¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de donación con aportación equivalente?
Muchas empresas igualan las donaciones benéficas que hacen sus empleados y algunas también conceden una subvención por las horas de voluntariado. Gestionar un programa de aportaciones equivalentes requiere una solicitud sencilla y coherente: quién donó, a qué organización, cuánto y cuándo, con un recibo como prueba, además de la confirmación del empleado de que la donación fue personal y no le permitió obtener nada a cambio.
Esta solicitud de aportación equivalente contempla donaciones en efectivo, mediante la nómina, de acciones y horas de voluntariado. La pregunta sobre el importe cambia a horas y a un periodo para el tiempo de voluntariado. Los empleados cargan el recibo de la organización benéfica, indican su número de registro o identificación fiscal y dirección, y señalan si recibieron algo a cambio. Dos declaraciones —una certificación y el reconocimiento de tu política de aportaciones equivalentes— y una firma completan la solicitud.
Cada solicitud se guarda como PDF, junto con el recibo, en tu bóveda de FileIt, lista para que quien corresponda apruebe y pague las aportaciones equivalentes.
- Ideal para
- Empresas, equipos de RR. HH. y fundaciones corporativas que gestionan programas de aportaciones equivalentes o subvenciones por voluntariado
- Quién la completa
- Empleados, jubilados o miembros del consejo
- Tiempo para completarla
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Tipo de donación, carga del recibo, datos de la organización benéfica, beneficio recibido, certificación y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de donación con aportación equivalente?
- Una empresa que iguala las donaciones de sus empleados hasta un límite anual
- Un programa de subvenciones por voluntariado que paga una cantidad por las horas de voluntariado de los empleados
- Una fundación corporativa que tramita aportaciones equivalentes para jubilados y miembros del consejo
- Una pequeña empresa que iguala las donaciones de su personal a una campaña de ayuda tras un desastre
- Una organización benéfica que comparte el formulario con las empresas de sus colaboradores como modelo
Preguntas de este formulario de solicitud de donación con aportación equivalente
24 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Número de empleado
- Correo electrónico de trabajo*
- Departamento
- Oficina o ubicación
- Eres* Empleado a tiempo completo · Empleado a tiempo parcial · Jubilado · Miembro del consejo
2 La donación
- ¿Qué te gustaría que se igualara?* Donación en efectivo, con cheque o con tarjeta · Donación mediante nómina · Donación de acciones o valores · Mis horas de voluntariado
- Fecha de la donación*
- Importe donado* solo se pregunta cuando corresponde
- Horas de voluntariado* solo se pregunta cuando corresponde
- Periodo que abarcan las horas* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Fue esta una donación conjunta con tu cónyuge o pareja?
- Comprobante o confirmación de la donación*
3 La organización benéfica
- Nombre de la organización benéfica*
- Número de registro o identificación fiscal de la organización benéfica*
- Tipo de organización benéfica* Educación · Salud · Servicios sociales · Arte y cultura · Medio ambiente · Bienestar animal · Ayuda internacional · Comunidad · Otro
- Dirección de la organización benéfica*
- Correo electrónico de contacto de la organización benéfica
- Sitio web de la organización benéfica
4 Certificación
- ¿Recibiste bienes, servicios o algún beneficio a cambio de tu donación?*
- Valor de lo que recibiste* solo se pregunta cuando corresponde
- Certificación*
- Política de donaciones equivalentes*
- Firma*
El formulario solicitud de donación con aportación equivalente, página por página
1 Sobre ti
El nombre y el correo electrónico de trabajo son obligatorios; el número de empleado, el departamento y la oficina son opcionales. El empleado indica si trabaja a tiempo completo o parcial, si es jubilado o si es miembro del consejo.
2 La donación
¿Qué quieres que igualemos? — una donación en efectivo, mediante cheque o tarjeta, una donación a través de la nómina, acciones o valores, u horas de voluntariado. Para las donaciones se solicita el importe; para las horas de voluntariado, el número de horas y el periodo al que corresponden. Después se indican la fecha, si fue una donación conjunta y se carga obligatoriamente el recibo o la confirmación de las horas.
3 La organización benéfica
Nombre de la organización benéfica, número de registro o identificación fiscal, tipo de organización, dirección y, opcionalmente, correo electrónico y sitio web de contacto para poder confirmar la donación.
4 Certificación
Una pregunta de sí/no indica si el empleado recibió bienes, servicios o beneficios a cambio, y en caso afirmativo se solicita su valor. Hay un párrafo provisional para incluir los detalles de tu política. El empleado certifica que la donación fue personal y que no es un pago de matrícula, cuotas, entradas ni un compromiso de la empresa, reconoce tu política de aportaciones equivalentes y firma.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la nota de la plantilla por tu proporción de aportación, límite anual y fecha límite de solicitud
- Elimina la opción de horas de voluntariado si solo igualas donaciones
- Cambia la moneda de los campos de importe y beneficio
- Añade a tu equipo de finanzas en NotifyEmails para que las solicitudes lleguen a la persona aprobadora
- Haz obligatorio el número de empleado si tu sistema de nóminas o RR. HH. lo necesita para tramitar una aportación equivalente
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de donación con aportación equivalente
- Recuerda a los empleados la fecha límite para presentar solicitudes hacia el final de cada año
- Iguala solo la parte de la donación que supere cualquier beneficio recibido
- Lleva un total acumulado por empleado para aplicar tu límite anual
- Confirma las donaciones importantes con la organización benéfica antes de pagar la aportación equivalente
- Informa a los empleados cuando se haya pagado su aportación equivalente: les animará a volver a donar
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud, junto con su recibo, se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas y recibirás una notificación por correo electrónico. El empleado recibe su propia copia si la opción de enviar copia está activada.
Filtra la tabla de respuestas por organización benéfica, tipo de donación o fecha, y expórtala a CSV para calcular las aportaciones equivalentes por empleado frente a tu límite anual o preparar el proceso de pagos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de donación con aportación equivalente: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de donación con aportación equivalente?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Pueden los empleados solicitar una subvención por horas de voluntariado?
Sí. Al elegir «Mis horas de voluntariado», el importe se sustituye por el número de horas y el periodo al que corresponden.
¿Es obligatorio presentar un recibo?
Sí. Los empleados deben cargar un recibo, acuse de recibo o carta que confirme las horas, con un máximo de tres archivos.
¿Dónde indico nuestras reglas de aportaciones equivalentes?
El párrafo provisional de la última página está destinado a tu proporción de aportación, límites y fecha límite, y la declaración de la política se puede editar.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt?
No. Utilizan el enlace que compartas en la intranet o por correo electrónico.
¿Puedo comprobar la donación con la organización benéfica?
El formulario solicita el correo electrónico y el sitio web de contacto de la organización benéfica, y el empleado acepta que se pueda contactar con ella.