Quel est le modèle de formulaire demande de modification de commande ?
Les demandes de modification de commande arrivent souvent par un simple e-mail : « pouvons-nous en mettre 20 au lieu de 12 et l’expédier la semaine prochaine ? » Sans numéro de commande ni précision sur l’article concerné, quelqu’un doit répondre pour demander ces informations, et la modification risque de ne pas être prise en compte avant l’heure limite d’expédition.
Ce formulaire de demande de modification de commande demande d’abord le numéro de commande et les coordonnées du client, puis lui permet de cocher exactement ce qu’il souhaite modifier. Seules les questions pertinentes s’affichent : nouvelles quantités, articles à ajouter ou à supprimer, changement de variante, nouvelle date ou adresse de livraison, autre mode de livraison ou informations de facturation. Le client indique également quoi faire si la modification n’est pas possible, afin que vous puissiez agir sans une nouvelle série d’e-mails.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous donne une trace écrite de la demande du client et de sa date — utile si une question se pose sur ce qui a été convenu.
- Idéal pour
- Boutiques en ligne, grossistes, fabricants et toute entreprise prenant des commandes avant leur expédition
- Rempli par
- Les clients qui souhaitent modifier une commande déjà passée
- Durée de remplissage
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Les informations de recherche de commande, des sections de modification conditionnelles, un choix de solution de remplacement et le téléversement d’une liste révisée
Qui utilise un formulaire demande de modification de commande ?
- Une boutique en ligne qui gère les changements d’adresse avant l’expédition d’une commande
- Un grossiste qui recueille les changements de quantité de ses clients professionnels
- Une entreprise fabriquant à la demande et permettant à ses clients de changer de taille ou de couleur
- Un traiteur ou une boulangerie qui gère les modifications d’une commande confirmée
- Un fournisseur B2B dont les bons de commande doivent être révisés
- Un lien placé dans l’e-mail de confirmation de commande afin que les demandes arrivent dans un format unique
Questions de ce formulaire demande de modification de commande
25 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre commande
- Numéro de commande*
- Date de commande
- Nom indiqué sur la commande*
- Entreprise
- Votre numéro de bon de commande
- E-mail*
- Téléphone
- Où en est la commande, à votre connaissance ? Pas encore expédiée · Déjà expédiée · Je ne sais pas
2 Que souhaitez-vous modifier ?
- Modifications souhaitées* Modifier les quantités · Ajouter des articles · Supprimer des articles · Changer la taille, la couleur ou la variante · Modifier la date de livraison · Modifier l'adresse de livraison · Modifier le mode de livraison · Modifier les informations de facturation ou de facture · Autre chose
- Modifications des quantités* affichée uniquement si applicable
- Articles à ajouter* affichée uniquement si applicable
- Articles à supprimer* affichée uniquement si applicable
- Variantes à remplacer* affichée uniquement si applicable
- Nouvelle date de livraison* affichée uniquement si applicable
- Si nous ne pouvons pas respecter cette date affichée uniquement si applicable Expédier à la date la plus proche possible · Mettre la commande en attente et me contacter
- Nouvelle adresse de livraison* affichée uniquement si applicable
- Nouveau mode de livraison* affichée uniquement si applicable Livraison standard · Livraison express · Je viendrai la chercher
- Nouvelles informations de facturation ou de facture* affichée uniquement si applicable
- Décrivez la modification* affichée uniquement si applicable
- Motif de la modification Article ou quantité incorrect(e) commandé(e) · Mes besoins ont changé · Déménagement ou nouvelle adresse · Le calendrier ne convient plus · Budget · Autre
- Liste de commande révisée ou fichier justificatif
3 Confirmation
- Si la modification n'est pas possible* Conserver ma commande initiale telle quelle · Annuler les articles concernés · Me contacter avant toute action
- Meilleur moyen de vous joindre E-mail · Téléphone
- Autre chose à ajouter ?
- À noter*
Le formulaire demande de modification de commande, page par page
1 Votre commande
Le client saisit le numéro et la date de la commande, le nom figurant sur la commande, ainsi que l’entreprise et le numéro de bon de commande le cas échéant, son adresse e-mail et son numéro de téléphone, et indique s’il pense que la commande a déjà été expédiée.
2 Que souhaitez-vous modifier ?
Une liste à cocher couvre les quantités, l’ajout ou la suppression d’articles, le changement de taille ou de couleur, la date de livraison, l’adresse de livraison, le mode de livraison, les informations de facturation ou tout autre élément. Chaque option cochée ouvre sa propre question — par exemple une nouvelle adresse de livraison ou une liste d’articles à ajouter — afin que le client ne voie que les éléments pertinents. Il peut indiquer un motif et joindre une liste de commande révisée.
3 Confirmer
Le client choisit ce qui doit se passer si la modification n’est pas possible — conserver la commande initiale, annuler les articles concernés ou être contacté au préalable — ainsi que son mode de contact préféré. Il confirme qu’il comprend que la modification ne sera définitive qu’après votre réponse et qu’elle peut avoir une incidence sur le prix ou la livraison.
Personnalisez le modèle
- Supprimez les types de modification que vous n’autorisez jamais, comme les changements de facturation après l’émission de la facture
- Ajoutez votre heure limite d’expédition au texte d’introduction afin que les clients sachent dans quel délai faire leur demande
- Remplacez la liste des motifs par ceux que vous souhaitez suivre
- Envoyez le formulaire sous forme de demande personnalisée à un client, avec son nom et son adresse e-mail préremplis, lorsqu’il vous appelle ou vous écrit au sujet d’une modification
- Classez les demandes dans le même dossier que vos commandes afin de regrouper l’historique
- Modifiez le message de confirmation pour indiquer quand les clients peuvent attendre une réponse
Conseils pour un meilleur formulaire demande de modification de commande
- Répondez rapidement — les modifications de commande sont urgentes, en particulier avant l’expédition
- Confirmez toujours par écrit le nouveau total et la nouvelle date de livraison avant d’effectuer la modification
- Soyez attentif aux changements d’adresse pour les commandes déjà expédiées ; une réexpédition par le transporteur peut être nécessaire
- Ajoutez un lien vers ce formulaire dans vos e-mails de confirmation de commande
- Utilisez le champ du motif pour repérer les pages produit ou les options qui prêtent à confusion pour les clients
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’un client envoie une demande de modification, FileIt l’enregistre au format PDF, la classe dans votre coffre-fort et vous envoie immédiatement un e-mail afin que vous puissiez agir avant l’expédition. Le client peut recevoir sa propre copie de sa demande.
Le tableau des réponses répertorie chaque demande de modification avec son numéro de commande, afin que vous puissiez les traiter dans l’ordre et les exporter au format CSV. Le PDF constitue une trace claire de la demande si une question se pose ultérieurement sur les éléments modifiés.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de modification de commande : questions fréquentes
Ce formulaire de modification de commande est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application Forms de FileIt, inclus dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
La modification est-elle effectuée automatiquement ?
Non. Le formulaire recueille la demande ; vous l’examinez, mettez à jour la commande dans votre propre système et confirmez la modification au client. Le client le reconnaît dans le formulaire.
Le client doit-il avoir un compte ?
Non. Il ouvre le lien, saisit son numéro de commande et envoie le formulaire — aucune inscription n’est nécessaire.
Les clients peuvent-ils modifier plusieurs éléments à la fois ?
Oui. Ils peuvent cocher plusieurs types de modification, chacun ouvrant ses propres questions.
Que se passe-t-il si la commande a déjà été expédiée ?
Le client indique s’il pense qu’elle a été expédiée et choisit quoi faire si la modification n’est pas possible — conserver la commande, annuler les articles concernés ou être contacté.
Le formulaire demande-t-il les coordonnées de carte bancaire ?
Non. La question sur la modification de la facturation demande expressément aux clients de ne pas inclure de numéros de carte.