¿Qué es formulario de aprobación de pruebas?
Un formulario de aprobación de pruebas es la aprobación por escrito del cliente sobre una prueba de diseño, impresión o arte. Impresores, diseñadores, fabricantes de rótulos, grabadores y proveedores de embalaje lo utilizan para evitar discusiones posteriores sobre un nombre mal escrito, un número de teléfono incorrecto o un color que se veía diferente en pantalla. Cuando el cliente firma, la prueba es definitiva y puede comenzar la producción.
Esta plantilla identifica el trabajo, la versión exacta de la prueba y la fecha, además de las especificaciones que se producirán (tamaño, cantidad, materiales y acabado). El cliente confirma qué ha revisado —ortografía, datos de contacto, precios, códigos, imágenes y diseño— y reconoce que los colores en pantalla solo sirven de referencia. Puede aprobar la prueba tal como está o con una breve lista de últimos cambios, y tú eliges si esos cambios pasan directamente a producción o requieren una prueba más. También establece quién paga cuando una prueba aprobada contiene un error y cómo se cobran los cambios posteriores a la aprobación.
- Ideal para
- Trabajos de impresión, diseño gráfico, rótulos, grabado, embalaje y productos personalizados
- Firmado por
- Primero el cliente y después el proveedor
- Opciones de aprobación
- Aprobado tal como está o con cambios indicados: directamente a producción o después de una prueba final
- Extensión
- Unas 2 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un formulario de aprobación de pruebas
- Una imprenta que obtiene la aprobación de tarjetas de visita, folletos o un menú antes de imprimir miles de copias
- Un diseñador gráfico que finaliza un logotipo o folleto antes de enviar los archivos definitivos a la imprenta
- Un fabricante de rótulos que confirma el texto y las dimensiones antes de cortar vinilo o metal
- Un grabador o proveedor de productos personalizados que confirma nombres, fechas y ortografía
- Un proveedor de embalajes o etiquetas que confirma el arte, los códigos de barras y el texto reglamentario antes de una tirada de producción
Lo que debes completar
14 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: proveedor, cliente.
1 Las partes
- Tu empresa*
- Tu teléfono o correo electrónico
- Cliente (empresa o persona)*
2 La prueba
- Nombre del trabajo*
- Número de pedido o trabajo
- Versión de la prueba*
- Fecha de la prueba*
- Tipo de prueba* una prueba en PDF · una prueba digital en pantalla · una prueba impresa en papel · una muestra o prototipo físico
- Especificaciones*
3 Aprobación
- Últimos cambios que realizar
- Después de esos cambios* pasar directamente a producción · enviar primero una prueba final para su aprobación
- Tiempo de producción tras la aprobación
- Moneda*
- Tarifa por hora para cambios posteriores
4 Quién firma
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El diseñador, impresor, fabricante de rótulos o estudio que preparó la prueba.
- Cliente firma y fecha, iniciales en cada página · La persona con autoridad para aprobar la prueba en nombre del cliente.
Qué incluye el formulario de aprobación de pruebas
- La prueba
- Lo que el Cliente ha comprobado
- Color y apariencia
- Aprobación
- Responsabilidad por los errores
- Cambios posteriores a la aprobación
- Autorización
Cómo usar el formulario de aprobación de pruebas, paso a paso
1 Identifica la prueba con exactitud
Introduce el nombre del trabajo y la versión de la prueba tal como aparecen en el archivo: «menu_v3_final.pdf» o «Proof 3». Si hay varias rondas, esto demuestra cuál se aprobó.
2 Describe lo que se producirá
Las especificaciones deben coincidir con tu presupuesto: tamaño, cantidad, soporte o material, colores y acabado. El cliente aprueba conjuntamente la prueba y las especificaciones.
3 Añade los últimos cambios
Si el cliente tiene un par de pequeñas correcciones, indícalas en «Últimos cambios que realizar» y elige si pasas directamente a producción o envías una prueba final. Deja la casilla vacía si la prueba se aprueba exactamente tal como está.
4 Envíala al cliente
Añade el nombre y el correo electrónico del cliente y envíala. El cliente firma primero y tú contrafirmas. El PDF firmado, con su registro de auditoría, se archiva en tu bóveda de FileIt junto al trabajo.
Consejos antes de enviarlo
- Adjunta el archivo de la prueba al sobre para que la aprobación firmada y el arte permanezcan juntos.
- Si el color es fundamental (colores de marca o fotos de producto), ofrece una prueba impresa o física: el formulario ya advierte de que las pantallas solo sirven de referencia.
- Limita los «últimos cambios» a pequeñas correcciones. Cualquier cambio mayor merece una nueva prueba y una nueva aprobación.
- Indica en el formulario tu tarifa para los cambios posteriores a la aprobación, para que una solicitud tardía no se convierta en una disputa sobre el precio.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Formulario de aprobación de pruebas
¿Quién responde por los errores después de aprobar una prueba?
Según este formulario, el cliente responde por los errores de la prueba aprobada, como una errata que no detectó, y paga la reimpresión que se deba a ellos. El proveedor sigue respondiendo por los fallos de producción, como un resultado que no coincide con la prueba aprobada o materiales defectuosos.
¿Puede el cliente aprobar con cambios?
Sí. Indica los cambios y elige si el proveedor los realiza y pasa directamente a producción, o envía una prueba final para obtener una aprobación más antes de producir nada.
¿Es válida una firma electrónica en una aprobación de prueba?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos empresariales ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, ESIGN Act, y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización con el PDF firmado.
¿Es gratis esta plantilla?
Sí. Puedes utilizarla gratis con FileIt eSign y tu cliente no necesita una cuenta de FileIt para firmar.