Quel est le modèle de formulaire inscription aux retrouvailles de promotion ?
Organiser des retrouvailles, c’est devoir gérer trois choses à la fois : qui vient, ce que chacun va manger et où sont passés tous les autres. Ce formulaire d’inscription aux retrouvailles rassemble ces trois informations. Les anciens camarades s’inscrivent via un seul lien, choisissent les événements auxquels ils participeront et vous parlent des personnes avec lesquelles vous avez perdu le contact.
Le formulaire est conçu autour d’un week-end de retrouvailles : apéritif de bienvenue, dîner dansant, pique-nique en famille et visite de l’établissement. Les choix du dîner apparaissent uniquement pour les personnes qui y participent, le nom et le repas de l’invité uniquement lorsqu’une personne vient accompagnée, et le nombre d’enfants uniquement pour le pique-nique. Même les camarades qui ne peuvent pas venir sont invités à donner de leurs nouvelles, à partager un souvenir préféré et d’anciennes photos — souvent les meilleurs éléments du diaporama.
Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les photos en pièces jointes, et le tableau des réponses vous fournit en un seul export la liste des invités, le nombre de repas et les tailles de T-shirts.
- Idéal pour
- Comités de retrouvailles d’écoles, de collèges, d’universités et de groupes de jeunes
- Rempli par
- D’anciens camarades, sur n’importe quel téléphone ou ordinateur
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Choix des événements, questions sur les invités et les repas, envoi de photos, autorisations de partage
Qui utilise un formulaire inscription aux retrouvailles de promotion ?
- Des retrouvailles de lycée après 10, 20 ou 50 ans, avec dîner et pique-nique
- Une promotion universitaire qui se retrouve pendant les festivités de rentrée
- Des retrouvailles sur une seule soirée, après suppression des événements supplémentaires
- La collecte de récits et de photos pour un livret ou un diaporama de retrouvailles
- La reconstitution d’une liste de contacts pour une promotion dispersée
Questions de ce formulaire inscription aux retrouvailles de promotion
23 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Nom utilisé à l'école, s'il est différent
- E-mail*
- Téléphone portable
- Année d'obtention du diplôme ou de départ*
- Classe, groupe attitré ou maison
- Où habitez-vous maintenant ?
2 Les retrouvailles
- Serez-vous des nôtres ?* Oui, je serai là · Peut-être — je confirmerai plus tard · Désolé(e), je ne pourrai pas venir
- Quels événements ?* affichée uniquement si applicable Verre de bienvenue du vendredi · Dîner et soirée dansante du samedi · Pique-nique familial du dimanche · Visite de l'école
- Venez-vous avec votre partenaire ou un invité ? affichée uniquement si applicable
- Nom de votre invité(e)* affichée uniquement si applicable
- Votre choix pour le dîner* affichée uniquement si applicable Bœuf · Poulet · Poisson · Végétarien · Végétalien
- Choix de votre invité(e) pour le dîner* affichée uniquement si applicable Bœuf · Poulet · Poisson · Végétarien · Végétalien · Ne participera pas au dîner
- Enfants participant au pique-nique affichée uniquement si applicable
- Allergies ou besoins alimentaires particuliers (vous et votre invité(e)) affichée uniquement si applicable
- T-shirt des retrouvailles Non merci · S · M · L · XL · XXL
- Pourriez-vous aider pour l'un des points suivants ? Retrouver d'anciens camarades de classe · Photos pour le diaporama · Décoration · Installation le jour J · Un court discours
3 Prendre des nouvelles
- Vos nouvelles depuis l'école
- Anciennes photos pour le diaporama
- Un souvenir mémorable de l'école
- Camarades de classe que nous devrions essayer de retrouver
- Pouvons-nous partager vos nouvelles et vos photos ?* Oui, avec mon nom · Oui, sans mon nom · Non, réservez-les aux organisateurs
- Pouvons-nous communiquer votre adresse e-mail aux anciens camarades qui la demandent ?*
Le formulaire inscription aux retrouvailles de promotion, page par page
1 À propos de vous
Les camarades indiquent leur nom, « Nom dans l’établissement, s’il est différent », leur adresse e-mail, leur mobile, leur « Année d’obtention du diplôme ou de départ », leur filière, classe ou maison, ainsi que « Où vivez-vous aujourd’hui ? ». Le nom utilisé dans l’établissement est utile lorsque quelqu’un a changé de nom de famille.
2 Les retrouvailles
La question « Serez-vous des nôtres ? » propose les réponses oui, peut-être ou désolé. Toute personne qui ne répond pas non coche « À quels événements participerez-vous ? » — apéritif de bienvenue le vendredi, dîner dansant le samedi, pique-nique en famille le dimanche et visite de l’établissement. Elle indique ensuite si elle vient avec un partenaire ou un invité ; une réponse positive demande le nom de l’invité. Le choix du dîner ouvre la question « Votre choix de repas », et l’invité dispose de son propre choix de repas, y compris l’option de ne pas participer au dîner. La question sur le pique-nique demande combien d’enfants viendront.
Les participants peuvent indiquer leurs allergies ou besoins alimentaires, pour eux-mêmes et pour leur invité. Tout le monde peut commander un T-shirt des retrouvailles et cocher « Pourriez-vous aider pour l’un des éléments suivants ? » — retrouver des camarades, fournir des photos pour le diaporama, décorer, installer ou faire un bref discours.
3 Prendre des nouvelles
La dernière page s’adresse à tout le monde, que la personne vienne ou non. Elle comprend « Vos nouvelles depuis l’école », « Anciennes photos pour le diaporama » (jusqu’à cinq fichiers), « Un souvenir préféré de l’école » et « Les camarades que nous devrions essayer de retrouver ». Deux questions obligatoires précisent les autorisations. « Pouvons-nous partager vos nouvelles et vos photos ? » propose les options avec le nom, sans le nom ou uniquement avec les organisateurs. « Pouvons-nous communiquer votre adresse e-mail aux camarades qui la demandent ? » appelle une réponse oui ou non.
Personnalisez le modèle
- Renommez les événements pour les adapter à votre programme, ou réduisez-les à une seule soirée
- Modifiez les options du dîner lorsque le lieu vous communique son menu
- Supprimez la question sur le T-shirt ou ajoutez un prix à son intitulé
- Définissez une date de clôture afin que les inscriptions s’arrêtent lorsque le traiteur a besoin des chiffres définitifs
- Ajoutez l’adresse e-mail d’un coorganisateur aux notifications
- Modifiez la couleur d’accent pour utiliser celles de votre établissement
Conseils pour un meilleur formulaire inscription aux retrouvailles de promotion
- Partagez le lien dans les anciennes discussions de classe et sur les réseaux sociaux, et demandez à chacun de le transmettre
- Consultez « Les camarades que nous devrions essayer de retrouver » chaque semaine et répartissez les noms entre les membres du comité
- Demandez les photos rapidement : les diaporamas prennent toujours plus de temps que prévu
- Respectez les choix de partage : n’imprimez que les nouvelles dont le partage avec le nom a été autorisé
- Utilisez l’export CSV pour les badges nominatifs, en indiquant à la fois le nom dans l’établissement et le nom actuel
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort, avec les éventuelles photos en pièces jointes, et vous recevez une notification par e-mail. Les camarades reçoivent une copie de leurs réponses afin de pouvoir vérifier leur choix de repas ultérieurement.
Recherchez dans le tableau des réponses par nom ou par année, puis exportez les données au format CSV pour compter les participants à chaque événement, les repas à prévoir pour le traiteur et les tailles de T-shirts. Les photos restent associées à chaque réponse, prêtes pour le diaporama.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inscription aux retrouvailles de promotion : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire pour retrouvailles de promotion est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans chaque compte FileIt, y compris avec l’offre gratuite.
Les camarades doivent-ils avoir un compte pour s’inscrire ?
Non. Ils ouvrent le lien et remplissent le formulaire, sans avoir besoin de s’inscrire.
Les personnes qui ne peuvent pas venir peuvent-elles quand même donner de leurs nouvelles ?
Oui. La page Prendre des nouvelles est affichée à tout le monde ; les camarades qui ne peuvent pas venir peuvent donc partager leurs nouvelles, leurs souvenirs et leurs photos.
Le formulaire permet-il de payer les billets ?
Non. Il enregistre les participants et leurs choix. Collectez les paiements via votre propre billetterie ou vos coordonnées bancaires.
Que deviennent les photos envoyées par les participants ?
Elles sont jointes au document de coffre-fort de la personne et répertoriées dans sa réponse. Le formulaire demande si elles peuvent être partagées, avec ou sans le nom.
Puis-je l’utiliser pour un dîner unique plutôt que pour un week-end ?
Oui. Supprimez les événements dont vous n’avez pas besoin dans le concepteur, et les questions de suivi correspondantes seront supprimées avec eux.