Apakah templat borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat?
Menyerahkan kunci kereta atau van syarikat kepada seseorang bermakna anda mempercayai bahawa mereka memiliki lesen yang betul, lesen itu masih sah dan tiada apa-apa dalam sejarah pemanduan atau kesihatan mereka yang boleh menjadikan pemanduan tidak selamat. Banyak organisasi membuat semakan ini sekali sahaja secara tidak rasmi, kemudian tidak mengulanginya — sehingga kemalangan berlaku atau syarikat insurans bertanya dan barulah diketahui bahawa tiada sesiapa menyimpan salinan lesen tersebut.
Borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat ini mengumpulkan semua yang diperlukan oleh pengurus kenderaan atau pasukan HR dalam satu sesi: identiti pemandu dan kenderaan yang akan digunakan, nombor lesen, kategori dan tarikh luput berserta foto lesen itu sendiri, sebarang mata penalti, kemalangan atau penggantungan, serta pengisytiharan ringkas tentang kelayakan untuk memandu. Borang ini diakhiri dengan persetujuan pemandu terhadap dasar kenderaan anda dan tandatangan mereka.
Setiap penghantaran disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda dengan foto lesen dilampirkan, memberikan rekod jelas tentang siapa yang diberi kebenaran memandu, berdasarkan lesen yang mana dan bila lesen itu tamat tempoh.
- Sesuai untuk
- Majikan yang mempunyai kereta kegunaan bersama, kenderaan yang ditetapkan, van atau kereta sewa untuk urusan perniagaan
- Diisi oleh
- Pekerja yang perlu memandu untuk urusan kerja, sebelum perjalanan pertama mereka
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5-7 minit dengan lesen tersedia
- Termasuk
- Muat naik foto lesen, soalan susulan tentang mata penalti, kemalangan dan penggantungan, serta tandatangan
Siapa yang menggunakan borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat?
- Syarikat yang mempunyai beberapa kereta kegunaan bersama untuk ditempah oleh kakitangan bagi lawatan kepada pelanggan
- Perniagaan perdagangan atau penghantaran yang mendaftarkan pemandu van baharu sebelum syif pertama mereka
- Organisasi yang memberi kebenaran semula kepada semua pemandu setahun sekali bersama-sama semakan lesen
- Badan kebajikan yang pemandu sukarela atau kakitangannya memandu bas mini untuk aktiviti luar
- Pasukan jualan dengan kereta syarikat yang ditetapkan dan memerlukan pengakuan dasar bertandatangan daripada setiap pemandu
- Pasukan HR yang menggantikan pengisytiharan pemandu bercetak yang disimpan dalam fail kakitangan
Soalan dalam borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat ini
32 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Nombor telefon bimbit*
- ID pekerja
- Jawatan
- Jabatan atau pasukan
- Pengurus anda*
- Bagaimanakah anda akan memandu untuk syarikat?* Penggunaan sekali-sekala kenderaan pool · Kenderaan syarikat yang ditetapkan · Kereta sewa yang ditempah untuk perjalanan perniagaan · Gabungan perkara di atas
- Nombor pendaftaran kenderaan yang ditetapkan kepada anda hanya ditanya jika berkenaan
- Jenis kenderaan yang perlu anda pandu* Kereta · Van · Bas mini · Lori atau kenderaan barangan berat · Menunda treler
2 Lesen anda
- Nombor lesen memandu*
- Negara atau negeri yang mengeluarkan lesen*
- Kategori atau kelas lesen*
- Tarikh pertama kali mendapat lesen
- Tarikh tamat tempoh lesen*
- Adakah anda mempunyai kelayakan tambahan memandu?*
- Apakah kelayakan tersebut dan bilakah tarikh tamatnya?* hanya ditanya jika berkenaan
- Foto atau imbasan lesen anda (bahagian hadapan dan belakang)*
- Semakan lesen*
3 Sejarah pemanduan & kelayakan memandu
- Adakah anda mempunyai mata penalti, pengendorsan atau sabitan kesalahan memandu yang masih berkuat kuasa?*
- Sila berikan butiran* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda terlibat dalam kemalangan jalan raya sebagai pemandu dalam tempoh tiga tahun yang lalu?*
- Apakah yang berlaku?* hanya ditanya jika berkenaan
- Pernahkah lesen anda digantung, dibatalkan atau dilucutkan kelayakan?*
- Bila, mengapa dan untuk berapa lama?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda mempunyai keadaan kesihatan atau mengambil ubat yang boleh menjejaskan keupayaan anda untuk memandu dengan selamat?*
- Apa-apa perkara yang ingin anda maklumkan kepada kami sekarang hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda perlu memakai cermin mata atau kanta lekap untuk memandu?
4 Pengisytiharan
- Polisi pemanduan*
- Memaklumkan perkembangan kepada kami*
- Tandatangan anda*
- Tarikh*
Borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Pemandu memberikan nama seperti yang tertera pada lesen, e-mel kerja dan nombor telefon mudah alih, ID pekerja, jawatan, jabatan dan pengurus barisan. Mereka kemudian menyatakan cara mereka akan memandu untuk syarikat — kenderaan kegunaan bersama sekali-sekala, kenderaan yang ditetapkan, kereta sewa untuk perjalanan perniagaan atau gabungan beberapa pilihan. Memilih kenderaan yang ditetapkan akan memaparkan ruang untuk nombor pendaftaran.
Soalan Jenis kenderaan yang wajib diisi (kereta, van, bas mini, lori atau kenderaan barangan berat, menunda treler atau lain-lain) memberitahu anda serta-merta sama ada kategori lesen pada halaman seterusnya benar-benar meliputi kenderaan yang akan dipandu.
2 Lesen anda
Halaman ini merekodkan Nombor lesen memandu, Negara atau negeri yang mengeluarkan lesen, Kategori atau kelas lesen, Tarikh lesen mula diperoleh dan Tarikh luput lesen. Soalan ya/tidak bertanya tentang kelayakan pemanduan tambahan seperti lesen komersial atau sijil pemandu profesional, dan jawapan ya akan meminta jenis kelayakan tersebut serta tarikh luputnya.
Pemandu memuat naik foto atau imbasan bahagian hadapan dan belakang lesen, kemudian bersetuju dengan pernyataan yang membenarkan syarikat menyemak status lesen dan rekod pemanduan mereka dengan pihak berkuasa yang mengeluarkan lesen, sekarang dan secara berkala.
3 Sejarah pemanduan & kelayakan
Tiga soalan wajib meliputi mata penalti atau sabitan kesalahan pemanduan semasa, kemalangan jalan raya sebagai pemandu dalam tempoh tiga tahun lalu, serta sebarang penggantungan atau kehilangan kelayakan pada masa lalu. Setiap jawapan ya akan membuka ruang butiran, jadi rekod yang bersih hanya mengambil masa beberapa saat dan perkara yang memerlukan penelitian lanjut akan disertakan bersama fakta berkaitan.
Bahagian ringkas Kelayakan untuk memandu bertanya sama ada keadaan perubatan atau ubat-ubatan boleh menjejaskan pemanduan selamat — tanpa meminta pemandu menamakannya, kerana HR atau kesihatan pekerjaan boleh membuat susulan secara sulit — serta sama ada mereka perlu memakai cermin mata atau kanta lekap ketika memandu.
4 Pengisytiharan
Nota ringkas menerangkan bahawa kebenaran hanya bermula selepas borang diluluskan. Pemandu kemudiannya bersetuju mematuhi dasar kenderaan dan pemanduan anda, termasuk penggunaan telefon, alkohol dan dadah, tali pinggang keledar serta pelaporan kemalangan, kerosakan dan saman, dan berjanji untuk memaklumkan pengurus jika lesen, mata penalti atau kelayakan mereka untuk memandu berubah. Mereka menandatangani dan meletakkan tarikh pada borang untuk melengkapkannya.
Ubah suai templat ini
- Gantikan teks dasar dengan nama tepat dasar kenderaan atau kenderaan kumpulan anda sendiri, dan pautkannya dalam teks bantuan pengisytiharan
- Ubah tempoh kemalangan tiga tahun agar sepadan dengan perkara yang ditanya oleh syarikat insurans anda
- Tambah soalan tentang penggunaan kenderaan persendirian untuk urusan kerja jika kakitangan turut memandu kereta sendiri, berserta butiran insurans dan MOT atau pemeriksaan
- Buang jenis kenderaan yang tidak anda kendalikan, atau tambah jenis khusus seperti bas mini berserta jumlah penumpang
- Halakan penghantaran ke folder Pemandu dalam peti besi anda supaya semua salinan lesen berada di satu tempat
- Hantar pautan peribadi kepada setiap pemandu apabila tiba masanya untuk memberi kebenaran semula tahunan
Petua untuk borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat yang lebih baik
- Catat tarikh luput lesen setiap pemandu di tempat yang mudah dilihat — kebenaran hanya terkini setakat lesen yang mendasarinya
- Semak bahawa kategori lesen benar-benar meliputi jenis kenderaan yang dipilih oleh pemandu, khususnya van, bas mini dan treler
- Kendalikan jawapan tentang keadaan perubatan dengan tahap kerahsiaan yang sama seperti maklumat kesihatan lain dan hadkan pihak yang boleh membuka PDF ini
- Ulangi pengisian borang secara berkala dan jangan hanya bergantung pada semakan sekali ketika pengambilan pekerja
- Pastikan pemandu boleh membaca dasar kenderaan lengkap sebelum mereka diminta bersetuju dengannya
- Tanya syarikat insurans anda tentang maklumat pemandu yang perlu disimpan dan laraskan soalan agar sepadan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila pemandu menghantar borang, FileIt menyimpannya sebagai PDF dalam peti besi anda dengan tandatangan dan foto lesen mereka dilampirkan. Dengan pemberitahuan pemilik diaktifkan, pengurus kenderaan atau pegawai HR akan menerima e-mel serta-merta supaya mereka boleh menyemak jawapan dan meluluskan pemandu tersebut.
Jadual Respons menyenaraikan setiap pemandu yang telah mendaftar, dan anda boleh mengeksportnya ke CSV untuk membina atau mengemas kini daftar pemandu. Oleh sebab setiap PDF menyimpan nombor lesen, kategori dan tarikh luput bersama-sama, semakan tentang siapa yang diberi kebenaran — dan lesen siapa yang bakal tamat tempoh — tidak memerlukan anda mencari-cari lampiran e-mel.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Kebenaran pemandu kenderaan syarikat: soalan lazim
Adakah borang kebenaran pemandu kenderaan syarikat ini percuma?
Ya. Borang ini ialah salah satu templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, dan anda boleh mengedit setiap soalan, teks dasar serta pengisytiharan mengikut keperluan organisasi anda.
Adakah FileIt menyemak lesen memandu dengan pihak berkuasa pelesenan?
Tidak. Borang ini merekodkan persetujuan pemandu untuk semakan lesen, tetapi FileIt tidak menghubungi mana-mana pihak berkuasa pelesenan. Pasukan kenderaan atau HR anda menjalankan semakan melalui perkhidmatan yang biasanya anda gunakan.
Adakah pemandu perlu mempunyai akaun FileIt untuk mengisinya?
Tidak. Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh melengkapkan dan menandatangani borang tanpa mencipta akaun.
Mengapakah borang ini tidak meminta pemandu menamakan keadaan perubatan mereka?
Butiran kesihatan adalah sensitif, jadi borang ini hanya bertanya sama ada sesuatu boleh menjejaskan pemanduan selamat dan menyediakan ruang untuk perkara yang ingin dikongsi oleh pemandu. Anda boleh membuat susulan secara sulit jika jawapannya ya.
Bolehkah kami menggunakannya untuk memberi kebenaran semula setiap tahun?
Ya. Hantar pautan peribadi kepada setiap pemandu apabila tiba masa semakan mereka; setiap penghantaran disimpan sebagai PDF baharu bertarikh, supaya anda mempunyai sejarah pengisytiharan terdahulu.
Bolehkah pemandu memuat naik kedua-dua belah lesen mereka?
Ya, muat naik lesen menerima sehingga dua fail dalam format PDF, JPG, PNG atau HEIC.
Adakah penghantaran borang memberikan kebenaran kepada pekerja untuk memandu?
Tidak dengan sendirinya. Borang ini memaklumkan pemandu bahawa kebenaran bermula selepas borang diluluskan, jadi pasukan anda kekal mengawal siapa yang dibenarkan memandu.