¿Qué es carta de encargo para la preparación de impuestos?
Una carta de encargo para la preparación de impuestos establece las condiciones entre un preparador de impuestos, un agente inscrito (enrolled agent), un contable o una firma y un cliente para preparar declaraciones del impuesto sobre la renta. Su principal objetivo es aclarar las responsabilidades: el preparador prepara las declaraciones con la información proporcionada y el cliente es responsable de entregar información completa y precisa, así como de las declaraciones una vez que las aprueba.
Esta plantilla con formato de carta indica el año fiscal y las declaraciones, enumera lo que no está incluido (con una lista predefinida de contabilidad, auditorías, planificación, nóminas, declaraciones de impuestos sobre las ventas y representación) y establece las obligaciones del cliente: proporcionar información completa, incluidas las cuentas extranjeras, conservar los registros, revisar las declaraciones y pagar los impuestos a tiempo. También contempla un plazo opcional para entregar la información y sus prórrogas, cómo decidir sobre posiciones fiscales poco claras, la presentación electrónica solo después de la aprobación y de cualquier formulario de autorización independiente, la gestión de notificaciones de la autoridad tributaria, honorarios fijos, estimados o por hora con un anticipo opcional, la confidencialidad y los papeles de trabajo.
- Ideal para
- Preparadores de impuestos, agentes inscritos, contables y pequeñas firmas
- Firman
- El preparador y el contribuyente (añade al cónyuge para declaraciones conjuntas)
- Honorarios
- Fijos, estimados o por hora, con un anticipo opcional
- Extensión
- Aproximadamente 2 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un carta de encargo para la preparación de impuestos
- Preparar la declaración anual del impuesto sobre la renta de una persona
- Una pareja que presenta una declaración conjunta con ingresos por trabajo por cuenta propia
- Declaraciones de pequeñas empresas o sociedades
- Un nuevo cliente que cambia de preparador
- Una declaración rectificativa puntual de un año anterior
Lo que debes completar
15 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: preparador de impuestos, cliente.
1 Las partes
- Firma o preparador*
- Tu correo electrónico*
- Cualificaciones o registro
- Cliente (persona o empresa)*
- Correo electrónico del cliente*
2 El encargo
- Fecha de esta carta*
- Año o período fiscal*
- Declaraciones que se prepararán*
- No incluido
- El cliente debe facilitar toda la información antes del
3 Honorarios
- Moneda*
- Base de los honorarios* una tarifa fija · una tarifa estimada · una tarifa por hora
- Honorarios o tarifa por hora*
- Provisión de fondos exigible al firmar
- Ley aplicable*
4 Quién firma
- Preparador de impuestos firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El preparador de impuestos o la firma de contabilidad.
- Cliente firma y fecha, iniciales en cada página · El contribuyente. Para una declaración conjunta, añade al cónyuge o pareja como segundo cliente en el editor antes de enviarla.
Qué incluye el carta de encargo para la preparación de impuestos
- Las declaraciones que prepararemos
- Tus responsabilidades
- Nuestro enfoque
- Presentación electrónica y autorizaciones
- Notificaciones y comprobaciones
- Honorarios
- Confidencialidad y registros
- Duración y disposiciones generales
Cómo usar el carta de encargo para la preparación de impuestos, paso a paso
1 Indica el año y las declaraciones
Introduce el año fiscal y enumera cada declaración que prepararás, como las declaraciones federales y estatales. Añade tus credenciales o el registro de preparador si tu país exige uno.
2 Edita las exclusiones
Revisa la lista predefinida de lo que no está incluido y ajústala a tus servicios.
3 Establece un plazo y los honorarios
Añade la fecha límite para que el cliente te entregue la información, la base de cálculo y el importe de los honorarios, así como cualquier anticipo que deba pagarse al firmar.
4 Envía para firmar
Envía la carta al cliente. Para una declaración conjunta, añade al cónyuge o pareja como segundo firmante en el editor antes de enviarla.
Consejos antes de enviarlo
- Envía las cartas de encargo antes de empezar a trabajar, no junto con la declaración terminada.
- Establece un plazo para recibir la información unas semanas antes de la fecha de presentación, para que los documentos atrasados no se conviertan en una emergencia para ti.
- La presentación electrónica normalmente requiere su propio formulario de autorización firmado por la autoridad tributaria; esta carta no lo sustituye.
- Comprueba qué exige tu asociación profesional o autoridad tributaria en las cartas de encargo y en la conservación de registros.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Carta de encargo para la preparación de impuestos
¿Esta carta me autoriza a presentar electrónicamente la declaración?
Establece que presentarás electrónicamente solo después de que el cliente apruebe la declaración final y firme cualquier autorización de presentación que exija la autoridad tributaria. Cuando se trate de un formulario oficial independiente, el cliente deberá firmarlo igualmente.
¿Quién es responsable de los errores en la declaración?
El cliente es responsable de que la información sea completa y precisa, así como de la declaración una vez aprobada. El preparador no es responsable de las sanciones derivadas de información incompleta o tardía, ni de una posición que el cliente haya elegido en contra del asesoramiento recibido.
¿Está incluida la representación en una auditoría?
No. La respuesta a notificaciones o auditorías se cotiza por separado y, cuando esté permitido, requiere una autorización independiente.
¿Puedo enviar cartas de encargo a todos mis clientes a la vez?
Cada carta se crea a partir de la plantilla y se envía como un sobre independiente en FileIt eSign. Los clientes firman desde un enlace enviado por correo electrónico, sin necesidad de tener una cuenta, y tú conservas el PDF firmado con su registro de auditoría.