Formulario DE 34 — Informe de nuevos empleados de California

¿Qué es Form DE 34?

El Formulario DE 34, el Informe de nuevos empleados (Report of New Employee(s)), es el informe en papel de California para nuevas contrataciones. Las instrucciones del formulario explican que la legislación federal obliga a todos los empleadores a informar de cada empleado recién contratado que trabaje en California al Departamento de Desarrollo del Empleo (Employment Development Department, EDD) en un plazo de 20 días desde la fecha de inicio del trabajo, es decir, el primer día de trabajo. Un empleado reincorporado después de una separación de al menos 60 días consecutivos debe comunicarse de la misma manera. Las agencias estatales y de los condados utilizan la información para ayudar a localizar a padres que están atrasados en sus obligaciones de pensión alimenticia.

Un DE 34 contiene los datos de tu empresa (número de cuenta del impuesto sobre nóminas del empleador de California, código de sucursal si tienes uno, número de identificación federal del empleador, EIN, nombre de la empresa, persona de contacto, teléfono y dirección) y los datos de hasta seis empleados, cada uno con su nombre, número de la Seguridad Social, domicilio y fecha de inicio del trabajo. El EDD lee el formulario con una máquina, por lo que las instrucciones piden introducir los datos escritos en MAYÚSCULAS y sin guiones, barras, comas ni puntos. La edición actual es DE 34 Rev. 10 (3-17).

FileIt te permite completar el DE 34 mediante un formulario guiado e imprime tus respuestas en el PDF del EDD, con el formato que este solicita: mayúsculas, solo dígitos y fechas de seis cifras en formato MMDDYY. El formulario terminado se guarda en tu bóveda. FileIt nunca lo envía: tú mismo lo envías por fax o correo al EDD, o informas online a través de los servicios electrónicos para empresas del EDD (EDD e-Services for Business).

¿Quién debe completar Form DE 34?

• Cualquier empleador que tenga un empleado recién contratado que trabaje en California.
• Empleadores que reincorporen a una persona después de una separación de al menos 60 días consecutivos.
• Pequeñas empresas y empleadores domésticos que prefieran un informe en papel a los servicios electrónicos para empresas del EDD (EDD e-Services for Business).
• Personal de nóminas que informe de varias nuevas contrataciones a la vez: el formulario admite hasta seis.

Cuándo usar Form DE 34

• En un plazo de 20 días desde el primer día de trabajo en California de un empleado nuevo.
• En un plazo de 20 días desde la reincorporación de una persona que haya estado separada durante al menos 60 días consecutivos.
• Cuando informes en papel por fax o correo en lugar de hacerlo a través de los servicios electrónicos para empresas (e-Services for Business).
• No es para contratistas independientes: estos se comunican en un formulario distinto del EDD, el DE 542.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu número de cuenta del impuesto sobre nóminas del empleador de California (8 dígitos) y el código de sucursal, si el EDD te asignó uno.
• Tu número federal de identificación del empleador (EIN).
• El nombre y la dirección de tu empresa, y una persona de contacto con número de teléfono.
• Para cada empleado: nombre, inicial del segundo nombre, apellidos y número de la Seguridad Social.
• El domicilio de cada empleado: número y nombre de la calle, unidad o apartamento, ciudad, estado y código postal.
• La fecha de inicio del trabajo de cada empleado (su primer día de trabajo).

Qué contiene Form DE 34

La edición de 2017 tiene 2 páginas. FileIt lo organiza en 7 partes:

1. EmployerEmployer
2. New employeeEmployer
3. New employee 2Employer
4. New employee 3Employer
5. New employee 4Employer
6. New employee 5Employer
7. New employee 6Employer

Cómo completar Form DE 34, paso a paso

1 Información del empleador

En la parte superior, introduce la fecha, tu número de cuenta del impuesto sobre nóminas del empleador de California, tu código de sucursal (solo si el EDD te asignó uno) y tu número de identificación federal. Después, añade el nombre de tu empresa, la persona de contacto, el número de teléfono y la dirección de la empresa. Las instrucciones indican que debes incluir tu número de cuenta en cada formulario que completes.

2 Nombre y número de la Seguridad Social del empleado

Para cada empleado nuevo, introduce el nombre, la inicial del segundo nombre, los apellidos y el número de nueve dígitos de la Seguridad Social. Los datos escritos deben ir en MAYÚSCULAS y sin guiones, por lo que FileIt imprime 123-45-6789 como 123456789.

3 Domicilio del empleado

Introduce el número y el nombre de la calle y la unidad o apartamento en sus casillas correspondientes; después, la ciudad, el estado de dos letras y el código postal. Es el domicilio del empleado, no el lugar de trabajo.

4 Fecha de inicio del trabajo

La fecha de inicio del trabajo es el primer día en que el empleado trabajó realmente. Se imprime con seis dígitos, MMDDYY; por ejemplo, 091426 para el 14 de septiembre de 2026. El plazo de 20 días para informar se cuenta desde esta fecha.

5 Más de un empleado

Cada formulario tiene espacio para seis empleados. FileIt muestra el primero y te permite activar los demás. Si son más de seis, completa otro DE 34.

Errores comunes que debes evitar

• Informar fuera de plazo. Las instrucciones advierten de una sanción de $24 por cada incumplimiento de informar dentro del plazo exigido, o de $490 si el incumplimiento se debe a un acuerdo intencionado entre el empleador y el empleado para no informar o presentar un informe falso o incompleto.
• Olvidar a los empleados reincorporados que estuvieron ausentes durante al menos 60 días consecutivos: también deben comunicarse.
• Omitir información obligatoria. El formulario advierte que un informe incompleto puede rechazarse o ser objeto de una sanción.
• Escribir guiones, barras, comas o puntos en las casillas, cuando el EDD pide que se omitan.
• Incluir contratistas independientes en el DE 34 en lugar de utilizar el DE 542, que es el formulario separado.
• Escribir la dirección del trabajo en lugar del domicilio del empleado.

Después de completarlo

Envía el formulario por fax al 916-319-4400 o por correo a Employment Development Department, PO Box 997016, MIC 96, West Sacramento, CA 95799-7016. El EDD también acepta informes de nuevas contrataciones a través de los servicios electrónicos para empresas (e-Services for Business).

Conserva una copia con tus registros de nóminas. FileIt guarda el PDF terminado en tu bóveda, para que puedas demostrar cuándo y qué informaste.

Preguntas: la línea del Registro de nuevos empleados y comunicación de contratistas independientes del EDD (New Employee Registry and Independent Contractor Reporting) es 916-657-0529, y el Centro de asistencia al contribuyente (Taxpayer Assistance Center) es 888-745-3886 (ambos números aparecen impresos en el formulario).

Form DE 34: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por California Employment Development Department (EDD): https://edd.ca.gov/siteassets/files/pdf_pub_ctr/de34.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting/
• Edición mostrada en esta página: DE 34 Rev. 10 (3-17) (INTERNET) (comprobada el 2026-09-28).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de California Employment Development Department (EDD) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-28.

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