¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de pase de invitado?
Los visitantes son la principal vía de captación de nuevos miembros para la mayoría de gimnasios y clubes, pero una pila de exenciones de responsabilidad en papel en recepción ralentiza la primera impresión. Esta plantilla de pase de invitado permite al visitante dejarlo todo listo de antemano: quién es, qué pase quiere, cuándo viene, qué le gustaría utilizar y las preguntas de salud y la exención de responsabilidad (waiver) que necesita tu equipo.
Los visitantes indican sus datos, fecha de nacimiento, un contacto de emergencia y si son menores de 18 años (en cuyo caso se solicita un padre, madre o tutor). Eligen un pase de un día, una prueba gratuita, un pase de una semana, un pase como invitado de un miembro (con el nombre y número del miembro) o un pase corporativo; después indican la fecha, la hora de llegada, las zonas que utilizarán, su experiencia y si quieren una visita guiada. Si eligen la piscina, se pregunta si pueden nadar 25 metros; si eligen clases, se pregunta cuál.
La última página incluye una breve declaración de salud, recordatorios sobre el documento de identidad con foto, un espacio reservado para las condiciones para invitados y la exención de responsabilidad, el consentimiento (consent) de un padre, madre o tutor para los menores de 18 años y una firma. Cada solicitud se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, y es fácil hacer seguimiento de los visitantes que indican que están pensando en hacerse miembros.
- Ideal para
- Gimnasios, centros deportivos y de ocio, rocódromos y clubes deportivos
- Lo completa
- El visitante (o su padre, madre o tutor)
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Tipos de pase, datos del invitado de un miembro, declaración de salud, consentimiento para menores de 18 años y exención firmada
¿Quién usa un formulario de solicitud de pase de invitado?
- Un posible miembro reserva una prueba gratuita antes de decidir si se inscribe
- Un miembro trae a un amigo como invitado para una sesión
- Un viajero compra un pase de un día para un gimnasio cerca de su hotel
- Los empleados de una empresa asociada solicitan pases corporativos
- El padre o la madre de un adolescente firma el consentimiento para un pase de un día
- Un club recopila declaraciones de salud y exenciones de responsabilidad antes de que lleguen los visitantes
Preguntas de este formulario de solicitud de pase de invitado
28 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre completo*
- Fecha de nacimiento*
- Teléfono móvil*
- Correo electrónico*
- Nombre del contacto de emergencia*
- Teléfono del contacto de emergencia*
- ¿Tienes menos de 18 años?*
- Nombre del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu visita
- ¿Qué pase te gustaría solicitar?* Pase de un día · Prueba gratuita · Pase semanal · Invitado de un miembro · Pase corporativo o de empresa colaboradora
- Nombre del miembro* solo se pregunta cuando corresponde
- Número de afiliación del miembro solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre de la empresa o entidad colaboradora* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de la visita*
- Hora prevista de llegada
- ¿Qué te gustaría utilizar?* Zona de gimnasio · Piscina · Clases grupales · Sauna y baño de vapor · Pistas · Muro de escalada
- ¿Qué clase? solo se pregunta cuando corresponde
- Experiencia en el gimnasio Estoy empezando a entrenar · Tengo algo de experiencia · Entreno con regularidad
- ¿Te gustaría hacer una visita rápida o recibir una introducción al uso del equipo?
- ¿Cómo nos conociste? Un miembro · Pasé por delante · Redes sociales · Buscador · Programa de empresa · Otro
- ¿Estás pensando en hacerte miembro?
3 Salud y exención
- ¿Tienes alguna enfermedad, lesión o embarazo que pueda afectar al ejercicio?*
- Indica brevemente los detalles* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Puedes nadar al menos 25 metros sin ayuda?* solo se pregunta cuando corresponde
- Exención y normas*
- Consentimiento del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
- Ofertas
- Firma*
El formulario solicitud de pase de invitado, página por página
1 Sobre ti
Nombre completo, fecha de nacimiento, móvil, correo electrónico y un contacto de emergencia obligatorio. Responder que sí a la pregunta sobre ser menor de 18 años solicita el nombre y el teléfono de un padre, madre o tutor.
2 Tu visita
Un tipo de pase obligatorio: pase de un día, prueba gratuita, pase de una semana, invitado de un miembro (se solicitan el nombre y el número del miembro) o pase corporativo o de una empresa asociada (se solicita la empresa). Después, la fecha, la hora de llegada, las zonas que se utilizarán —sala de gimnasio, piscina, clases, sauna y baño de vapor, pistas o rocódromo—, con el nombre de la clase si se marcan las clases, la experiencia en el gimnasio, la solicitud de una visita guiada, cómo te conocieron y si están pensando en hacerse miembros.
3 Salud y exención
Una pregunta de salud obligatoria, con detalles adicionales si la respuesta es afirmativa, y una pregunta sobre la capacidad para nadar si han elegido la piscina. Las notas abarcan el documento de identidad con foto y un espacio reservado para tus propias condiciones para invitados. El visitante acepta la exención de responsabilidad (waiver) y las normas; un padre, madre o tutor da su consentimiento para los menores de 18 años; hay una opción voluntaria para recibir ofertas y una firma.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el texto provisional por tus propias condiciones para invitados y el texto de la exención de responsabilidad
- Edita los tipos de pase y las zonas de las instalaciones para adaptarlos a lo que ofreces
- Limita con tu propia nota de política la frecuencia con la que una persona puede disfrutar de una prueba gratuita
- Establece una fecha de cierre o un número máximo de respuestas cuando organices una promoción limitada de prueba gratuita
- Añade la carga de un documento de identidad con foto si tu sistema de control de acceso lo necesita antes de la llegada
- Envía las solicitudes de invitados de miembros a la bandeja de entrada de recepción
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de pase de invitado
- Envía el enlace junto con las reservas de pruebas para que las exenciones de responsabilidad estén firmadas antes de que llegue el visitante
- Comprueba la pregunta sobre natación antes de permitir que un invitado entre en una zona de aguas profundas
- Haz seguimiento en uno o dos días de cualquier persona que haya marcado «estoy pensando en hacerme miembro»
- Revisa y mantén actualizado el texto de la exención de responsabilidad (waiver): el texto del formulario es solo provisional
- Asegúrate de que las normas para menores de 18 años del formulario coincidan con la política de supervisión real de tus instalaciones
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como un PDF firmado en tu bóveda y se envía un correo electrónico a recepción para que pueda emitirse el pase. El visitante ve un mensaje en el que se le recuerda que debe llevar un documento de identidad con foto.
La tabla de respuestas funciona como lista de invitados del día y como lista de seguimiento de los visitantes que están pensando en hacerse miembros.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de pase de invitado: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de solicitud de pase de invitado es gratuita?
Sí, está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Pueden los miembros traer a un invitado usando este formulario?
Sí. Al elegir «Invitado de un miembro», se solicitan el nombre y el número de membresía del miembro.
¿Incluye una exención de responsabilidad?
Incluye la aceptación y la firma de una exención de responsabilidad (waiver), con un texto provisional. Sustitúyelo por tus propias condiciones para invitados y una exención revisada.
¿Qué ocurre con los menores de 18 años?
Responder que sí a la pregunta sobre ser menor de 18 años solicita los datos de contacto y el consentimiento de un padre, madre o tutor, y el texto de ayuda de la firma indica que debe firmar el padre, la madre o el tutor.
¿El formulario emite el pase automáticamente?
No. Tu equipo revisa la solicitud y envía el pase por correo electrónico, tal como indica el mensaje de confirmación.
¿Los visitantes necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cumplimentan y firman el formulario desde un enlace.