Quel est le modèle de formulaire rapport de remise en état d’une location de vacances ?
Entre le départ d’un voyageur et l’arrivée du suivant, une location de vacances doit être nettoyée, dotée de linge propre, réapprovisionnée et vérifiée pour repérer tout élément cassé ou manquant. Lorsque cette tâche est effectuée par un agent ou une entreprise de nettoyage, l’hôte doit savoir qu’elle a bien été réalisée — et disposer rapidement de preuves si un voyageur a causé des dégâts. Un rapport de remise en état fournit à l’agent une liste de contrôle et à l’hôte un relevé daté de chaque changement de locataire.
Ce modèle commence par les informations de remise en état et la question « Dans quel état le logement a-t-il été laissé ? » — s’il y a des signes de fête ou davantage de voyageurs que prévu, il demande ce qui a été trouvé. La section « Ménage effectué » est une grille par zone, suivie des lits faits et du linge de lit et des serviettes envoyés à la blanchisserie. La liste de réapprovisionnement couvre les articles de toilette, les fournitures de cuisine, les sacs-poubelle, les kits d’accueil et les produits d’entretien, avec une case pour indiquer ce qui commence à manquer. Les dégâts, objets manquants, effets oubliés par les voyageurs et problèmes d’entretien sont consignés avec des photos, et la dernière page confirme que le logement est prêt.
Le formulaire fonctionne dans l’application Forms de FileIt sur un téléphone. Les agents d’entretien n’ont pas besoin d’un compte FileIt, et chaque rapport de remise en état est archivé au format PDF dans votre coffre-fort.
- Idéal pour
- Propriétaires de locations de vacances, hôtes de locations de courte durée, co-hôtes et entreprises de nettoyage
- Rempli par
- L’agent d’entretien ou le personnel de ménage à chaque changement de locataire
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes à la fin du ménage
- Comprend
- Grille de ménage, décompte du linge, liste de réapprovisionnement, suivi des dégâts et des objets trouvés, jusqu’à 10 photos, vérifications finales
Qui utilise un formulaire rapport de remise en état d’une location de vacances ?
- Changements de locataire dans un seul gîte de vacances
- Entreprises de nettoyage rendant compte à plusieurs hôtes
- Remises en état le jour même lorsque le temps est compté
- Consignation des dégâts causés par les voyageurs avec des photos pour une réclamation auprès de la plateforme de réservation
- Suivi des consommables pour éviter les ruptures lors du réapprovisionnement
- Transmission directe des problèmes d’entretien à l’hôte
Questions de ce formulaire rapport de remise en état d’une location de vacances
27 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, évaluations.
1 Remise en état
- Agent de ménage*
- Date de la remise en état*
- Logement*
- Référence de réservation du voyageur partant
- Heure de début
- Prochain enregistrement
- Remise en état le jour même ?
- Dans quel état le logement a-t-il été laissé ?* Rangé · Normal · Très désordonné — plus de temps nécessaire · Indices d’une fête ou de la présence de plus de voyageurs que prévu
- Qu’avez-vous trouvé ?* affichée uniquement si applicable
2 Nettoyage et linge
- Nettoyage effectué* Effectué · Problème · Sans objet
- Lits faits*
- Parures de lit envoyées à la blanchisserie
- Serviettes envoyées à la blanchisserie
- Linge de lit ou serviettes tachés ou endommagés ?
3 Réassort et problèmes
- Réassort Papier toilette · Savon, shampoing, gel douche · Liquide vaisselle, éponges, tablettes pour lave-vaisselle · Sacs-poubelle · Kit d’accueil · Thé, café, sucre · Produits de nettoyage
- Stock faible de
- Dommages ou articles manquants ?*
- Dommages ou articles manquants* affichée uniquement si applicable
- Les voyageurs ont-ils laissé quelque chose ?
- Quoi, et où est-ce rangé ?* affichée uniquement si applicable
- Problèmes de maintenance
- Photos
4 Prêt pour les voyageurs
- Vérifications finales* Fenêtres et portes verrouillées · Chauffage / climatisation réglés pour l’arrivée · Lumières éteintes · Clés ou boîte à clés réinitialisées · Wi-Fi fonctionnel · Guide du logement en place
- Le logement est-il prêt pour les prochains voyageurs ?* Oui, prêt · Non — voir les remarques
- Qu’est-ce qui l’en empêche ?* affichée uniquement si applicable
- Heure de fin
- Signature de l’agent de ménage
Le formulaire rapport de remise en état d’une location de vacances, page par page
1 Changement de locataire
Agent d’entretien, date, logement, référence de réservation du voyageur partant, heure de début, date de la prochaine arrivée et indication d’une remise en état le jour même. La question « Dans quel état le logement a-t-il été laissé ? » propose des réponses allant de « en ordre » à « signes de fête » et demande alors ce qui a été trouvé.
2 Ménage et linge
La grille « Ménage effectué » indique pour la cuisine, les salles de bains, les chambres, les pièces de vie, les sols, les poubelles et les espaces extérieurs : effectué, problème ou sans objet. Elle indique aussi si les lits sont faits, le nombre de jeux de linge et de serviettes envoyés à la blanchisserie, ainsi que la présence éventuelle de linge de lit ou de serviettes tachés ou endommagés.
3 Réapprovisionnement et problèmes
Une liste de contrôle du réapprovisionnement, la rubrique « Commence à manquer », puis « Des dégâts ou des objets manquants ? » avec une description de l’objet, de son emplacement et de l’éventualité de dégâts causés par les voyageurs ou de l’usure. Pour les objets oubliés, indiquez leur nature et l’endroit où ils sont rangés. Les problèmes d’entretien et jusqu’à dix photos complètent la page.
4 Prêt pour les voyageurs
Les vérifications finales — fenêtres et portes verrouillées, chauffage ou climatisation réglé, lumières éteintes, clés ou boîte à clés réinitialisées, Wi-Fi fonctionnel, guide du logement en place — et la question « Prêt pour les prochains voyageurs ? » Si ce n’est pas le cas, l’agent indique ce qui l’empêche de l’être. L’heure de fin et une signature facultative clôturent le rapport.
Personnalisez le modèle
- Transformez la question sur le logement en liste déroulante si vous gérez plusieurs locations
- Modifiez la liste de réapprovisionnement selon ce que vous fournissez
- Ajoutez des lignes à la grille de ménage pour les jacuzzis, saunas ou salles de jeux
- Notifiez l’hôte et le co-hôte à chaque rapport
- Archivez les rapports dans un dossier du coffre-fort pour chaque logement
- Ajoutez une question sur le nombre de sacs de linge si vous utilisez un service de blanchisserie
Conseils pour un meilleur formulaire rapport de remise en état d’une location de vacances
- Photographiez les dégâts avant de nettoyer
- Signalez les dégâts le jour même : les plateformes de réservation accordent souvent un délai très court pour déposer une réclamation
- Conservez les objets trouvés toujours au même endroit et notez où ils se trouvent
- Utilisez la case des articles qui commencent à manquer pour planifier votre prochain approvisionnement
- Vérifiez le Wi-Fi à chaque fois : c’est une plainte fréquente des voyageurs
- Transmettez les problèmes d’entretien avant l’arrivée des prochains voyageurs
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque rapport de remise en état est archivé au format PDF dans votre coffre-fort avec les photos jointes, et l’hôte est informé par e-mail. L’heure d’envoi indiquée par l’agent vous permet de garder une trace du moment où le logement était prêt.
Recherchez dans le tableau des réponses par logement ou par date, et exportez les données au format CSV pour consulter les quantités de linge, les besoins de réapprovisionnement et les rapports de dégâts de tous vos changements de locataire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Rapport de remise en état d’une location de vacances : questions fréquentes
Ce modèle de rapport de remise en état est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
Les agents d’entretien ont-ils besoin d’un compte FileIt ?
Non. Ils utilisent le lien que vous partagez, sur leur téléphone.
FileIt transmet-il les réclamations pour dégâts aux plateformes de réservation ?
Non. Le rapport et les photos vous fournissent les preuves ; vous déposez vous-même toute réclamation.
Un seul formulaire peut-il couvrir plusieurs logements ?
Oui. La question sur le logement permet d’identifier chacun d’eux, et vous pouvez la transformer en liste déroulante.
L’agent d’entretien peut-il ajouter des photos ?
Oui. Jusqu’à dix par rapport, directement depuis l’appareil photo du téléphone.
Comment savoir si le logement est prêt ?
La dernière question demande s’il est prêt pour les prochains voyageurs, et l’e-mail de notification vous en informe dès que le rapport est envoyé.