ما هو موافقة على إدراج البيانات في الدليل؟
تنشر الأندية والجمعيات والمدارس وشبكات الخريجين وأصحاب العمل أدلة متعددة، مثل قائمة أعضاء إلكترونية أو كتيب مطبوع أو صفحة للموظفين على الموقع الإلكتروني. وكل إدخال فيها يُعد معلومات شخصية، كما أن إدراج شخص من دون موافقة واضحة قد يؤدي إلى شكاوى، وفي أماكن كثيرة إلى مشكلات بموجب قوانين حماية البيانات. وتسجل موافقة إدراج البيانات في الدليل اختيار الشخص بعبارات واضحة.
يسرد هذا القالب، بندًا بندًا، التفاصيل التي ستظهر (وأي شيء غير مدرج يُستبعد)، وما إذا كانت الصورة مرفقة ومن يملكها، وأي معلومات يجب عدم نشرها مطلقًا، ومكان ظهور الدليل ومن يمكنه رؤيته، سواء الأعضاء بعد تسجيل الدخول أو الموظفون فقط أو الشركاء المعتمدون أو عامة الجمهور. كما تلتزم المؤسسة بعدم بيع الدليل أو تسليمه إلى المسوقين، وبإبلاغ المشاهدين بعدم إساءة استخدامه والحفاظ على أمانه، وتوفر للشخص عنوان بريد إلكتروني لتحديث إدراجه أو سحبه في أي وقت. وعندما يكون الدليل متاحًا للعامة، يوضح أيضًا أن محركات البحث وأشخاصًا آخرين قد يرون الإدخال وينسخونه.
- مناسب لـ
- أدلة الأعضاء والخريجين والمتطوعين وأولياء الأمور والموظفين، إلكترونية أو مطبوعة أو داخل تطبيق
- يوقّعه
- الشخص المُدرج والمؤسسة
- الخيارات
- التفاصيل المدرجة، الصورة، العناصر التي لا تُدرج مطلقًا، الجمهور، مدة بقاء الإدراج
- الطول
- صفحتان
متى تستخدم موافقة على إدراج البيانات في الدليل
- نادٍ رياضي أو جمعية مهنية تطلق دليلًا إلكترونيًا للأعضاء
- مكتب خريجين في مدرسة أو جامعة ينشئ شبكة خريجين قابلة للبحث
- صاحب عمل ينشر دليلًا للموظفين أو صفحة لفريق العمل على موقعه الإلكتروني
- جمعية للآباء والمعلمين تشارك قائمة ببيانات الاتصال بأفراد الصف
- جمعية خيرية تدرج المتطوعين أو الأمناء في تقريرها السنوي
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: فرد, منظمة.
1 الدليل
- اسم المنظمة*
- اسم الدليل أو القائمة*
- مكان ظهور الدليل*
- من يمكنه رؤيته* أعضاء المنظمة فقط، بعد تسجيل الدخول · موظفو المنظمة والمتطوعون فيها فقط · الأعضاء والمنظمات الشريكة المعتمدة · أي شخص، بما في ذلك عامة الناس
- البريد الإلكتروني للتغييرات والسحب*
2 الشخص
- الاسم الكامل للفرد*
- الشخص هو* عضو · طالب سابق · موظف · متطوع · عضو مجلس أو لجنة · داعم · والد أو وصي على طالب
3 ما سيتم إدراجه
- التفاصيل التي ستُدرج*
- الصورة* لن تُدرج أي صورة · يجوز إدراج صورة أقدّمها · يجوز إدراج صورة تلتقطها المنظمة
- التفاصيل التي يجب ألا تُدرج مطلقاً
4 المدة
- يظل الإدراج* ما دمت مرتبطاً بالمنظمة، ما لم أسحب موافقتي قبل ذلك · حتى أسحب هذه الموافقة · لمدة سنة واحدة، وبعدها ستطلب المنظمة موافقتي مرة أخرى
5 من يوقّع
- فرد التوقيع والتاريخ · الشخص الذي ستُدرج بياناته.
- منظمة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الشخص الذي يوقّع نيابةً عن النادي أو الجمعية أو المدرسة أو جهة العمل التي تنشر الدليل.
ما يغطيه موافقة على إدراج البيانات في الدليل
- ما سيتم إدراجه
- مكان ظهوره ومن يمكنه رؤيته
- كيفية استخدام الدليل
- الحفاظ على دقة إدراجي
- المدة وسحب الموافقة
- المعلومات الشخصية
استخدام موافقة على إدراج البيانات في الدليل خطوة بخطوة
1 صف الدليل
سمِّ الدليل واذكر كل مكان يظهر فيه، مثل منطقة الأعضاء في الموقع الإلكتروني أو كتيب مطبوع أو تطبيق أو لوحة إعلانات. ثم اختر من يمكنه رؤيته. ويُدرج الجمهور الذي تختاره في نص الموافقة، كما تتعهد المؤسسة بعدم نشر الإدخال في مكان آخر أو توسيع نطاق الجمهور من دون طلب موافقة جديدة.
2 اذكر التفاصيل بدقة
اكتب كل بند سيظهر، مثل "الاسم الكامل، سنة التخرج، جهة العمل والمسمى الوظيفي". وتنص الموافقة على عدم إضافة أي شيء آخر من دون اتفاق إضافي، ولذلك تحمي القائمة الدقيقة الطرفين. أضف أي معلومات يريد الشخص استبعادها، مثل عنوان المنزل أو رقم هاتفه المحمول الشخصي.
3 اختر الصورة والمدة
اختر عدم استخدام صورة، أو صورة يقدّمها الشخص، أو صورة تلتقطها المؤسسة (على أن يراها الشخص أولًا). ثم اختر ما إذا كان الإدراج سيستمر ما دام الشخص مرتبطًا بالمؤسسة، أو إلى أن يسحبه، أو لمدة سنة قبل طلب الموافقة مجددًا.
4 أرسله للتوقيع
أضف الشخص بوصفه الموقّع، وأضف نفسك ممثلًا عن المؤسسة. واحتفظ بالنسخة الموقّعة، فهي سجلك لما وافق عليه إذا أُثير أي سؤال لاحقًا.
نصائح قبل الإرسال
- اطلب الموافقة بصورة منفصلة عن مستندات العضوية أو التوظيف، ولا تجعل الانضمام مشروطًا بها. ينص القالب على ذلك صراحةً.
- اجعل الجمهور الافتراضي أصغر نطاق يفي بالغرض. فدليل مخصص للأعضاء ومحمٍ بتسجيل الدخول أقل خطورة بكثير من صفحة ويب عامة.
- استخدم عنوان بريد إلكتروني تتم متابعته فعلًا للتعديلات وطلبات السحب، إذ يُتعهد للشخص بالرد خلال مدة معقولة.
- تذكر أن النسخ المطبوعة لا يمكن استرجاعها. وإذا كان من المحتمل أن يغير الأشخاص رأيهم، فأبقِ الدليل إلكترونيًا فقط.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن موافقة على إدراج البيانات في الدليل
هل أحتاج إلى موافقة لإدراج شخص في دليل؟
يعتمد ذلك على القانون الساري في مكان عملك وعلى ما تنشره. إذ تشترط العديد من قوانين حماية البيانات، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي واللائحة العامة البريطانية لحماية البيانات (UK GDPR)، وجود أساس قانوني لاستخدام التفاصيل الشخصية، وتُعد الموافقة أساسًا شائعًا وواضحًا لإدراج البيانات في الدليل. وحتى عندما لا تكون مطلوبة على نحو صارم، فإن الموافقة الموقّعة تتجنب النزاعات. تحقّق من القواعد المنطبقة على مؤسستك.
هل يمكن لشخص سحب موافقته بعد التوقيع؟
نعم. يتيح القالب له سحب موافقته في أي وقت، من دون إبداء سبب، عبر الكتابة إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي تقدمه. ثم يُزال إدراجه من الدليل الإلكتروني خلال مدة معقولة، ويُستبعد من الإصدارات المستقبلية.
هل يشمل ذلك إدراجًا على موقع إلكتروني عام؟
نعم، اختر "أي شخص، بما في ذلك عامة الجمهور" بوصفه الجمهور. وتضيف الموافقة عندئذ جملة توضح أن الإدخال العام قد يراه أي شخص أو ينسخه أو تفهرسه محركات البحث.
هل يكون التوقيع الإلكتروني صالحًا لنموذج موافقة؟
نعم، بوجه عام. فالتوقيعات الإلكترونية معترف بها على نطاق واسع في الاتفاقيات والموافقات العادية في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA)) والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي (لائحة الهوية الرقمية وخدمات الثقة (eIDAS)) وكندا. ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام مع ملف PDF الموقّع.