¿Qué es la plantilla del formulario de aprobación de pruebas de diseño?
«¡Tiene muy buena pinta!» en un correo no es una aprobación suficiente cuando recibes 5.000 folletos con un error en el número de teléfono. Las agencias, los diseñadores y las imprentas necesitan una respuesta clara sobre cada prueba: quién la aprobó, qué versión era, qué se revisó y qué queda por cambiar.
Esta plantilla ofrece a tus clientes una forma breve y estructurada de responder. Indican el proyecto y la versión de la prueba, especifican qué están revisando y confirman si tienen autorización para aprobarla. Una lista de comprobación les anima a revisar la ortografía, los nombres, los precios y las fechas, los logotipos, los colores, los tamaños y los enlaces antes de tomar una decisión. Cualquier respuesta que no sea una aprobación directa abre un campo para indicar los cambios, una opción para subir anotaciones y una pregunta sobre la urgencia.
El cliente firma la decisión y FileIt la guarda como PDF en tu bóveda, junto con los archivos anotados que se hayan adjuntado.
- Ideal para
- Estudios de diseño, agencias, imprentas, rotulistas y profesionales creativos independientes
- Quién lo completa
- El cliente que revisa la prueba
- Tiempo necesario
- Unos 3–5 minutos, más el tiempo de revisión
- Incluye
- Una lista de comprobación, una decisión con tres opciones, campos de seguimiento para cambios y anotaciones, y una firma
¿Quién usa un formulario de aprobación de pruebas de diseño?
- Imprentas que obtienen la aprobación firmada antes de iniciar una tirada
- Agencias que hacen seguimiento de la aprobación en cada ronda de cambios de diseño
- Profesionales independientes que confirman que un logotipo o una identidad de marca es definitiva
- Diseñadores web que obtienen la aprobación de los diseños de las páginas antes de desarrollarlas
- Editores de vídeo que recopilan solicitudes de cambios entre versiones
Preguntas de este formulario de aprobación de pruebas de diseño
18 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 La prueba
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Empresa
- Nombre del proyecto o número de trabajo*
- Versión de la prueba*
- ¿Qué estás revisando?* Logotipo o identidad de marca · Arte final para impresión · Embalaje · Diseño de sitio web o aplicación · Gráficos para redes sociales · Vídeo o animación · Texto o contenido escrito · Señalización · Otro
- ¿Estás autorizado para aprobar esto en nombre de tu organización?*
- ¿Quién tiene la aprobación final?* solo se pregunta cuando corresponde
2 Revisión
- He comprobado* Ortografía y gramática · Nombres, cargos y datos de contacto · Precios, fechas y números · Logotipos e imágenes · Colores · Tamaño, formato y dimensiones · Enlaces y códigos QR
- Tu decisión* Aprobado tal como está · Aprobado una vez realizados los cambios indicados a continuación · No aprobado: revisa y envía una nueva prueba
- Cambios necesarios* solo se pregunta cuando corresponde
- Prueba anotada o capturas de pantalla solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué urgencia tienen los cambios? solo se pregunta cuando corresponde Plazo estándar · Urgente: se acerca la fecha límite
- ¿Qué grado de satisfacción tienes con esta prueba en general?
- ¿Algún otro comentario para el equipo?
3 Aprobación final
- Aprobación*
- Firma*
- Fecha*
El formulario aprobación de pruebas de diseño, página por página
1 La prueba
El cliente indica su nombre, correo electrónico y empresa, el nombre del proyecto o número de trabajo y la versión de la prueba, como v2 o Ronda 3. ¿Qué estás revisando? incluye logotipo o identidad de marca, diseño para impresión, packaging, diseño de una web o app, gráficos para redes sociales, vídeo, textos, rotulación y otros. Si responde No a ¿Tienes autorización para aprobar esto en nombre de tu organización?, el formulario pregunta quién tiene la aprobación final.
2 Revisión
Una breve nota recuerda al cliente que debe revisar cuidadosamente cada elemento, ya que los cambios posteriores a la aprobación pueden aumentar el coste o el plazo. La lista He comprobado incluye la ortografía y la gramática, los nombres y los datos de contacto, los precios, las fechas y los números, los logotipos y las imágenes, los colores, el tamaño y el formato, y los enlaces y códigos QR.
Tu decisión ofrece tres respuestas: aprobado tal como está, aprobado una vez realizados los cambios indicados, o no aprobado y devuelto para una nueva prueba. Las dos últimas opciones abren Cambios necesarios, con un texto de ayuda que pide indicar un cambio por línea y su ubicación, además de una opción para subir hasta cinco pruebas o capturas de pantalla con anotaciones y una pregunta sobre la urgencia. La página termina con una valoración por estrellas y un campo de comentarios.
3 Aprobación
El cliente marca una declaración en la que confirma que la decisión es definitiva para esta versión y que, una vez aprobada, será responsable de los errores que no se hayan señalado. Después firma y añade la fecha.
Personaliza la plantilla
- Edita la lista de comprobación para adaptarla a tus entregables, como el sangrado y el corte en trabajos de impresión
- Añade un menú desplegable con tus números de trabajo si gestionas varios proyectos para un mismo cliente
- Reescribe la declaración de aprobación para reflejar tus propias condiciones
- Guarda las aprobaciones en una carpeta de la bóveda por cliente o por proyecto
- Elimina la valoración por estrellas si prefieres que el formulario se centre únicamente en la decisión
Consejos para mejorar tu formulario aprobación de pruebas de diseño
- Envía un formulario por cada versión de la prueba para que cada ronda tenga su propio registro firmado
- Incluye el número de versión en la propia prueba para que coincida con el formulario
- No empieces la producción hasta tener un PDF de aprobación
- Cuando puedas, pide las anotaciones como archivos en lugar de descripciones largas
- Envía la solicitud por correo electrónico para saber cuándo la ha abierto el cliente
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada decisión se guarda como PDF en tu bóveda, con el nombre del cliente y la fecha en el título, y muestra la versión, la lista de comprobación, la decisión, los cambios y la firma. Las anotaciones se adjuntan al documento. Recibes un correo electrónico de inmediato y el cliente obtiene una copia cuando esta opción está activada.
La tabla Respuestas muestra cada aprobación y solicitud de cambios. Busca por proyecto o número de trabajo para ver cada ronda en orden, o exporta los datos a CSV para elaborar informes sobre las rondas de cambios de cada proyecto.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Aprobación de pruebas de diseño: preguntas frecuentes
¿Es gratuito este formulario de aprobación de pruebas?
Sí. Es una plantilla inicial de la app Forms de FileIt y puedes editar todas las preguntas.
¿Puede el cliente subir un PDF con anotaciones?
Sí. Cuando la decisión no es una aprobación directa, puede subir hasta cinco pruebas o capturas de pantalla con anotaciones.
¿La aprobación firmada es jurídicamente vinculante?
Es un registro escrito claro de la decisión del cliente. El valor que tenga depende de tus condiciones y de la normativa local, así que revísalas si es importante.
¿Puedo enviárselo a un cliente por correo electrónico?
Sí. Envía una solicitud con un mensaje y el enlace a la prueba. FileIt registra cuándo se consulta y se envía, y permite enviar recordatorios si es necesario.
¿Qué ocurre si la persona que revisa no puede aprobarlo?
El formulario pregunta si tiene autorización y, si no la tiene, quién debe dar la aprobación final, para que sepas a quién pedir la aprobación.
¿Los clientes necesitan una cuenta?
No. Abren el enlace, revisan, toman una decisión y firman sin registrarse.