¿Qué es la plantilla del formulario de formulario de donación en especie?
Una donación en especie es un regalo de bienes o servicios en lugar de dinero: una furgoneta llena de abrigos de invierno, un portátil para la oficina, una lámina firmada para la subasta o una tarde de trabajo de un fontanero. Las organizaciones benéficas, bancos de alimentos, iglesias y escuelas reciben este tipo de donaciones constantemente, pero los detalles suelen llegar por teléfono o en un trozo de papel; después, alguien tiene que pedir al donante su dirección cuando solicita un recibo.
Este formulario de donación en especie lo recopila todo de una vez: quién dona, qué dona y en qué estado, la propia estimación del valor por parte del donante, si está destinado a un programa concreto y cómo se entregará. Los detalles de recogida solo aparecen cuando el donante te pide que recojas la donación, y el campo de horas solo aparece cuando se donan servicios.
Cada envío se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, para que tengas un registro fechado de cada donación con el que trabajar al enviar el acuse de recibo, actualizar tu inventario o informar a tu junta sobre el apoyo recibido en especie.
- Ideal para
- Organizaciones benéficas, bancos de alimentos, tiendas solidarias, iglesias y escuelas que aceptan bienes o servicios donados
- Lo completa
- El donante, sin necesidad de tener una cuenta
- Tiempo de completar
- Aproximadamente 3–5 minutos
- Incluye
- Categorías de artículos, fotos, valor estimado, entrega o recogida y una declaración del donante
¿Quién usa un formulario de formulario de donación en especie?
- Un banco de muebles que organiza la recogida de sofás, camas y mesas donados por particulares
- Una escuela o asociación de familias que reúne premios para una subasta o rifa y registra quién donó cada cosa
- Un refugio o banco de alimentos que registra donaciones grandes de empresas locales
- Una organización benéfica que registra servicios profesionales donados, como diseño, servicios jurídicos o reparaciones, junto con las horas aportadas
- Una iglesia que acepta bienes donados para una campaña de recogida de ropa o para una familia necesitada
Preguntas de este formulario de formulario de donación en especie
23 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Dono como* Una persona particular o una familia · Una empresa · Una congregación, escuela o grupo comunitario · Otra organización
- Tu nombre*
- Nombre de la organización* solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Dirección
2 Tu donación
- ¿Qué donas?* Alimentos o productos comestibles · Ropa o calzado · Artículos del hogar o ropa de cama · Muebles · Juguetes, libros o juegos · Ordenadores o equipos de oficina · Suministros médicos o de higiene · Artículos para una subasta o rifa · Un vehículo · Servicios profesionales o tiempo
- Describe los artículos o servicios*
- Cantidad
- Estado Nuevo / sin usar · Como nuevo · Bueno, usado con cuidado · Aceptable — con cierto desgaste · No aplicable (servicios)
- Valor estimado por ti
- Horas de servicio donadas solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos
- ¿Debería destinarse a un programa o campaña concretos?
- ¿A qué programa o campaña?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Entrega y recibo
- ¿Cómo nos llegará la donación?* La entregaré personalmente · Por favor, recogedla · La enviaré o haré que la entreguen · Es un servicio que se prestará en las instalaciones
- Fecha prevista de entrega solo se pregunta cuando corresponde
- Mejor momento para la recogida* solo se pregunta cuando corresponde Mañana entre semana · Tarde entre semana · Noche entre semana · Fin de semana
- Detalles de la recogida solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Quieres una constancia escrita de tu donación?*
- ¿Cómo podemos reconocer tu donación?* Podéis incluir mi nombre entre las personas colaboradoras · Por favor, mantened mi donación en el anonimato
- Declaración del donante*
- Firma
El formulario formulario de donación en especie, página por página
1 Sobre ti
El formulario comienza con Donante como: una persona o familia, una empresa, una congregación, una escuela o grupo comunitario, u otra organización. Cualquier opción que no sea una persona muestra el campo obligatorio Nombre de la organización. Tu nombre y correo electrónico son obligatorios; el teléfono es opcional, y la dirección solo se marca como necesaria si el donante quiere recibir un recibo por escrito por correo postal.
2 Tu donación
¿Qué donas? es una lista de casillas que incluye alimentos, ropa, artículos para el hogar, muebles, juguetes y libros, ordenadores, suministros médicos o de higiene, artículos para subastas, vehículos y servicios profesionales, además de una opción Otros. Después, el donante describe los artículos (obligatorio) y puede añadir una Cantidad, el Estado y Tu valor estimado; el texto de ayuda deja claro que se trata de la estimación de buena fe del propio donante, no de una tasación realizada por ti.
Si se seleccionan servicios, aparece el campo Horas de servicio donadas. Se pueden adjuntar hasta cinco fotos, y una pregunta de sí o no pregunta si la donación debe destinarse a un programa o campaña concretos; si la respuesta es afirmativa, se abre un campo obligatorio para indicar cuál.
3 Entrega y recibo
¿Cómo llegará la donación? ofrece entrega en persona, recogida, envío o un servicio prestado en el lugar. La entrega en persona solicita una fecha prevista; la recogida solicita la franja horaria más conveniente y detalles como el aparcamiento y las escaleras. Después, el donante indica si quiere un acuse de recibo por escrito y si desea aparecer entre las personas que apoyan la causa o permanecer en el anonimato. La página termina con una declaración del donante que confirma que es propietario de los artículos y que puedes utilizarlos, distribuirlos, venderlos o rechazarlos, además de una firma opcional.
Personaliza la plantilla
- Reduce la lista de categorías a los bienes que realmente aceptas y añade un párrafo con lo que no puedes aceptar (por ejemplo, colchones o sillas de coche)
- Sustituye el menú desplegable de franjas de recogida por los días en que realmente sale tu furgoneta
- Cambia la moneda del campo de valor estimado para adaptarla a tu país
- Edita el texto de la declaración para que coincida con tu política de aceptación de donaciones
- Configura la carpeta de la bóveda en Ajustes para que todas las donaciones en especie se archiven juntas, separadas de las donaciones en efectivo
- Añade NotifyEmails para que el responsable del almacén o de las personas voluntarias reciba inmediatamente las solicitudes de recogida
Consejos para mejorar tu formulario formulario de donación en especie
- Pide fotos de los artículos grandes antes de aceptar recogerlos; así evitarás desplazamientos innecesarios por cosas que no puedes utilizar
- Mantén el valor estimado como una cifra del donante; muchas organizaciones prefieren no asignar por sí mismas un valor a los bienes donados
- Acusa recibo de las donaciones rápidamente e indica los artículos descritos en lugar de escribir un vago «bienes donados»
- Registra cuidadosamente las donaciones restringidas para que lleguen al programa elegido por el donante
- Comprueba los artículos con el formulario cuando lleguen y anota cualquier diferencia en el registro del donante
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada donación en especie se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, y recibes un correo electrónico por cada nuevo envío. Si has dejado activada la opción de enviar una copia, el donante también recibe su propio PDF: un registro práctico de lo que ofreció.
La tabla de Respuestas te permite filtrar por categoría, método de entrega o donaciones restringidas, para que puedas preparar una ruta de recogida para la semana o una lista de acuses de recibo aún pendientes de enviar. Exporta a CSV cuando necesites el total de donaciones en especie para un informe.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Formulario de donación en especie: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de donación en especie?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de la aplicación Forms disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal como está o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Necesitan las personas una cuenta de FileIt para completarlo?
No. Cualquier persona que tenga el enlace público o una invitación personal que le envíes por correo electrónico puede completarlo sin registrarse.
¿El formulario asigna un valor a la donación para el donante?
No. El campo de valor estimado registra la propia estimación del donante. El formulario no tasa nada, y el texto de ayuda recomienda a los donantes consultar con un asesor fiscal sobre el tratamiento de las donaciones en especie en su lugar de residencia.
¿Admite servicios donados además de bienes?
Sí. Al seleccionar servicios profesionales o tiempo, aparece un campo para indicar el número de horas donadas, y la pregunta sobre la entrega incluye un servicio prestado en el lugar.
¿Pueden los donantes adjuntar fotos?
Sí: hasta cinco imágenes o archivos PDF por envío, algo útil cuando necesitas decidir si puedes aceptar un artículo.
¿Puedo impedir que ofrezcan cosas que no podemos aceptar?
Edita la lista de categorías en el diseñador y añade un párrafo en la parte superior de la página de donación con los artículos que no aceptas.