¿Qué es la plantilla del formulario de orden de evento de banquete?
Una orden de evento de banquete (Banquet Event Order, BEO) es el documento que todos los departamentos utilizan el día del evento: la cocina, para el menú y las cantidades según las necesidades alimentarias; el equipo de banquetes, para la preparación de la sala y los horarios; el bar, para el paquete de bebidas; el equipo audiovisual, para los micrófonos y las pantallas; y contabilidad, para la facturación. Esta plantilla lo reúne todo en un formulario que el cliente puede revisar y firmar.
El formulario sigue el orden en que normalmente se lee un BEO: datos del evento y del cliente, con las cantidades previstas y garantizadas; horarios y preparación de la sala, con un orden de actividades y una carga de un plano; estilo de servicio, menú, necesidades alimentarias y bebidas; equipo audiovisual, personal, proveedores e instrucciones especiales; y, por último, facturación, depósito y firma del cliente.
El BEO firmado se guarda en tu bóveda de FileIt como PDF, listo para imprimirlo para los equipos de cocina y banquetes.
- Ideal para
- Hoteles, espacios para banquetes, empresas de catering y organizadores de eventos
- Quién lo completa
- El responsable de eventos o ventas, y el cliente lo revisa y firma al final
- Tiempo de cumplimentación
- 10–15 minutos
- Incluye
- Confirmación de invitados, orden de actividades, estilo de preparación, menú y cantidades según necesidades alimentarias, opciones de bebidas, lista de comprobación audiovisual, facturación y firma del cliente
¿Quién usa un formulario de orden de evento de banquete?
- Un hotel que confirma los detalles de una cena de gala para 200 invitados
- Un espacio para conferencias que envía un BEO para una reunión de un día con almuerzo
- Un espacio para bodas que termina de definir el menú, los horarios y las bebidas con la pareja
- Una empresa de catering externa que confirma un bufé y un bar para una fiesta de empresa
- Un responsable de eventos que envía un BEO revisado después de recibir las cifras finales
- Un espacio que conserva los BEO firmados como registro de lo acordado
Preguntas de este formulario de orden de evento de banquete
41 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Evento y cliente
- Nombre del evento*
- Número de BEO
- Fecha del evento*
- Tipo de evento* Cena · Almuerzo · Desayuno · Recepción · Conferencia / reunión · Boda · Premios / gala · Fiesta · Otro
- Persona de contacto del cliente*
- Organización
- Teléfono del cliente*
- Correo electrónico del cliente*
- Persona de contacto en el lugar el día del evento y teléfono
- Invitados previstos*
- Número garantizado
- Fecha límite para comunicar las cifras finales
- Responsable del evento / ventas
2 Horarios y sala
- Sala o espacio*
- Montaje de la sala* Mesas redondas de banquete · Cabaret (semirredondas) · Mesas alargadas · Mesa de juntas · En forma de U · Aula · Teatro · Recepción / de pie · Otro
- Acceso del cliente / proveedor desde
- Llegada de los invitados*
- Inicio del servicio de comida*
- Fin del evento*
- Orden del evento
- Mantelería, servilletas y decoración de las mesas
- Plano de la sala o distribución de los asientos
3 Menú y bebidas
- Estilo de servicio* Emplatado · Bufé · Estilo familiar · Estaciones de comida · Canapés / comida en cuencos
- Menú*
- Necesidades dietéticas y alergias
- Bebidas* Ninguna · Solo refrescos · Paquete de bebidas (por persona) · Barra por consumo — se carga a la cuenta · Barra de pago — pagan los invitados
- Detalles de las bebidas solo se pregunta cuando corresponde
- Límite de la cuenta de la barra solo se pregunta cuando corresponde
4 Audiovisual, personal y proveedores
- Audiovisual y equipamiento Proyector y pantalla · Micrófono de mano · Micrófono de solapa · Atril · Megafonía / música ambiental · Escenario o tarima · Pista de baile · Pizarra de rotafolio · Wi-Fi para los invitados
- Notas sobre el audiovisual solo se pregunta cuando corresponde
- Personal
- Proveedores externos y horarios de llegada
- ¿Se necesita guardarropa?
- Carteles e indicaciones
- Instrucciones especiales
5 Facturación y aprobación
- Facturación* Factura a la organización · Tarjeta registrada · Cuenta principal (hotel) · Pagado por adelantado
- Número de orden de compra solo se pregunta cuando corresponde
- Depósito recibido
- Total estimado
- Aprobación del cliente*
- Firma del cliente*
El formulario orden de evento de banquete, página por página
1 Evento y cliente
Nombre del evento, número de BEO, fecha y tipo, datos de contacto del cliente, organización, teléfono y correo electrónico, contacto en el lugar, cantidades previstas y garantizadas, fecha límite para comunicar las cifras finales y responsable de eventos o ventas.
2 Horarios y sala
Sala, estilo de preparación (mesas redondas, cabaret, mesas largas, sala de juntas, forma de U, aula, teatro, de pie), hora de acceso, llegada de los invitados, servicio de comida, hora de finalización, orden de actividades, mantelería y decoración, además de una carga para un plano de la sala o de los asientos.
3 Menú y bebidas
Estilo de servicio, menú completo, necesidades alimentarias con cantidades y mesas y, después, la modalidad de bebidas: ninguna, refrescos, paquete, bar por consumo (con límite de cuenta) o bar en efectivo, con los detalles de las bebidas cuando corresponda.
4 Equipo audiovisual, personal y proveedores
Una lista de comprobación audiovisual, desde el proyector hasta la pista de baile, con notas; personal (camareros, bartenders, seguridad y sus horarios); proveedores externos y horas de llegada; guardarropa, señalización e instrucciones especiales.
5 Facturación y aprobación
Método de facturación (con un número de orden de compra para los eventos facturados), depósito recibido y total estimado, una nota sobre impuestos, cargos por servicio y garantías, además de la aprobación y firma del cliente.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los estilos de preparación y las salas por los de tu propio espacio
- Cambia la moneda de los campos del depósito, la cuenta y el total
- Edita la nota de facturación para adaptarla al contrato de tu evento
- Añade un número de revisión junto al número de BEO para distinguir fácilmente cada versión que se vuelva a firmar
- Envía el formulario como una solicitud al cliente para vincularlo a su correo electrónico
- Guarda los BEO en una carpeta por mes para imprimir fácilmente los eventos de la semana
Consejos para mejorar tu formulario orden de evento de banquete
- Envía el BEO con antelación y vuelve a enviarlo después de recibir las cifras finales
- Escribe el orden de actividades con horas, no «después de la cena»
- Indica las necesidades alimentarias con nombres o números de mesa para que lleguen al invitado correcto
- Confirma por escrito las horas de llegada de los proveedores y las rutas de acceso
- Obtén la firma del cliente antes de pedir la comida
- Imprime el PDF firmado para la reunión informativa previa al evento
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando el cliente firma y envía el formulario, el BEO se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido y se notifica al propietario del formulario. El cliente recibe una copia si el envío de copias por correo electrónico está activado.
Imprime el PDF para los equipos de cocina, banquetes y bar, o compártelo desde la bóveda. Si hay cambios, envía un BEO nuevo: la tabla Responses conserva cada versión con su fecha.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Orden de evento de banquete: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de orden de evento de banquete?
Sí. Forma parte de la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Qué es un BEO (Banquet Event Order, orden de evento de banquete)?
Una orden de evento de banquete es el documento de trabajo de un evento: indica a cada departamento lo que se ha acordado sobre horarios, sala, comida, bebidas, equipo audiovisual y facturación.
¿Quién lo completa?
Normalmente, el responsable de eventos o ventas lo completa con el cliente —en una reunión de planificación o en una pantalla compartida— y el cliente lo aprueba y firma al final. Un solo envío contiene todo el BEO, por lo que la firma se hace en el mismo formulario en lugar de añadirse después.
¿Calcula la factura?
No. Registra el depósito y un total estimado; los precios y la facturación se mantienen en tu sistema habitual.
¿Puedo adjuntar un plano de la sala?
Sí: hasta tres archivos, como un plano de la sala y un plano de los asientos.
¿Cómo gestiono los cambios después de firmar?
Envía un BEO revisado y haz que se vuelva a firmar. Cada versión firmada se conserva como su propio PDF.