¿Qué es la plantilla del formulario de autorización para conducir vehículos de empresa?
Entregar las llaves de un coche o una furgoneta de empresa implica confiar en que la persona tiene el permiso adecuado, que sigue vigente y que nada en su historial de conducción o su estado de salud haría que conducir fuera inseguro. Muchas organizaciones lo comprueban una vez, de manera informal, y después no vuelven a hacerlo, hasta que un accidente o una pregunta de la aseguradora revela que nadie tenía una copia del permiso archivada.
Este formulario de autorización para conducir vehículos de empresa reúne de una vez todo lo que un responsable de flota o un equipo de RR. HH. necesita: quién es el conductor y qué vehículos utilizará, el número del permiso, las categorías y la fecha de caducidad, junto con una foto del propio permiso, además de puntos, accidentes o suspensiones y una breve declaración de aptitud para conducir. El proceso termina cuando el conductor acepta tu política de vehículos y firma.
Cada envío se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, con la foto del permiso adjunta. Así dispones de un registro claro de quién está autorizado a conducir, con qué permiso y cuándo caduca.
- Ideal para
- Empleadores con coches compartidos, vehículos asignados, furgonetas o coches de alquiler usados para el trabajo
- Lo rellenan
- Empleados que necesitan conducir por trabajo, antes de su primer desplazamiento
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5-7 minutos con el permiso a mano
- Incluye
- Carga de una foto del permiso, preguntas adicionales sobre puntos, accidentes y suspensiones, y una firma
¿Quién usa un formulario de autorización para conducir vehículos de empresa?
- Una empresa con un pequeño grupo de coches que el personal reserva para visitar a clientes
- Una empresa de oficios o reparto que registra a los nuevos conductores de furgoneta antes de su primer turno
- Una organización que vuelve a autorizar a todos sus conductores una vez al año junto con una comprobación del permiso
- Una organización benéfica cuyos voluntarios o empleados conducen un minibús para excursiones
- Un equipo comercial con coches de empresa asignados que necesita que cada conductor confirme por escrito que acepta la política
- Un equipo de RR. HH. que sustituye una declaración de conductor en papel guardada en los expedientes del personal
Preguntas de este formulario de autorización para conducir vehículos de empresa
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Número de móvil*
- Número de empleado
- Puesto
- Departamento o equipo
- Responsable directo*
- ¿Cómo conducirás para la empresa?* Uso ocasional de vehículos compartidos · Un vehículo de empresa asignado · Vehículos de alquiler reservados para viajes de trabajo · Una combinación de los anteriores
- Matrícula de tu vehículo asignado solo se pregunta cuando corresponde
- Tipos de vehículos que necesitas conducir* Turismo · Furgoneta · Minibús · Camión o vehículo pesado de mercancías · Remolque
2 Tu permiso de conducir
- Número del permiso de conducir*
- País o estado expedidor*
- Categorías o clase del permiso*
- Fecha de obtención del primer permiso
- Fecha de caducidad del permiso*
- ¿Tienes alguna cualificación adicional para conducir?*
- ¿Cuáles y cuándo caducan?* solo se pregunta cuando corresponde
- Foto o escaneado de tu permiso (anverso y reverso)*
- Comprobación del permiso*
3 Historial y aptitud para conducir
- ¿Tienes actualmente puntos de penalización, anotaciones o condenas por infracciones de tráfico?*
- Indica los detalles* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Has estado implicado como conductor en un accidente de tráfico en los últimos tres años?*
- ¿Qué ocurrió?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te han suspendido, retirado o inhabilitado alguna vez el permiso de conducir?*
- ¿Cuándo, por qué y durante cuánto tiempo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes alguna enfermedad o tomas algún medicamento que pueda afectar a tu capacidad para conducir de forma segura?*
- Cualquier información que quieras comunicarnos ahora solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Necesitas gafas o lentes de contacto para conducir?
4 Declaración
- Política de conducción*
- Mantenernos informados*
- Tu firma*
- Fecha*
El formulario autorización para conducir vehículos de empresa, página por página
1 Sobre ti
El conductor indica su nombre tal como aparece en el permiso, su correo electrónico y número de móvil de trabajo, su identificador de empleado, cargo, departamento y responsable directo. Después indica cómo conducirá para la empresa: vehículos compartidos ocasionalmente, un vehículo asignado, coches de alquiler en viajes de trabajo o una combinación. Al elegir un vehículo asignado, aparece un campo para su matrícula.
Una pregunta obligatoria sobre los tipos de vehículos (coche, furgoneta, minibús, camión o vehículo pesado, conducción con remolque u otro) te indica de inmediato si las categorías del permiso de la página siguiente cubren realmente lo que conducirá.
2 Tu permiso
Esta página registra el Número del permiso de conducir, el País o estado emisor, las Categorías o clase del permiso, la Fecha de obtención del primer permiso y la Fecha de caducidad del permiso. Una pregunta de sí o no pregunta por cualificaciones adicionales para conducir, como un permiso comercial o un certificado de conductor profesional; si la respuesta es sí, se pregunta cuáles son y cuándo caducan.
El conductor carga una foto o un escaneo del anverso y el reverso del permiso y acepta una declaración que autoriza a la empresa a comprobar el estado del permiso y el historial de conducción con la autoridad emisora, ahora y periódicamente.
3 Historial de conducción y aptitud
Tres preguntas obligatorias cubren los puntos actuales o las condenas por infracciones de tráfico, los accidentes de carretera sufridos como conductor en los últimos tres años y cualquier suspensión o inhabilitación anterior. Cada respuesta afirmativa abre un campo de detalles, por lo que un historial limpio se completa en segundos y cualquier asunto que requiera una revisión más detallada llega con los datos correspondientes.
Una breve sección sobre la Aptitud para conducir pregunta si alguna enfermedad o medicamento podría afectar a la seguridad al volante, sin pedir al conductor que indique cuál, ya que RR. HH. o salud laboral puede hacer un seguimiento privado, y también si necesita gafas o lentes de contacto para conducir.
4 Declaración
Una breve nota explica que la autorización solo comienza cuando se aprueba el formulario. Después, el conductor acepta cumplir tu política de vehículos y conducción, incluido el uso del teléfono, el alcohol y las drogas, los cinturones de seguridad y la comunicación de accidentes, daños y multas, y se compromete a informar a su responsable si cambian su permiso, sus puntos o su aptitud para conducir. Para terminar, firma y fecha el formulario.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el texto de la política por el nombre exacto de tu propia política de vehículos o flota e incluye un enlace en el texto de ayuda de la declaración
- Cambia el periodo de tres años para los accidentes según lo que te pida tu aseguradora
- Añade una pregunta sobre el uso de vehículos particulares para el trabajo si el personal también conduce sus propios coches, con datos del seguro y de la ITV o inspección
- Elimina los tipos de vehículos que no utilizas o añade otros especializados, como un minibús con indicación del número de pasajeros
- Dirige los envíos a una carpeta Conductores de tu bóveda para que todas las copias de los permisos estén en un solo lugar
- Envía enlaces personales a cada conductor cuando llegue el momento de la renovación anual de la autorización
Consejos para mejorar tu formulario autorización para conducir vehículos de empresa
- Anota la fecha de caducidad del permiso de cada conductor en un lugar donde la veas: una autorización solo está actualizada en la medida en que lo esté el permiso en el que se basa
- Comprueba que las categorías del permiso cubren realmente los tipos de vehículos seleccionados por el conductor, especialmente furgonetas, minibuses y remolques
- Trata las respuestas sobre enfermedades con la misma confidencialidad que el resto de la información de salud y limita quién puede abrir estos PDF
- Repite el formulario periódicamente en lugar de confiar en una única comprobación durante la contratación
- Asegúrate de que los conductores puedan leer la política completa de vehículos antes de pedirles que la acepten
- Pregunta a tu aseguradora qué información sobre los conductores espera que conserves y ajusta las preguntas en consecuencia
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un conductor envía el formulario, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, con su firma y la foto del permiso adjunta. Con las notificaciones al propietario activadas, el responsable de flota o el contacto de RR. HH. recibe un correo electrónico de inmediato para poder revisar las respuestas y aprobar al conductor.
La tabla de Respuestas muestra todos los conductores que se han registrado y puedes exportarla a un archivo CSV para crear o actualizar un registro de conductores. Como cada PDF conserva juntos el número, las categorías y la fecha de caducidad del permiso, comprobar quién está autorizado y a quién le caduca pronto el permiso no implica buscar entre archivos adjuntos de correo electrónico.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización para conducir vehículos de empresa: preguntas frecuentes
¿Este formulario de autorización para conducir vehículos de empresa es gratuito?
Sí. Es una de las plantillas iniciales de la aplicación FileIt Forms y puedes editar todas las preguntas, el texto de la política y la declaración para adaptarlos a tu organización.
¿Comprueba FileIt el permiso de conducir con la autoridad competente?
No. El formulario registra el consentimiento del conductor para comprobar el permiso, pero FileIt no se pone en contacto con ninguna autoridad competente. Tu equipo de flota o de RR. HH. realiza la comprobación mediante el servicio que utilicéis normalmente.
¿Los conductores necesitan una cuenta de FileIt para rellenarlo?
No. Cualquier persona que tenga el enlace puede completar y firmar el formulario sin crear una cuenta.
¿Por qué el formulario no pide a los conductores que indiquen su enfermedad?
Los datos de salud son sensibles, por lo que el formulario solo pregunta si algo podría afectar a la seguridad al conducir y deja espacio para que el conductor comparta lo que considere oportuno. Si la respuesta es afirmativa, puedes hacer un seguimiento privado.
¿Podemos utilizarlo para la renovación anual de la autorización?
Sí. Envía a cada conductor un enlace personal cuando le corresponda la revisión; cada envío se guarda como un PDF nuevo con fecha, para que conserves el historial de declaraciones anteriores.
¿Los conductores pueden cargar las dos caras del permiso?
Sí. La carga del permiso admite hasta dos archivos en formato PDF, JPG, PNG o HEIC.
¿El envío del formulario autoriza al empleado a conducir?
No por sí solo. El formulario informa a los conductores de que la autorización comienza cuando se aprueba, para que tu equipo mantenga el control sobre quién está autorizado a conducir.