Apakah templat borang nota mesyuarat satu dengan satu?
Sesi satu dengan satu yang diadakan secara berkala ialah antara amalan paling berguna bagi seorang pengurus. Namun, nilainya boleh hilang apabila nota disimpan dalam buku peribadi atau langsung tidak dicatat. Tindakan terlupa, halangan yang sama timbul berulang kali selama tiga minggu, dan apabila tiba masa penilaian, tiada siapa yang ingat perkara yang dibincangkan pada bulan Mac.
Templat ini memberikan struktur yang sama untuk setiap sesi satu dengan satu. Ia merangkumi perasaan ahli pasukan, pencapaian, keutamaan, halangan dan perkara lain yang dibincangkan. Maklum balas direkodkan dalam kedua-dua arah, dan mesyuarat berakhir dengan tindakan yang jelas serta tarikh sesi seterusnya. Pengurus atau ahli pasukan boleh mengisinya, dan kedua-duanya mengesahkan bahawa nota tersebut dikongsi.
Setiap penghantaran difailkan dalam peti besi FileIt anda sebagai PDF bertarikh. Selepas beberapa bulan, ini membina sejarah hubungan kerja yang boleh anda semak semula sebelum penilaian atau perbualan yang sukar.
- Sesuai untuk
- Pengurus yang mengadakan sesi satu dengan satu secara mingguan, dua minggu sekali atau bulanan bersama pasukan
- Diisi oleh
- Pengurus atau ahli pasukan, semasa atau sejurus selepas mesyuarat
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5-10 minit
- Termasuk
- Skala perasaan, medan maklum balas dua hala dan tindakan berstruktur
Siapa yang menggunakan borang nota mesyuarat satu dengan satu?
- Pengurus baharu yang ingin membina tabiat sesi satu dengan satu yang konsisten bersama setiap ahli pasukan yang melapor terus kepadanya
- Pasukan yang mahu tindakan daripada sesi satu dengan satu dicatat, bukan hanya diingati
- Organisasi yang meminta pengurus menyimpan rekod ringkas bagi sesi semakan berkala
- Pasukan jarak jauh yang menjadikan sesi satu dengan satu sebagai hubungan tetap utama antara pengurus dan ahli pasukan yang melaporkan kepadanya
- Menjejaki perbualan tentang pembangunan kerjaya antara penilaian rasmi
- Membuat persediaan untuk penilaian prestasi dengan menyemak nota sesi satu dengan satu dari beberapa bulan sebelumnya
Soalan dalam borang nota mesyuarat satu dengan satu ini
23 soalan dalam 4 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan, penilaian.
1 Butiran pertemuan
- Nama anda*
- E-mel*
- Anda ialah…* Pengurus · Anggota pasukan
- Dengan siapa anda mengadakan pertemuan ini?*
- Tarikh pertemuan*
- Format Bersemuka · Panggilan video · Telefon · Pertemuan sambil berjalan
- Tempoh (minit)
2 Bagaimana keadaan semasa
- Bagaimanakah perasaan anggota pasukan tentang kerja sekarang?
- Apakah sebabnya, dan apakah yang boleh membantu? hanya ditanya jika berkenaan
- Pencapaian sejak kali terakhir
- Keutamaan dan kemajuan semasa*
- Halangan atau kebimbangan
- Apakah perkara lain yang dibincangkan? Matlamat dan objektif · Beban kerja dan keutamaan · Perkembangan kerjaya · Kemahiran dan latihan · Dinamika pasukan · Proses dan alat · Maklum balas · Cuti dan penjadualan
- Nota kerjaya dan pembangunan hanya ditanya jika berkenaan
3 Maklum balas
- Maklum balas untuk anggota pasukan
- Maklum balas untuk pengurus
- Sokongan yang diminta anggota pasukan
4 Tindakan dan langkah seterusnya
- Tindakan yang dipersetujui*
- Adakah apa-apa perkara perlu dibawa kepada HR atau pihak kepimpinan kanan?
- Apakah perkara itu, dan siapa yang akan membawanya?* hanya ditanya jika berkenaan
- Pertemuan empat mata seterusnya
- Topik untuk disambung pada pertemuan seterusnya
- Nota bersama*
Borang nota mesyuarat satu dengan satu, halaman demi halaman
1 Butiran mesyuarat
Orang yang merekodkan mesyuarat memberikan nama dan e-melnya serta menyatakan sama ada dia pengurus atau ahli pasukan. Dia menambah dengan siapa mesyuarat itu diadakan, Tarikh mesyuarat, Format (bersemuka, video, telefon atau mesyuarat sambil berjalan) dan tempohnya dalam minit.
2 Perkembangan semasa
Skala 1-5 bertanya tentang perasaan ahli pasukan terhadap kerja. Apa-apa skor di bawah 3 akan membuka soalan susulan tentang puncanya dan perkara yang boleh membantu, dengan peringatan supaya tidak memasukkan butiran kesihatan yang sensitif dalam nota. Seterusnya ialah Pencapaian sejak sesi lalu, Keutamaan semasa dan kemajuan yang wajib diisi, serta Halangan atau kebimbangan. Senarai semak merekodkan topik lain yang dibincangkan, seperti matlamat, beban kerja, perkembangan kerjaya, kemahiran, dinamik pasukan, proses, maklum balas dan cuti. Menanda perkembangan kerjaya akan membuka medan nota untuk topik tersebut.
3 Maklum balas
Tiga medan pilihan merekodkan maklum balas untuk ahli pasukan, maklum balas untuk pengurus dan apa-apa sokongan yang diminta oleh ahli pasukan. Teks bantuan menggalakkan maklum balas yang khusus dan berasaskan tingkah laku, bukannya tanggapan umum.
4 Tindakan dan langkah seterusnya
Tindakan yang dipersetujui wajib diisi, satu setiap baris dengan perkara yang perlu dilakukan, orang yang bertanggungjawab dan tarikh siap. Jika ada perkara yang perlu dibawa kepada HR atau kepimpinan kanan, borang akan bertanya apakah perkara itu dan siapa yang akan membawanya. Borang ini diakhiri dengan tarikh sesi satu dengan satu seterusnya, topik untuk disambung ketika itu dan pengesahan bahawa nota tersebut mencerminkan perbincangan serta telah dikongsi.
Ubah suai templat ini
- Tambah agenda tetap pasukan anda sebagai soalan tambahan supaya ia dibincangkan setiap kali
- Wajibkan nama dan e-mel responden dalam tetapan borang supaya setiap set nota dikaitkan dengan orang yang merekodkannya
- Failkan sesi satu dengan satu setiap orang dalam folder peti besi masing-masing untuk menyimpan sejarah berterusan
- Tambah e-mel ahli pasukan pada pemberitahuan supaya mereka menerima salinan nota pengurus secara automatik
- Ringkaskan borang kepada pencapaian, halangan dan tindakan untuk semakan mingguan yang pantas, dan gunakan versi penuh untuk sesi bulanan
- Keluarkan skala kesejahteraan jika organisasi anda menguruskan kesejahteraan melalui sesi semakan berasingan
Petua untuk borang nota mesyuarat satu dengan satu yang lebih baik
- Biarkan ahli pasukan menentukan agenda. Ini juga mesyuarat mereka, bukan hanya mesyuarat anda
- Mulakan setiap sesi satu dengan satu dengan menyemak tindakan daripada sesi lalu sebelum membincangkan perkara baharu
- Pastikan nota berfakta dan ringkas, dan jangan tulis apa-apa yang anda tidak selesa jika orang itu membacanya
- Gunakan medan maklum balas untuk pengurus dan ambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan. Orang akan berhenti memberikan maklum balas kepada pengurus jika tiada tindakan susulan
- Lindungi masa yang telah ditetapkan. Sesi satu dengan satu yang kerap dibatalkan menunjukkan kepada mereka kedudukan mereka pada keutamaan anda
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila nota dihantar, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam peti besi anda dan menghantar e-mel kepada pemilik borang. Orang yang mengisinya juga menerima salinan, supaya kedua-duanya mempunyai senarai tindakan yang sama selepas mesyuarat.
Oleh sebab setiap sesi satu dengan satu bertarikh dan difailkan, anda boleh melihat rekod siri mesyuarat seseorang dalam jadual Respons atau folder peti besi mereka. Ini memudahkan anda mengesan halangan yang berulang atau mengumpulkan contoh sebelum penilaian prestasi.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Nota mesyuarat satu dengan satu: soalan lazim
Adakah templat mesyuarat satu dengan satu ini percuma?
Ya. Ia disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh disunting.
Adakah kedua-dua orang memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Borang ini dikongsi sebagai pautan. Sesiapa yang merekodkan mesyuarat boleh mengisinya dan menghantarnya tanpa akaun.
Siapa yang patut mengisi nota, pengurus atau ahli pasukan?
Mana-mana pihak. Borang ini bertanya siapa yang merekodkan mesyuarat, jadi pasukan boleh menentukan perkara yang paling sesuai untuk mereka. Sesetengah pengurus meminta ahli pasukan mencatat nota bagi membina rasa tanggungjawab.
Bolehkah kami merekodkan isu kesejahteraan yang sensitif di sini?
Borang ini hanya bertanya tentang perasaan seseorang dan perkara yang boleh membantu, serta mengingatkan anda supaya tidak memasukkan butiran kesihatan yang sensitif. Apa-apa perkara sulit lebih baik diuruskan melalui proses HR sendiri.
Bagaimanakah kami menjejaki tindakan antara mesyuarat?
Tindakan disenaraikan satu setiap baris bersama orang yang bertanggungjawab dan tarikh. Buka PDF sebelumnya pada permulaan sesi satu dengan satu seterusnya untuk menyemaknya.
Bolehkah saya melihat semua sesi satu dengan satu bersama seseorang?
Ya. Tapis jadual Respons mengikut nama, atau failkan nota setiap orang dalam folder peti besi masing-masing.