Plantilla de formulario de consentimiento para directorios

¿Qué es consentimiento para aparecer en un directorio?

Clubes, asociaciones, centros educativos, redes de antiguos alumnos y empresas publican directorios: una lista de miembros online, un manual impreso o una página del personal en el sitio web. Cada entrada contiene información personal, e incluir a alguien sin un sí claro puede provocar reclamaciones y, en muchos lugares, problemas conforme a la legislación de protección de datos. Un consentimiento para aparecer en un directorio registra claramente la decisión de la persona.

Esta plantilla enumera, uno por uno, los datos que aparecerán (todo lo que no figure queda excluido), si se incluye una foto y de quién es, qué nunca debe publicarse, dónde aparece el directorio y quién puede verlo: miembros con acceso mediante inicio de sesión, solo el personal, colaboradores aprobados o el público. La organización se compromete a no vender ni entregar el directorio a empresas de marketing, a advertir a quienes lo consulten que no deben utilizarlo indebidamente y a mantenerlo seguro. Además, proporciona a la persona una dirección de correo electrónico para actualizar o retirar su entrada en cualquier momento. Cuando el directorio sea público, también deja claro que los motores de búsqueda y otras personas pueden ver y copiar la entrada.

Cuándo usar un consentimiento para aparecer en un directorio

• Un club deportivo o una asociación profesional que lanza un directorio online de miembros
• El departamento de antiguos alumnos de un centro escolar o universidad que crea una red de antiguos alumnos con buscador
• Una empresa que publica un directorio del personal o una página del equipo en su sitio web
• Una asociación de padres y profesores que comparte una lista de contactos de la clase
• Una organización benéfica que incluye a voluntarios o administradores fiduciarios en su informe anual

Lo que debes completar

11 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: persona física, organización.

Qué incluye el consentimiento para aparecer en un directorio

1. Qué se incluirá
2. Dónde aparece y quién puede verlo
3. Cómo puede utilizarse el Directorio
4. Mantener actualizada mi ficha
5. Duración y retirada del consentimiento
6. Información personal

Cómo usar el consentimiento para aparecer en un directorio, paso a paso

1 Describe el directorio

Ponle un nombre y enumera todos los lugares donde aparece: el área de miembros del sitio web, un manual impreso, una aplicación o un tablón de anuncios. Después, elige quién puede verlo. El público que selecciones quedará incluido en el consentimiento, y la organización se compromete a no publicar la entrada en otro lugar ni ampliar el público sin volver a preguntar.

2 Enumera los datos exactamente

Escribe cada dato que se mostrará, como «nombre completo, año de graduación, empresa y cargo». El consentimiento establece que no se añadirá nada más sin un acuerdo adicional, por lo que una lista precisa protege a ambas partes. Añade todo lo que la persona quiera excluir, como su domicilio o teléfono móvil personal.

3 Elige la foto y la duración

Elige no incluir ninguna foto, incluir una que aporte la persona o incluir una que haga la organización (y que la persona verá antes). Después, decide si la inclusión dura mientras mantenga su relación con la organización, hasta que la retire o durante un año, antes de volver a pedirle su consentimiento.

4 Envíalo para firmar

Añade a la persona como firmante y añádete a ti como representante de la organización. Conserva la copia firmada: es tu registro de lo que aceptó si más adelante surge alguna duda.

Consejos antes de enviarlo

• Pide el consentimiento por separado de la documentación de afiliación o empleo, y no hagas que la incorporación dependa de él. La plantilla lo indica expresamente.
• Elige por defecto el público más reducido que funcione. Un directorio exclusivo para miembros y protegido mediante inicio de sesión implica mucho menos riesgo que una página web pública.
• Utiliza una dirección de correo electrónico que se supervise de verdad para gestionar cambios y retiradas: se promete a la persona una respuesta en un plazo razonable.
• Recuerda que las copias impresas no se pueden retirar. Si es probable que las personas cambien de opinión, mantén el directorio solo online.

Preguntas frecuentes sobre Consentimiento para aparecer en un directorio

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Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoramiento jurídico. Las leyes varían entre países y estados; pide a un abogado que revise el acuerdo según tu situación antes de utilizarlo. Última revisión de la página: 2026-09-29.