¿Qué es la plantilla del formulario de orden de cambio?
La mayoría de las disputas en una obra o reforma empiezan con un cambio acordado verbalmente en el lugar de trabajo y que nunca se puso por escrito. Una orden de cambio lo soluciona: un documento por cada cambio que describe el trabajo añadido o eliminado, el motivo, el precio y el efecto en el calendario, firmado por el cliente antes de que nadie coja una herramienta.
Esta plantilla guía al contratista por el cambio en cuatro páginas breves. Las líneas de costes solo aparecen cuando el cambio realmente tiene un coste, las preguntas sobre el calendario solo se abren cuando cambia la fecha de finalización y el campo de comentarios del cliente aparece cuando aprueba con condiciones o lo rechaza. El cliente y el contratista firman en la última página, por lo que el registro conserva ambas firmas.
Cada orden de cambio enviada se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, con los planos, las fotos o los presupuestos de proveedores adjuntos al mismo registro. Archívalos en la carpeta del proyecto y tendrás un historial numerado y firmado de cada modificación cuando llegue el momento de cerrar la liquidación final.
- Ideal para
- Constructores, empresas de reformas, contratistas especializados y responsables de proyectos
- La completa
- El contratista, con revisión y firma del cliente
- Tiempo necesario
- Unos 5–10 minutos por cambio
- Incluye
- Desglose de costes, impacto en el calendario, archivos adjuntos y dos firmas
¿Quién usa un formulario de orden de cambio?
- Un propietario pide una ventana adicional a mitad de una reforma y el contratista necesita calcular su precio y obtener la aprobación
- Se encuentran vigas podridas o tuberías ocultas al levantar un suelo
- Un cliente cambia el azulejo o elemento especificado por otro producto
- Un inspector exige trabajo adicional que no estaba incluido en el alcance original
- Se elimina parte del trabajo y el cliente debe ver el abono por escrito
- Un subcontratista calcula el precio de un cambio de diseño para que lo apruebe el contratista principal
Preguntas de este formulario de orden de cambio
39 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Proyecto y partes
- Nombre del proyecto / trabajo*
- Número de orden de cambio*
- Fecha de emisión*
- Referencia del contrato / presupuesto original
- Empresa contratista*
- Preparado por*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Cliente / propietario*
- Correo electrónico del cliente
- Dirección de la obra*
2 La modificación
- ¿Quién solicitó esta modificación?* Cliente / propietario · Arquitecto o diseñador · Contratista · Condición imprevista del lugar · Inspector o requisito normativo
- Tipo de modificación* Trabajo adicional · Trabajo eliminado (omisión) · Sustitución de material o producto · Cambio de diseño · Condición oculta o imprevista · Cambio de plazo o de secuencia
- Describe la modificación*
- ¿Por qué es necesaria?*
- Referencia de la instrucción, RFI o plano relacionado
- Planos, fotografías o presupuestos de proveedores
3 Impacto en el coste y el plazo
- ¿Cómo se calcula el precio de la modificación?* Precio fijo (suma global) · Tiempo y materiales · Precios unitarios · Sin cambio de coste
- Mano de obra solo se pregunta cuando corresponde
- Materiales solo se pregunta cuando corresponde
- Equipos y maquinaria solo se pregunta cuando corresponde
- Subcontratistas solo se pregunta cuando corresponde
- Gastos generales y beneficio (%) solo se pregunta cuando corresponde
- Importe total de esta modificación* solo se pregunta cuando corresponde
- Efecto sobre el importe del contrato* solo se pregunta cuando corresponde Aumenta el importe del contrato · Reduce el importe del contrato (abono)
- Importe del contrato antes de esta modificación
- Importe del contrato después de esta modificación
- ¿Afecta esta modificación a la fecha de finalización?*
- Días laborables añadidos* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de finalización revisada solo se pregunta cuando corresponde
- Notas sobre el plazo solo se pregunta cuando corresponde
4 Aprobación
- Decisión del cliente* Aprobada · Aprobada con comentarios · Rechazada
- Comentarios o condiciones* solo se pregunta cuando corresponde
- Aprobada / revisada por*
- Cargo
- Fecha*
- Acuerdo*
- Firma del cliente*
- Firma del contratista*
El formulario orden de cambio, página por página
1 Proyecto y partes
El contratista registra el nombre del proyecto, el número de orden de cambio, la fecha de emisión y la referencia del contrato o presupuesto original; después, los datos de su empresa, su propio nombre, correo electrónico y teléfono, y el nombre y correo electrónico del cliente y la dirección de la obra. Numerar cada cambio (CO-001, CO-002…) facilita el seguimiento al final del trabajo.
2 El cambio
Una pregunta de opción única registra quién solicitó el cambio — el cliente, un arquitecto o diseñador, el contratista, una condición imprevista de la obra o un inspector o requisito normativo — y una pregunta de casillas lo clasifica como trabajo adicional, omisión, sustitución, cambio de diseño, condición oculta o cambio de calendario.
Dos campos obligatorios de texto largo describen el cambio y explican por qué es necesario. Una referencia opcional lo vincula a una instrucción, una RFI o un plano, y se pueden subir hasta cinco planos, fotos o presupuestos de proveedores.
3 Impacto en costes y calendario
El contratista elige cómo se calcula el precio del cambio: precio fijo, tiempo y materiales, precios unitarios o sin cambio de coste. Salvo que no haya cambio de coste, se abren campos para mano de obra, materiales, equipos, subcontratistas y un porcentaje de gastos generales y beneficio; después, un total obligatorio y la indicación de si aumenta o reduce el importe del contrato. Los campos opcionales muestran el importe del contrato antes y después.
Una pregunta de sí/no pregunta si cambia la fecha de finalización. Responder que sí solicita los días laborables añadidos (obligatorio), la fecha de finalización revisada y cualquier nota sobre el calendario.
4 Aprobación
Una nota breve explica que el trabajo solo comienza cuando se firma el cambio. La decisión del cliente puede ser aprobada, aprobada con comentarios o rechazada; cualquier opción que no sea una aprobación directa requiere comentarios o condiciones. A continuación se indican el nombre, el cargo y la fecha de la persona que aprueba, seguidos de una declaración de acuerdo que confirma que el alcance, el importe y la fecha cambian según lo descrito, mientras que el resto del contrato permanece igual. Firman tanto el cliente como el contratista.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de los campos de costes para que coincida con tus contratos
- Cambia el nombre de las líneas de costes para adaptarlas a tu forma de desglosar los precios o elimina las que nunca utilizas
- Edita la declaración de acuerdo para hacer referencia a las condiciones de tu propio contrato
- Crea una copia del formulario para cada proyecto (por ejemplo, "Orden de cambio — cocina de Smith") para que los títulos de los PDF indiquen a qué obra pertenece cada cambio
- Archiva las respuestas en una carpeta por proyecto para que todos los cambios de una obra estén juntos
- Añade el correo electrónico del cliente a la lista de notificaciones de ese proyecto para que reciba automáticamente cada orden de cambio firmada
Consejos para mejorar tu formulario orden de cambio
- Emite la orden de cambio antes de que empiece el trabajo adicional, no después de enviar la factura
- Describe el cambio de forma que lo entienda alguien que no estuvo en la obra: cantidades, ubicaciones y materiales
- Adjunta el presupuesto del proveedor o un plano anotado siempre que el precio dependa de ello
- Responde siempre a la pregunta sobre el calendario, aunque la fecha no cambie, para evitar discusiones más adelante
- Mantén el importe acumulado del contrato en cada cambio para que el cliente pueda ver el efecto total
- Usa "sin cambio de coste" en las sustituciones que no cuestan nada para que el rastro documental siga completo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía el formulario, FileIt lo convierte en un PDF con ambas firmas y lo archiva en tu bóveda, con los planos o presupuestos subidos como adjuntos. Si las notificaciones están activadas, recibes un correo electrónico y se puede enviar una copia a la persona que lo completó.
La mayoría de los contratistas archivan cada cambio en la carpeta del proyecto, consultan la tabla de respuestas para ver qué cambios están aprobados o rechazados y exportan la lista a CSV al conciliar la liquidación final.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Orden de cambio: preguntas frecuentes
¿La plantilla de orden de cambio es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu forma de trabajar.
¿El cliente necesita una cuenta de FileIt para firmar?
No. Comparte el enlace del formulario o préstale tu teléfono o tableta en la obra; el cliente revisa el cambio y firma sin crear una cuenta.
¿Puedo registrar un abono por trabajo que se ha eliminado?
Sí. Elige "Trabajo eliminado (omisión)" como tipo de cambio, introduce el total y selecciona "Reduce el importe del contrato (abono)".
¿Qué ocurre si el cambio no cuesta nada?
Elige "Sin cambio de coste" como base del precio y las líneas de costes quedarán ocultas, pero seguirás teniendo un registro firmado del cambio.
¿Puedo adjuntar planos o presupuestos?
Sí. Se pueden adjuntar hasta cinco archivos — PDF, imágenes, hojas de cálculo o documentos de Word — y se archivan con la orden de cambio.
¿Qué ocurre si el cliente rechaza el cambio?
Selecciona "Rechazado" y debe añadir un comentario. La orden de cambio rechazada se archiva igualmente, por lo que tendrás constancia de que se presentó.
¿Puedo utilizarlo como una orden de modificación?
Sí. El formulario funciona igual, independientemente de cómo lo llames: cambia el nombre del formulario y las etiquetas para adaptarlos a tus contratos.