Qu’est-ce qu’un accord de services de facturation médicale ?
Un accord de services de facturation médicale est le contrat entre un cabinet de santé et la société à laquelle il externalise sa facturation. La société de facturation prépare et soumet les demandes de remboursement, enregistre les paiements, suit les rejets et rend compte des créances du cabinet ; le cabinet reste responsable des soins qu’il fournit, de sa documentation clinique et de ses décisions concernant les remboursements et les abandons de créances. Comme la société de facturation traite des informations de santé des patients, la confidentialité et les dossiers sont aussi importants que les honoraires.
Ce modèle couvre les services de facturation, la personne qui attribue les codes d’actes et de diagnostics, l’inclusion éventuelle des relevés destinés aux patients et de l’accréditation, un délai de soumission des demandes, les responsabilités du cabinet, la conformité (seuls les services documentés sont facturés, aucune modification de code sans approbation, aucun paiement pour des recommandations), les informations des patients et la confidentialité — avec un accord distinct d’associé commercial ou de traitement des données lorsque la loi l’exige — les rapports mensuels et les paiements versés directement au cabinet, les honoraires, la propriété et la restitution des dossiers, les erreurs et l’assurance, ainsi qu’une période de transition à la fin de l’accord.
- Idéal pour
- Cabinets de médecins, dentistes, thérapeutes et spécialistes externalisant leur facturation
- Signataires
- Le cabinet et la société de facturation, chacun avec son intitulé de poste
- Honoraires
- Pourcentage des encaissements nets, par demande ou forfait mensuel
- Longueur
- 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord de services de facturation médicale
- Un cabinet privé qui externalise sa facturation pour la première fois
- Passer d’une société de facturation à une autre
- Une société de facturation qui intègre un nouveau cabinet client
- Un cabinet de groupe en croissance qui formalise un accord informel
Ce que vous remplissez
18 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : cabinet, société de facturation.
1 Les parties
- Date de début*
- Dénomination sociale de la société de facturation*
- Adresse de la société de facturation
- Dénomination sociale du cabinet*
- Adresse du cabinet
- Spécialité et professionnels de santé
2 Services
- Qui attribue les codes d'actes et de diagnostics* les professionnels de santé du Cabinet, la Société de facturation vérifiant l'absence d'erreurs · les codeurs certifiés de la Société de facturation, à partir de la documentation du Cabinet
- Relevés et appels des patients* inclus · non inclus
- Inscription auprès des payeurs et accréditation* non inclus · inclus · disponible moyennant les frais supplémentaires indiqués sous autres frais à la section 6
- Demandes soumises dans un délai de (jours ouvrés à compter de la réception de la documentation complète)*
3 Honoraires
- Devise*
- Mode de rémunération de la Société de facturation* un pourcentage des recouvrements nets · des honoraires par demande soumise · des honoraires mensuels fixes
- Pourcentage ou montant*
- Autres frais
- Factures payées dans un délai de (jours)*
4 Autres conditions
- Assurance erreurs et omissions de la Société de facturation
- Préavis de résiliation (jours)*
- Droit applicable*
5 Qui signe
- Cabinet signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Le propriétaire ou le responsable autorisé du cabinet médical.
- Société de facturation signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Une personne autorisée de la société de facturation.
Ce que couvre le accord de services de facturation médicale
- Services
- Responsabilités du Cabinet
- Respect de la réglementation
- Informations relatives aux patients et confidentialité
- Rapports et accès
- Honoraires
- Dossiers
- Erreurs, responsabilité et assurance
- Durée et résiliation
- Dispositions générales
Utiliser le accord de services de facturation médicale, étape par étape
1 Indiquez les deux parties
Ajoutez la société de facturation et le cabinet, et indiquez éventuellement la spécialité du cabinet et ses professionnels afin de définir clairement le périmètre.
2 Définissez les services
Choisissez qui attribue les codes — les professionnels du cabinet, avec vérification par la société de facturation, ou les codeurs certifiés de la société de facturation à partir de la documentation du cabinet. Précisez si les relevés destinés aux patients et l’accréditation sont inclus, ainsi que le délai d’envoi des demandes.
3 Fixez les honoraires
Choisissez un pourcentage des encaissements nets, un tarif par demande ou un forfait mensuel, puis indiquez le montant. Répertoriez séparément les éventuels frais de mise en place, d’accréditation ou de relevés.
4 Assurance et préavis
Définissez le montant minimal d’assurance responsabilité civile professionnelle pour erreurs et omissions de la société de facturation, ainsi que le préavis nécessaire pour mettre fin à l’accord. Le modèle exige également une couverture contre les cyberrisques adaptée aux données des patients.
5 Signez aussi l’accord de confidentialité
Lorsque la législation sur la confidentialité des données de santé l’exige — par exemple un accord d’associé commercial HIPAA (HIPAA business associate agreement) aux États-Unis — signez cet accord avant tout partage d’informations sur les patients. Vous pouvez également l’envoyer via FileIt eSign.
Conseils avant l’envoi
- Certains organismes payeurs et certaines juridictions limitent les honoraires de facturation calculés en pourcentage des encaissements. Vérifiez ce point avant de choisir cette option.
- Faites verser les paiements directement sur le compte bancaire du cabinet — le modèle n’autorise pas la société de facturation à détenir les fonds du cabinet.
- Attribuez à la société de facturation des identifiants individuels pour vos systèmes, jamais des identifiants partagés, afin de pouvoir suivre et supprimer les accès.
- Convenez de la transition à l’avance. Le modèle exige que les dossiers soient restitués ou transférés dans un format électronique exploitable à la fin de l’accord.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord de services de facturation médicale : questions fréquentes
Cet accord remplace-t-il un accord d’associé commercial HIPAA ?
Non. Le modèle comprend des engagements de confidentialité et de sécurité, mais lorsque la législation sur la confidentialité des données de santé exige un accord spécifique — par exemple un accord d’associé commercial au titre de la HIPAA (business associate agreement under HIPAA) aux États-Unis, ou un accord de traitement des données ailleurs — les parties doivent également en signer un. Le modèle le précise et donne la priorité à cet accord pour les données des patients.
Qui est responsable des erreurs de codage ?
Cela dépend de la personne qui attribue les codes, selon votre choix. La société de facturation corrige ses propres erreurs à ses frais et est responsable des paiements perdus en raison de ses délais non respectés ou de ses erreurs de facturation, mais pas des rejets causés par la documentation ou les décisions de codage du cabinet.
Cet accord peut-il être signé électroniquement ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN et UETA), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, comme preuve de l’identité des signataires et de la date de signature.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement le modèle avec l’application eSignature de FileIt, et les personnes auxquelles vous l’envoyez n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour le signer.