Quel est le modèle de formulaire ordre de modification ?
La plupart des litiges sur un chantier de construction ou de rénovation commencent par une modification convenue oralement sur place, mais jamais mise par écrit. Un ordre de modification règle ce problème : un document par modification, décrivant les travaux ajoutés ou supprimés, la raison, le prix et l'effet sur le calendrier, signé par le client avant que quiconque ne prenne un outil.
Ce modèle guide l'entrepreneur à travers la modification en quatre courtes pages. Les lignes de coût apparaissent uniquement lorsque la modification a effectivement un coût, les questions sur le calendrier s'affichent seulement lorsque la date d'achèvement change, et le champ de commentaires du client apparaît lorsque celui-ci approuve sous conditions ou rejette la modification. Le client et l'entrepreneur signent tous deux sur la dernière page, afin que le dossier comporte les deux signatures.
Chaque ordre de modification envoyé devient un PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les plans, photos ou devis de fournisseurs joints au même dossier. Classez-les dans le dossier du projet et vous disposerez d'un historique numéroté et signé de chaque modification au moment d'établir le décompte final.
- Idéal pour
- Constructeurs, rénovateurs, entrepreneurs spécialisés et chefs de projet
- Rempli par
- L'entrepreneur, puis vérifié et signé par le client
- Temps nécessaire
- Environ 5 à 10 minutes par modification
- Comprend
- Détail des coûts, impact sur le calendrier, pièces jointes, deux signatures
Qui utilise un formulaire ordre de modification ?
- Un propriétaire demande une fenêtre supplémentaire à mi-parcours d'une rénovation et l'entrepreneur doit en chiffrer et faire approuver l'ajout
- Des solives pourries ou des canalisations cachées sont découvertes après l'ouverture d'un plancher
- Un client remplace un carrelage ou un équipement prévu par un autre produit
- Un inspecteur exige des travaux supplémentaires qui ne figuraient pas dans le périmètre initial
- Une partie des travaux est supprimée et le client doit voir le crédit correspondant par écrit
- Un sous-traitant chiffre une modification de conception que l'entrepreneur principal doit approuver
Questions de ce formulaire ordre de modification
39 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Projet et parties
- Nom du projet / chantier*
- Numéro de l’ordre de modification*
- Date d’émission*
- Référence du contrat / devis initial
- Entreprise de l’entrepreneur*
- Préparé par*
- E-mail*
- Téléphone
- Client / propriétaire*
- E-mail du client
- Adresse du chantier*
2 Le changement
- Qui a demandé ce changement ?* Client / propriétaire · Architecte ou concepteur · Entrepreneur · Condition imprévue du chantier · Inspecteur ou exigence réglementaire
- Type de changement* Travaux supplémentaires · Travaux supprimés (omission) · Remplacement de matériaux ou de produits · Modification de conception · Condition cachée ou imprévue · Modification du calendrier ou de l’ordre des travaux
- Décrivez le changement*
- Pourquoi est-il nécessaire ?*
- Référence de l’instruction, de la demande d’information ou du plan concerné
- Plans, photos ou devis de fournisseurs
3 Incidence sur les coûts et le calendrier
- Comment le changement est-il chiffré ?* Prix forfaitaire (somme globale) · Main-d’œuvre et matériaux · Prix unitaires · Aucun changement de coût
- Main-d’œuvre affichée uniquement si applicable
- Matériaux affichée uniquement si applicable
- Équipement et engins affichée uniquement si applicable
- Sous-traitants affichée uniquement si applicable
- Frais généraux et bénéfice (%) affichée uniquement si applicable
- Montant total de ce changement* affichée uniquement si applicable
- Effet sur le montant du contrat* affichée uniquement si applicable Augmente le montant du contrat · Réduit le montant du contrat (avoir)
- Montant du contrat avant ce changement
- Montant du contrat après ce changement
- Ce changement a-t-il une incidence sur la date d’achèvement ?*
- Nombre de jours ouvrés ajoutés* affichée uniquement si applicable
- Date d’achèvement révisée affichée uniquement si applicable
- Notes concernant le calendrier affichée uniquement si applicable
4 Approbation
- Décision du client* Approuvé · Approuvé avec commentaires · Rejeté
- Commentaires ou conditions* affichée uniquement si applicable
- Approuvé / examiné par*
- Fonction
- Date*
- Accord*
- Signature du client*
- Signature de l’entrepreneur*
Le formulaire ordre de modification, page par page
1 Projet et parties
L'entrepreneur indique le nom du projet, le numéro de l'ordre de modification, la date d'émission et la référence du contrat ou devis initial, puis les coordonnées de son entreprise, ses nom, adresse e-mail et téléphone, ainsi que le nom et l'adresse e-mail du client et l'adresse du chantier. Numéroter chaque modification (CO-001, CO-002…) permet de suivre facilement l'ensemble à la fin du chantier.
2 La modification
Une question à choix unique indique qui a demandé la modification — le client, un architecte ou un concepteur, l'entrepreneur, une condition imprévue du chantier, ou un inspecteur ou une exigence du code — et une question à cases à cocher la classe comme travaux supplémentaires, omission, remplacement, modification de conception, condition cachée ou modification du calendrier.
Deux champs obligatoires de texte long décrivent la modification et expliquent pourquoi elle est nécessaire. Une référence facultative la relie à une instruction, une demande d'information (RFI) ou un plan, et jusqu'à cinq plans, photos ou devis de fournisseurs peuvent être téléversés.
3 Impact sur les coûts et le calendrier
L'entrepreneur choisit le mode de chiffrage de la modification : prix forfaitaire, temps et matériaux, prix unitaires ou absence de modification du coût. Sauf en cas d'absence de modification du coût, des champs s'ouvrent pour la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement, les sous-traitants et un pourcentage de frais généraux et de bénéfice, puis pour le total obligatoire et pour indiquer si la modification augmente ou réduit le montant du contrat. Des champs facultatifs indiquent le montant du contrat avant et après la modification.
Une question oui/non demande si la date d'achèvement change. Si vous répondez oui, vous devez indiquer le nombre de jours ouvrés ajoutés, puis pouvez préciser la nouvelle date d'achèvement et ajouter des notes sur le calendrier.
4 Approbation
Une courte note précise que les travaux ne commencent qu'une fois la modification signée. La décision du client peut être « approuvée », « approuvée avec commentaires » ou « rejetée » ; toute réponse autre qu'une approbation simple exige des commentaires ou des conditions. Le nom, la fonction et la date de l'approbateur suivent, puis une déclaration d'accord confirmant que le périmètre, le montant et la date changent comme indiqué, tandis que le reste du contrat demeure inchangé. Le client et l'entrepreneur signent tous deux.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise des champs de coût pour l'adapter à vos contrats
- Renommez les lignes de coût selon votre méthode de ventilation des prix, ou supprimez celles que vous n'utilisez jamais
- Modifiez la déclaration d'accord pour faire référence à vos propres conditions contractuelles
- Créez une copie du formulaire pour chaque projet (par exemple, « Ordre de modification — cuisine Smith ») afin que les titres des PDF indiquent à quel chantier appartient chaque modification
- Classez les réponses dans un dossier par projet afin que toutes les modifications d'un chantier soient regroupées
- Ajoutez l'adresse e-mail du client à la liste de notifications de ce projet afin qu'il reçoive automatiquement chaque ordre de modification signé
Conseils pour un meilleur formulaire ordre de modification
- Émettez l'ordre de modification avant le début des travaux supplémentaires, et non après l'envoi de la facture
- Décrivez la modification de manière compréhensible pour une personne qui n'était pas présente sur le chantier — quantités, emplacements et matériaux
- Joignez le devis du fournisseur ou un plan annoté chaque fois que le prix en dépend
- Répondez toujours à la question sur le calendrier, même si la date ne change pas, afin d'éviter toute contestation ultérieure
- Tenez à jour le montant cumulé du contrat sur chaque modification afin que le client puisse en voir l'effet total
- Utilisez « absence de modification du coût » pour les remplacements sans incidence financière, afin que la trace écrite reste complète
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsque le formulaire est envoyé, FileIt le transforme en PDF avec les deux signatures et le classe dans votre coffre-fort, avec les plans ou devis téléversés en pièces jointes. Si les notifications sont activées, vous recevez un e-mail et une copie peut être envoyée à la personne qui a rempli le formulaire.
La plupart des entrepreneurs classent chaque modification dans le dossier du projet, consultent le tableau des réponses pour voir lesquelles sont approuvées ou rejetées, puis exportent la liste au format CSV lors du rapprochement du décompte final.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Ordre de modification : questions fréquentes
Ce modèle d'ordre de modification est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l'application Forms de chaque compte FileIt, y compris l'offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question pour l'adapter à votre façon de travailler.
Le client a-t-il besoin d'un compte FileIt pour signer ?
Non. Partagez le lien du formulaire ou prêtez votre téléphone ou votre tablette sur le chantier ; le client vérifie la modification et signe sans créer de compte.
Puis-je enregistrer un crédit pour des travaux supprimés ?
Oui. Sélectionnez « Travaux supprimés (omission) » comme type de modification, saisissez le total et choisissez « Réduit le montant du contrat (crédit) ».
Que se passe-t-il si la modification ne coûte rien ?
Choisissez « Absence de modification du coût » comme base de tarification : les lignes de coût sont masquées, mais vous conservez un enregistrement signé de la modification.
Puis-je joindre des plans ou des devis ?
Oui. Jusqu'à cinq fichiers — PDF, images, feuilles de calcul ou documents Word — peuvent être joints et sont classés avec l'ordre de modification.
Que se passe-t-il si le client rejette la modification ?
Il sélectionne « Rejetée » et doit ajouter un commentaire. L'ordre de modification rejeté est tout de même classé, afin que vous disposiez d'une trace indiquant qu'il a été proposé.
Puis-je utiliser ce formulaire comme ordre de variation ?
Oui. Le formulaire fonctionne de la même manière, quel que soit le nom que vous lui donnez — renommez le formulaire et les libellés pour les adapter à vos contrats.