peti besi FileIt anda sebagai PDF, sedia untuk dicetak oleh pasukan dapur dan jamuan.
- Sesuai untuk
- Hotel, tempat jamuan, katerer dan perancang acara
- Diisi oleh
- Pengurus acara atau jualan, dengan klien menyemak dan menandatangani pada akhir proses
- Masa untuk dilengkapkan
- 10–15 minit
- Termasuk
- Jaminan jumlah tetamu, urutan acara, gaya susun atur, menu dan jumlah keperluan diet, pilihan minuman, senarai semak AV, bil, tandatangan klien
Siapa yang menggunakan borang pesanan acara jamuan (Banquet Event Order)?
- Hotel yang mengesahkan butiran makan malam anugerah untuk 200 tetamu
- Tempat persidangan yang menghantar BEO untuk mesyuarat sehari dengan makan tengah hari
- Tempat perkahwinan yang memuktamadkan menu, masa dan minuman bersama pasangan pengantin
- Katerer luar yang mengesahkan bufet dan bar untuk majlis korporat
- Pengurus acara yang menghantar BEO yang disemak semula selepas jumlah akhir diterima
- Tempat acara yang menyimpan BEO bertandatangan sebagai rekod perkara yang dipersetujui
Soalan dalam borang pesanan acara jamuan (Banquet Event Order) ini
41 soalan dalam 5 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Acara & pelanggan
- Nama acara*
- Nombor BEO
- Tarikh acara*
- Jenis acara* Makan malam · Makan tengah hari · Sarapan · Resepsi · Persidangan / mesyuarat · Perkahwinan · Anugerah / gala · Majlis · Lain-lain
- Narahubung pelanggan*
- Organisasi
- Telefon pelanggan*
- E-mel pelanggan*
- Narahubung di lokasi pada hari acara, dan nombor telefon
- Anggaran tetamu*
- Jumlah dijamin
- Tarikh akhir penyerahan jumlah muktamad
- Pengurus acara / jualan
2 Masa & ruang
- Bilik atau ruang*
- Susun atur bilik* Meja bulat jamuan · Kabaret (separuh bulatan) · Meja panjang · Bilik mesyuarat · Bentuk U · Bilik darjah · Teater · Resepsi / berdiri · Lain-lain
- Akses pelanggan / pembekal mulai
- Ketibaan tetamu*
- Perkhidmatan makanan bermula*
- Acara tamat*
- Atur cara
- Kain meja, napkin dan hiasan meja
- Pelan lantai atau pelan tempat duduk
3 Menu & minuman
- Gaya perkhidmatan* Hidangan berpinggan · Bufet · Gaya keluarga · Stesen makanan · Kanape / makanan dalam mangkuk
- Menu*
- Keperluan diet dan alahan
- Minuman* Tiada · Minuman ringan sahaja · Pakej minuman (setiap orang) · Bar berdasarkan penggunaan — dicaj kepada akaun · Bar tunai — tetamu membayar
- Butiran minuman hanya ditanya jika berkenaan
- Had akaun bar hanya ditanya jika berkenaan
4 AV, kakitangan & pembekal
- AV & peralatan Projektor dan skrin · Mikrofon pegang tangan · Mikrofon lapel · Podium · PA / muzik latar · Pentas atau pelantar · Lantai tari · Papan selak · Wi-Fi untuk tetamu
- Nota AV hanya ditanya jika berkenaan
- Kakitangan
- Pembekal luar dan waktu ketibaan
- Bilik jubah diperlukan?
- Papan tanda dan arah
- Arahan khas
5 Pengebilan & kelulusan
- Pengebilan* Invois kepada organisasi · Kad dalam rekod · Akaun induk (hotel) · Dibayar terlebih dahulu
- Nombor pesanan pembelian hanya ditanya jika berkenaan
- Deposit diterima
- Jumlah anggaran
- Kelulusan pelanggan*
- Tandatangan pelanggan*
Borang pesanan acara jamuan (Banquet Event Order), halaman demi halaman
1 Acara & klien
Nama acara, nombor BEO, tarikh dan jenis acara, kenalan klien, organisasi, telefon dan e-mel, kenalan di lokasi, jumlah tetamu yang dijangka dan dijamin, tarikh akhir jumlah tetamu muktamad, serta pengurus acara atau jualan.
2 Masa & bilik
Bilik, gaya susun atur (meja bulat, kabaret, meja panjang, bilik mesyuarat, bentuk U, bilik darjah, teater, berdiri), masa akses, ketibaan tetamu, masa hidangan makanan dan tamat acara, urutan acara, linen dan hiasan, serta muat naik pelan lantai atau pelan tempat duduk.
3 Menu & minuman
Gaya perkhidmatan, menu penuh, keperluan diet bersama jumlah dan nombor meja, kemudian aturan minuman — tiada minuman, minuman ringan, pakej, bar berdasarkan penggunaan (dengan had tab) atau bar tunai — berserta butiran minuman jika ada.
4 AV, kakitangan & pembekal
Senarai semak AV daripada projektor hingga lantai tarian bersama nota, kakitangan (pelayan, jurubartender, keselamatan dan masa bertugas mereka), pembekal luar dan masa ketibaan, bilik jubah, papan tanda serta arahan khas.
5 Bil & kelulusan
Kaedah bil (dengan nombor PO untuk acara yang diinvois), deposit yang diterima dan jumlah anggaran, nota tentang cukai, caj perkhidmatan dan jaminan, serta kelulusan dan tandatangan klien.
Ubah suai templat ini
- Gantikan gaya susun atur dan bilik dengan pilihan tempat acara anda sendiri
- Tukar mata wang pada medan deposit, tab dan jumlah keseluruhan
- Sunting nota bil supaya sepadan dengan kontrak acara anda
- Tambah nombor semakan di sebelah nombor BEO supaya setiap versi yang ditandatangani semula mudah dikenal pasti
- Hantar borang sebagai permintaan kepada klien supaya ia dipautkan kepada e-mel mereka
- Failkan BEO dalam folder mengikut bulan supaya acara minggu tersebut mudah dicetak
Petua untuk borang pesanan acara jamuan (Banquet Event Order) yang lebih baik
- Hantar BEO lebih awal dan sekali lagi selepas jumlah tetamu muktamad diterima
- Tulis urutan acara menggunakan masa, bukan 'selepas makan malam'
- Senaraikan keperluan diet bersama nama atau nombor meja supaya sampai kepada tetamu yang betul
- Sahkan masa ketibaan pembekal dan laluan akses secara bertulis
- Dapatkan tandatangan klien sebelum memesan makanan
- Cetak PDF yang ditandatangani untuk taklimat sebelum acara
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setelah klien menandatangani dan menghantar borang, BEO disimpan sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda pilih dan pemilik borang akan dimaklumkan. Klien menerima salinan jika salinan melalui e-mel diaktifkan.
Cetak PDF untuk pasukan dapur, jamuan dan bar, atau kongsikannya dari peti besi. Untuk perubahan, hantar BEO baharu — jadual Respons menyimpan setiap versi berserta tarikhnya.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pesanan acara jamuan (Banquet Event Order): soalan lazim
Adakah templat pesanan acara jamuan ini percuma?
Ya. Templat ini sebahagian daripada aplikasi Forms dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Apakah itu BEO?
Pesanan acara jamuan ialah dokumen kerja untuk sesuatu majlis — ia memberitahu setiap jabatan perkara yang dipersetujui tentang masa, bilik, makanan, minuman, AV dan bil.
Siapa yang mengisinya?
Biasanya pengurus acara atau jualan melengkapkannya bersama klien — dalam mesyuarat perancangan atau pada skrin yang dikongsi — dan klien meluluskan serta menandatanganinya pada akhir proses. Satu penghantaran mengandungi keseluruhan BEO, jadi tandatangan diberikan pada borang yang sama dan bukan ditambah kemudian.
Adakah ia mengira bil?
Tidak. Ia merekodkan deposit dan jumlah anggaran; penetapan harga serta penginvoisan kekal dalam sistem biasa anda.
Bolehkah saya melampirkan pelan lantai?
Ya — sehingga tiga fail, seperti pelan lantai dan pelan tempat duduk.
Bagaimanakah saya menguruskan perubahan selepas tandatangan?
Hantar BEO yang disemak semula dan minta ia ditandatangani sekali lagi. Setiap versi yang ditandatangani disimpan sebagai PDF tersendiri.