Qu’est-ce qu’un contrat de location saisonnière ?
Un contrat de location saisonnière est le contrat entre l’hôte d’une maison de vacances et le voyageur qui la réserve — qu’il s’agisse d’une maison en bord de mer, d’un chalet, d’un appartement ou d’un gîte loué à la nuit ou à la semaine. Les plateformes de réservation ont leurs propres conditions, mais lorsqu’un voyageur réserve directement auprès de vous, par téléphone, par e-mail ou sur votre propre site web, c’est ce contrat qui fixe les règles du séjour.
Le modèle couvre le logement et ce qui est inclus, les horaires d’arrivée et de départ, le nombre maximal de voyageurs passant la nuit, le prix total et l’échéancier des paiements, un dépôt de garantie facultatif avec une date limite de restitution que vous choisissez, une politique d’annulation (remboursement intégral jusqu’à un nombre de jours défini par vos soins, puis aucun remboursement, 50 % ou remboursement uniquement si les dates sont relouées), les règles de la maison concernant les fêtes, les animaux, le tabac et les heures de tranquillité, l’accès de l’hôte, les dommages et la responsabilité, ainsi que les tâches à effectuer au départ. Il précise que le séjour constitue une autorisation d’occupation de courte durée et non un bail d’habitation.
- Idéal pour
- Réservations directes de maisons de vacances, chalets, gîtes et appartements
- Signataires
- L’hôte et le voyageur principal
- Annulation
- Remboursement intégral jusqu’au nombre de jours choisi, puis la politique de votre choix
- Longueur
- 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un contrat de location saisonnière
- Un voyageur réserve directement votre maison de vacances au lieu de passer par une plateforme
- Des voyageurs habituels ou des amis d’amis louent votre chalet pour une semaine
- Une réunion de famille ou une réservation de groupe pour laquelle vous souhaitez fixer clairement le nombre de voyageurs et interdire les fêtes
- Un gestionnaire immobilier loue des maisons de vacances pour le compte de propriétaires
- Un séjour saisonnier plus long pour lequel un dépôt de garantie et un échéancier de paiements sont importants
Ce que vous remplissez
28 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : hôte, voyageur.
1 Les parties
- Hôte (votre entreprise ou votre nom)*
- Téléphone ou adresse e-mail de l’hôte pendant le séjour*
- Nom complet du voyageur*
- Adresse personnelle du voyageur
2 Le bien
- Nom du bien
- Adresse du bien*
- Ce qui est inclus
3 Le séjour
- Date d’arrivée*
- Arrivée à partir de*
- Date de départ*
- Départ au plus tard à*
- Nombre maximal de voyageurs*
- Noms des autres voyageurs
4 Prix et paiement
- Devise*
- Prix total du séjour*
- Le prix total comprend
- Échéancier des paiements*
- Mode de paiement
- Dépôt de garantie
- Dépôt restitué dans un délai de (jours après le départ)
5 Annulation
- Remboursement intégral si le voyageur annule au moins (jours avant l’arrivée)*
- Si le voyageur annule plus tard* aucun remboursement · un remboursement de 50 % du prix · un remboursement uniquement si les dates sont à nouveau réservées
6 Règles de la maison
- Animaux de compagnie* Non autorisés · Autorisés avec l’accord préalable de l’hôte avant l’arrivée
- Tabac et cigarette électronique* Interdits partout sur le bien · Autorisés uniquement à l’extérieur, à l’écart des portes et fenêtres
- Heures de silence
- Autres règles de la maison
- Tâches de départ
7 Autres conditions
- Droit applicable*
8 Qui signe
- Hôte signature et date, initiales sur chaque page · Le propriétaire ou le gestionnaire qui loue le bien.
- Voyageur signature et date, initiales sur chaque page · L’adulte qui réserve le séjour et est responsable de l’ensemble du groupe.
Ce que couvre le contrat de location saisonnière
- Le bien
- Le séjour
- Prix et paiement
- Dépôt de garantie
- Annulation
- Règles de la maison
- Accès de l’Hôte
- Dommages et responsabilité
- Départ
- Dispositions générales
Utiliser le contrat de location saisonnière, étape par étape
1 Décrivez le logement et le séjour
Ajoutez le nom et l’adresse du logement, ce qui est inclus (chambres, linge de maison, parking, jacuzzi), les dates d’arrivée et de départ, les horaires d’arrivée et de départ, ainsi que le nombre maximal de voyageurs passant la nuit.
2 Fixez le prix et l’échéancier des paiements
Indiquez le prix total et précisez ce qu’il comprend — frais de ménage, taxe locale d’occupation ou taxe de séjour. Décrivez l’échéancier, par exemple 50 % à la signature et le solde 30 jours avant l’arrivée. Ajoutez un dépôt de garantie si vous en demandez un.
3 Choisissez votre politique d’annulation
Définissez le nombre de jours avant l’arrivée pendant lesquels un voyageur peut annuler pour obtenir un remboursement intégral, ainsi que ce qui se passe ensuite. Si vous devez annuler, le modèle prévoit le remboursement intégral du voyageur.
4 Ajoutez le règlement intérieur et envoyez le contrat
Choisissez les règles concernant les animaux et le tabac, les heures de tranquillité, toute autre règle de la maison et les tâches à effectuer au départ. Envoyez ensuite le contrat au voyageur principal pour signature : il est responsable de tous les membres de son groupe.
Conseils avant l’envoi
- Les locations de courte durée sont réglementées dans de nombreuses villes et régions : enregistrement, autorisations, limites d’occupation et taxes. Vérifiez les règles applicables chez vous avant d’accepter des réservations.
- Envoyez séparément vos instructions d’arrivée et vos coordonnées d’urgence, peu avant la date prévue.
- Photographiez le logement avant chaque séjour afin de pouvoir en prouver l’état si vous devez déduire une somme du dépôt.
- Informez les voyageurs de la présence de caméras de sécurité extérieures avant leur réservation et ne placez jamais de caméra à l’intérieur.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Contrat de location saisonnière : questions fréquentes
Une location saisonnière est-elle un bail d’habitation ?
Le modèle la présente comme une autorisation d’occupation de courte durée pour les dates convenues, et non comme un bail d’habitation ; il précise également que le voyageur n’a pas le droit de rester ensuite. La question de savoir si le droit local des baux d’habitation peut néanmoins s’appliquer, notamment aux séjours plus longs, dépend du lieu où se trouve le logement.
Quand dois-je restituer le dépôt de garantie ?
Dans le nombre de jours suivant le départ que vous avez défini (14 par défaut), après déduction des frais raisonnables liés aux dommages, aux objets manquants ou à un nettoyage supplémentaire, avec une explication écrite et, si possible, des photos. Certains endroits prévoient leurs propres règles concernant les dépôts, qui s’appliquent lorsqu’elles existent.
Que se passe-t-il si le voyageur fait venir plus de personnes que prévu ?
La limite de voyageurs s’applique à toutes les personnes qui passent la nuit sur place, y compris les enfants, et les fêtes nécessitent votre autorisation écrite. Si le voyageur enfreint gravement le règlement intérieur, le modèle vous permet de mettre fin au séjour après un avertissement lorsque cela est raisonnable, sans remboursement, sauf disposition contraire de la loi.
Un contrat de location signé en ligne est-il valable ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS)) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat ordinaire tel qu’une location saisonnière. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat de finalisation (Certificate of Completion) avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement le modèle avec l’application de signature électronique de FileIt, et votre voyageur n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.