¿Qué es la plantilla del formulario de notas de reuniones individuales?
Las reuniones individuales periódicas son uno de los hábitos más útiles que puede tener una persona responsable. Sin embargo, su valor se pierde cuando las notas se quedan en un cuaderno privado o no se escriben. Se olvidan acciones, el mismo obstáculo aparece durante tres semanas seguidas y, cuando llega el momento de evaluar el desempeño, nadie recuerda qué se dijo en marzo.
Esta plantilla da a todas las reuniones individuales la misma estructura. Incluye cómo se siente el miembro del equipo, sus logros, prioridades, obstáculos y cualquier otro tema que haya surgido. Los comentarios quedan registrados en ambas direcciones, y la reunión termina con acciones claras y una fecha para la siguiente. Puede rellenarla la persona responsable o el miembro del equipo, y ambos confirman que las notas se han compartido.
Cada envío se guarda en tu bóveda de FileIt como un PDF fechado. Con el paso de los meses, esto crea un historial de la relación laboral que puedes consultar antes de una evaluación o de una conversación difícil.
- Ideal para
- Personas responsables que organizan reuniones individuales semanales, quincenales o mensuales con su equipo
- Quién la rellena
- La persona responsable o el miembro del equipo, durante la reunión o justo después
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5-10 minutos
- Incluye
- Una escala sobre cómo se siente la persona, campos de comentarios en ambas direcciones y acciones estructuradas
¿Quién usa un formulario de notas de reuniones individuales?
- Una persona responsable que acaba de asumir el cargo y quiere crear un hábito constante de reuniones individuales con cada persona a su cargo
- Un equipo que quiere dejar por escrito las acciones de las reuniones individuales en lugar de confiar en la memoria
- Una organización que pide a las personas responsables mantener un registro sencillo de las reuniones periódicas
- Un equipo remoto para el que las reuniones individuales son el principal contacto habitual entre la persona responsable y el miembro del equipo
- Hacer un seguimiento de las conversaciones sobre desarrollo profesional entre evaluaciones formales
- Preparar una evaluación del desempeño revisando varios meses de notas de reuniones individuales
Preguntas de este formulario de notas de reuniones individuales
23 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Detalles de la reunión
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Eres…* Responsable · Miembro del equipo
- ¿Con quién fue la reunión?*
- Fecha de la reunión*
- Formato Presencial · Videollamada · Teléfono · Reunión caminando
- Duración (minutos)
2 Cómo van las cosas
- ¿Cómo se siente ahora mismo el miembro del equipo con respecto al trabajo?
- ¿Qué hay detrás de eso y qué ayudaría? solo se pregunta cuando corresponde
- Logros desde la última vez
- Prioridades actuales y progreso*
- Obstáculos o inquietudes
- ¿Qué más trataron? Metas y objetivos · Carga de trabajo y prioridades · Desarrollo profesional · Habilidades y formación · Dinámica del equipo · Procesos y herramientas · Comentarios · Permisos y horarios
- Notas sobre la carrera profesional y el desarrollo solo se pregunta cuando corresponde
3 Comentarios
- Comentarios para el miembro del equipo
- Comentarios para el responsable
- Apoyo que solicitó el miembro del equipo
4 Acciones y próximos pasos
- Acciones acordadas*
- ¿Hay algo que debamos plantear a RR. HH. o a la alta dirección?
- ¿Qué y quién lo planteará?* solo se pregunta cuando corresponde
- Próxima reunión individual
- Temas que retomar la próxima vez
- Notas compartidas*
El formulario notas de reuniones individuales, página por página
1 Datos de la reunión
La persona que registra la reunión indica su nombre y correo electrónico, y señala si es la persona responsable o el miembro del equipo. Añade con quién fue la reunión, la fecha de la reunión, el formato (presencial, por vídeo, por teléfono o durante un paseo) y su duración en minutos.
2 Cómo van las cosas
Una escala del 1 al 5 pregunta cómo se siente el miembro del equipo con respecto al trabajo. Cualquier respuesta inferior a 3 abre una pregunta de seguimiento sobre el motivo y sobre qué podría ayudar, con un recordatorio para no incluir datos sensibles de salud en las notas. Después aparecen los logros desde la última reunión, las prioridades y avances actuales, que son obligatorios, y los obstáculos o preocupaciones. Una lista de comprobación registra otros temas tratados, como objetivos, carga de trabajo, crecimiento profesional, habilidades, dinámica del equipo, procesos, comentarios y tiempo libre. Marcar crecimiento profesional abre un campo de notas específico.
3 Comentarios
Tres campos opcionales permiten registrar comentarios para el miembro del equipo, comentarios para la persona responsable y cualquier apoyo que haya solicitado el miembro del equipo. El texto de ayuda orienta hacia comentarios específicos y basados en conductas, en lugar de impresiones generales.
4 Acciones y próximos pasos
Las acciones acordadas son obligatorias: una por línea, indicando qué se hará, quién lo hará y para cuándo. Si hay algo que deba plantearse a Recursos Humanos o a la dirección, el formulario pregunta qué es y quién lo comunicará. La reunión termina con la fecha de la próxima reunión individual, los temas que se retomarán entonces y una confirmación de que las notas reflejan la conversación y se han compartido.
Personaliza la plantilla
- Añade los puntos fijos de la agenda de tu equipo como preguntas adicionales para que aparezcan en cada reunión
- Haz obligatorio el nombre y el correo electrónico de quienes responden en la configuración del formulario para que cada conjunto de notas quede vinculado a la persona que lo registró
- Guarda las reuniones individuales de cada persona en su propia carpeta de la bóveda para mantener un historial continuo
- Añade el correo electrónico del miembro del equipo a las notificaciones para que reciba automáticamente una copia de las notas de la persona responsable
- Reduce el formulario a logros, obstáculos y acciones para una revisión semanal rápida, y conserva la versión completa para las reuniones mensuales
- Elimina la escala de bienestar si tu organización gestiona el bienestar mediante una revisión independiente
Consejos para mejorar tu formulario notas de reuniones individuales
- Deja que el miembro del equipo marque la agenda. La reunión es tanto suya como tuya
- Empieza cada reunión individual revisando las acciones de la anterior antes de abordar temas nuevos
- Mantén las notas objetivas y breves, y no escribas nada que no te resultara cómodo que leyera la otra persona
- Usa el campo de comentarios para la persona responsable y actúa sobre lo que surja. La gente deja de dar comentarios hacia arriba cuando no sirven para nada
- Protege este espacio en la agenda. Una reunión individual que se cancela continuamente indica a las personas qué lugar ocupan
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envían las notas, FileIt las guarda como PDF en tu bóveda y envía un correo electrónico a la persona propietaria del formulario. La persona que lo ha rellenado también recibe una copia, para que ambas tengan la misma lista de acciones al terminar.
Como cada reunión individual está fechada y archivada, puedes consultar la sucesión de reuniones de una persona en la tabla de respuestas o en su carpeta de la bóveda. Así es fácil detectar un obstáculo que vuelve a aparecer o reunir ejemplos antes de una evaluación del desempeño.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Notas de reuniones individuales: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de notas para reuniones individuales es gratis?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesitan ambas personas una cuenta de FileIt?
No. El formulario se comparte mediante un enlace. Quien registre la reunión puede rellenarlo y enviarlo sin tener una cuenta.
¿Quién debería rellenar las notas: la persona responsable o el miembro del equipo?
Cualquiera de las dos. El formulario pregunta quién está registrando la reunión, así que cada equipo puede decidir qué le funciona mejor. Algunas personas responsables hacen que el miembro del equipo tome las notas para fomentar su implicación.
¿Podemos registrar aquí cuestiones delicadas relacionadas con el bienestar?
El formulario solo pregunta cómo se siente la persona y qué podría ayudar, y te recuerda que no incluyas datos sensibles de salud. Todo lo confidencial es mejor gestionarlo mediante el proceso propio de Recursos Humanos.
¿Cómo hacemos un seguimiento de las acciones entre reuniones?
Las acciones aparecen una por línea, con una persona responsable y una fecha. Abre el PDF anterior al comienzo de la siguiente reunión individual para revisarlas.
¿Puedo ver todas las reuniones individuales con una persona?
Sí. Filtra la tabla de respuestas por nombre o guarda las notas de cada persona en su propia carpeta de la bóveda.