¿Qué es aprobación de presupuesto?
La aprobación de un presupuesto (o aceptación de una cotización) es la autorización firmada del cliente para seguir adelante con el trabajo que has presupuestado. Profesionales de oficios, contratistas, talleres de reparación, empresas de limpieza, jardinería y muchos otros negocios de servicios presupuestan primero y empiezan después; la firma en el presupuesto convierte un precio sobre el papel en un trabajo acordado, confirma qué está incluido y qué no, y te proporciona una base clara para cobrar un anticipo, pedir materiales y facturar al finalizar.
Esta plantilla hace referencia a tu presupuesto por número y fecha, y resume el trabajo. Registra si el precio es un presupuesto cerrado o una estimación y, en el caso de una estimación, cuánto puede superar el precio final antes de que tengas que pedir autorización al cliente. Establece un anticipo opcional, cuándo debe pagarse el saldo, durante cuánto tiempo es válido el presupuesto y una fecha prevista de inicio, además de regular el acceso, la cancelación y los trabajos adicionales. El cliente firma para aprobarlo y tú también lo contrafirmas.
- Ideal para
- Fontaneros, electricistas, constructores, talleres de reparación, jardineros y cualquier negocio que presupueste antes de empezar
- Firmado por
- El cliente y la empresa (con el cargo de quien firma)
- Precio
- Presupuesto cerrado o estimación con un límite de exceso que tú eliges (10 % de forma predeterminada)
- Extensión
- Unas 2 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un aprobación de presupuesto
- Un fontanero o electricista que obtiene la aprobación antes de una reparación
- Un constructor que confirma que el cliente acepta un presupuesto de reforma
- Un taller de reparación que obtiene autorización antes de empezar el trabajo
- Cobrar un anticipo antes de pedir materiales
- Servicios de jardinería, limpieza y otros cuyos precios se fijan mediante presupuesto
Lo que debes completar
15 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empresa, cliente.
1 Las partes
- Tu empresa*
- Tu teléfono o correo electrónico
- Cliente (empresa o persona)*
- Dirección del cliente o del lugar de trabajo
2 El presupuesto
- Número del presupuesto o estimación*
- Fecha del presupuesto*
- Trabajo y materiales presupuestados*
3 Precio
- El precio es* un presupuesto cerrado · una estimación
- Moneda*
- Precio total*
- La estimación puede superar el importe indicado hasta un (%)
- Anticipo a pagar al aprobar
- El saldo debe pagarse* al finalizar el trabajo · en un plazo de 7 días desde la factura · en un plazo de 14 días desde la factura · en un plazo de 30 días desde la factura
4 Fechas
- Presupuesto válido hasta*
- Fecha prevista de inicio
5 Quién firma
- Empresa firma y fecha, cargo, iniciales en cada página
- Cliente firma y fecha, iniciales en cada página · La persona o empresa que aprueba el presupuesto.
Qué incluye el aprobación de presupuesto
- El trabajo
- Precio
- Validez y plazos
- Acceso y cancelación
- Aprobación
Cómo usar el aprobación de presupuesto, paso a paso
1 Haz referencia al presupuesto
Introduce el número y la fecha del presupuesto y resume el trabajo y los materiales. Un resumen breve es suficiente: puedes adjuntar el presupuesto detallado. La aprobación indica que todo lo que no figure en la lista no está incluido y que los trabajos adicionales deben presupuestarse y acordarse previamente.
2 ¿Presupuesto cerrado o estimación?
Un presupuesto cerrado es el precio acordado y solo cambia si el cliente solicita modificaciones o si el trabajo resulta ser distinto de lo descrito. Una estimación es tu mejor cálculo; el precio final depende del trabajo realizado, pero no puede superar la estimación en más del porcentaje que hayas establecido sin la aprobación del cliente.
3 Establece el anticipo y las condiciones de pago
Añade un anticipo si cobras uno: se descuenta de la factura final y puedes esperar a recibirlo antes de pedir materiales o reservar el trabajo. Elige cuándo debe pagarse el saldo: al finalizar o en un plazo de 7, 14 o 30 días desde la fecha de la factura.
4 Establece la validez y la fecha de inicio
Indica durante cuánto tiempo es válido el presupuesto. Si se aprueba más tarde, puedes actualizar el precio antes de empezar. Añade una fecha prevista de inicio o déjala vacía para acordarla una vez aprobado.
5 Envíalo al cliente
Añade el nombre y el correo electrónico del cliente. El cliente lo aprueba desde su teléfono y la aprobación firmada se archiva en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Indica en el presupuesto si el precio incluye impuestos: la aprobación hace referencia a los impuestos «tal como se muestran en el presupuesto».
- Usa una estimación cuando todavía no puedas ver todo el trabajo y un presupuesto cerrado cuando sí puedas. La diferencia importa cuando llega la factura.
- Las normas sobre anticipos, derechos de cancelación y trabajos acordados en el domicilio del cliente pueden variar cuando se trata de consumidores. Comprueba la normativa local.
- Si el alcance cambia una vez iniciado el trabajo, utiliza una orden de cambio en lugar de volver a presupuestarlo todo desde cero.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Aprobación de presupuesto
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una estimación?
Un presupuesto es un precio cerrado para el trabajo descrito. Una estimación es un cálculo aproximado que puede cambiar una vez realizado el trabajo. Esta aprobación sirve para ambos casos e incluye un límite sobre cuánto puede superar una estimación sin que el cliente lo apruebe primero.
¿Qué ocurre si el cliente cancela después de aprobarlo?
El cliente paga el trabajo ya realizado y los materiales pedidos que no puedan devolverse, y se reembolsa cualquier parte restante del anticipo.
¿Qué ocurre si el cliente aprueba el presupuesto después de que haya caducado?
La aprobación indica que puedes actualizar el precio antes de empezar si se aprueba después de la fecha de validez.
¿Es válida una aprobación firmada electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para contratos ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act) y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA)), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes usarla gratis con la aplicación eSignature de FileIt y tu cliente no necesita una cuenta de FileIt para firmar.