Apakah persetujuan penyenaraian direktori?
Kelab, persatuan, sekolah, rangkaian alumni dan majikan semuanya menerbitkan direktori — senarai ahli dalam talian, buku panduan bercetak atau halaman kakitangan di laman web. Setiap entri ialah maklumat peribadi, dan menyenaraikan seseorang tanpa persetujuan yang jelas boleh menimbulkan aduan serta, di banyak tempat, masalah di bawah undang-undang perlindungan data. Persetujuan penyenaraian direktori merekodkan pilihan seseorang dalam bahasa yang mudah difahami.
Templat ini menyenaraikan, satu demi satu, butiran yang akan dipaparkan (apa-apa yang tidak disenaraikan tidak akan dimasukkan), sama ada foto disertakan dan foto itu disediakan oleh siapa, perkara yang tidak boleh diterbitkan sama sekali, tempat direktori dipaparkan dan pihak yang boleh melihatnya — ahli yang log masuk, kakitangan sahaja, rakan kongsi yang diluluskan atau orang awam. Templat ini mengikat organisasi supaya tidak menjual atau menyerahkan direktori kepada pemasar, memberi amaran kepada penonton agar tidak menyalahgunakannya serta menyimpannya dengan selamat, dan menyediakan alamat e-mel untuk orang tersebut mengemas kini atau menarik balik penyertaan mereka pada bila-bila masa. Jika direktori itu boleh diakses oleh orang awam, templat ini juga menjelaskan bahawa enjin carian dan orang lain mungkin melihat serta menyalin entri tersebut.
- Sesuai untuk
- Direktori ahli, alumni, sukarelawan, ibu bapa dan kakitangan — dalam talian, bercetak atau dalam aplikasi
- Ditandatangani oleh
- Orang yang disenaraikan dan organisasi
- Pilihan
- Butiran yang disenaraikan, foto, perkara yang tidak boleh disenaraikan, khalayak dan tempoh penyertaan kekal
- Panjang
- 2 halaman
Bila hendak menggunakan persetujuan penyenaraian direktori
- Kelab sukan atau persatuan profesional yang melancarkan direktori ahli dalam talian
- Pejabat alumni sekolah atau universiti yang membina rangkaian alumni yang boleh dicari
- Majikan yang menerbitkan direktori kakitangan atau halaman pasukan di laman webnya
- Persatuan ibu bapa dan guru yang berkongsi senarai kenalan kelas
- Badan amal yang menyenaraikan sukarelawan atau pemegang amanah dalam laporan tahunannya
Perkara yang anda isi
11 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: individu, organisasi.
1 Direktori
- Nama organisasi*
- Nama direktori atau senarai*
- Tempat direktori dipaparkan*
- Siapa yang boleh melihatnya* ahli Organisasi sahaja, selepas log masuk · kakitangan dan sukarelawan Organisasi sahaja · ahli dan organisasi rakan kongsi yang diluluskan · sesiapa sahaja, termasuk orang awam
- E-mel untuk perubahan dan penarikan balik*
2 Orang tersebut
- Nama penuh individu*
- Orang tersebut ialah* seorang ahli · bekas pelajar · seorang pekerja · seorang sukarelawan · ahli lembaga atau jawatankuasa · seorang penyokong · ibu bapa atau penjaga seorang pelajar
3 Perkara yang disenaraikan
- Butiran yang akan disenaraikan*
- Foto* Tiada foto akan disertakan · Foto yang saya berikan boleh disertakan · Foto yang diambil oleh Organisasi boleh disertakan
- Butiran yang tidak boleh disenaraikan sama sekali
4 Tempoh
- Senarai tersebut kekal* selagi saya masih mempunyai hubungan dengan Organisasi, melainkan saya menarik balik persetujuan lebih awal · sehingga saya menarik balik persetujuan ini · selama satu tahun, selepas itu Organisasi akan meminta persetujuan saya semula
5 Siapa yang menandatangani
- Individu tandatangan dan tarikh · Orang yang butirannya akan disenaraikan.
- Organisasi tandatangan dan tarikh, jawatan · Seseorang yang menandatangani bagi pihak kelab, persatuan, sekolah atau majikan yang menerbitkan direktori.
Kandungan persetujuan penyenaraian direktori
- Perkara yang akan disenaraikan
- Tempat ia dipaparkan dan pihak yang boleh melihatnya
- Cara Direktori boleh digunakan
- Memastikan entri saya tepat
- Tempoh dan penarikan balik persetujuan
- Maklumat peribadi
Cara menggunakan persetujuan penyenaraian direktori, langkah demi langkah
1 Terangkan direktori
Namakan direktori itu dan senaraikan setiap tempat ia dipaparkan — bahagian ahli di laman web, buku panduan bercetak, aplikasi atau papan kenyataan. Kemudian pilih pihak yang boleh melihatnya. Khalayak yang anda pilih akan dimasukkan ke dalam persetujuan, dan organisasi berjanji untuk tidak menerbitkan entri itu di tempat lain atau meluaskan khalayaknya tanpa bertanya semula.
2 Senaraikan butiran dengan tepat
Tulis setiap perkara yang akan dipaparkan, seperti "nama penuh, tahun tamat pengajian, majikan dan jawatan". Persetujuan itu menyatakan bahawa tiada perkara lain akan ditambah tanpa persetujuan lanjut, jadi senarai yang tepat melindungi kedua-dua pihak. Tambahkan apa-apa yang ingin dikecualikan oleh orang tersebut, seperti alamat rumah atau nombor mudah alih peribadi.
3 Pilih foto dan tempoh
Pilih tiada foto, foto yang disediakan oleh orang tersebut atau foto yang diambil oleh organisasi (dan ditunjukkan kepada orang itu terlebih dahulu). Kemudian pilih sama ada penyertaan itu kekal selagi mereka masih mempunyai hubungan dengan organisasi, sehingga mereka menarik balik persetujuan atau selama satu tahun sebelum anda bertanya semula.
4 Hantar untuk ditandatangani
Tambahkan orang tersebut sebagai penandatangan dan diri anda sebagai wakil organisasi. Simpan salinan yang telah ditandatangani — salinan itu menjadi rekod persetujuan mereka jika timbul persoalan kemudian.
Petua sebelum menghantarnya
- Minta persetujuan secara berasingan daripada dokumen keahlian atau pekerjaan, dan jangan jadikan penyertaan bergantung padanya. Templat ini menyatakannya dengan jelas.
- Tetapkan khalayak paling kecil yang masih berfungsi sebagai pilihan lalai. Direktori untuk ahli sahaja yang dilindungi log masuk mempunyai risiko yang jauh lebih rendah berbanding halaman web awam.
- Gunakan alamat e-mel yang benar-benar dipantau untuk perubahan dan penarikan balik — orang tersebut dijanjikan jawapan dalam tempoh yang munasabah.
- Ingat bahawa salinan bercetak tidak boleh ditarik balik. Jika orang ramai berkemungkinan mengubah fikiran, kekalkan direktori dalam talian sahaja.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Persetujuan penyenaraian direktori
Adakah saya memerlukan persetujuan untuk memasukkan seseorang ke dalam direktori?
Ia bergantung pada undang-undang di tempat anda beroperasi dan perkara yang anda terbitkan. Banyak undang-undang perlindungan data, seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (General Data Protection Regulation, GDPR) di EU dan GDPR UK (UK GDPR), memerlukan asas yang sah untuk menggunakan butiran peribadi, dan persetujuan ialah asas yang biasa serta jelas untuk penyenaraian direktori. Walaupun persetujuan tidak diwajibkan secara ketat, persetujuan bertandatangan dapat mengelakkan pertikaian. Semak peraturan yang terpakai kepada organisasi anda.
Bolehkah seseorang menarik balik persetujuan selepas menandatangani?
Ya. Templat ini membolehkan mereka menarik balik persetujuan pada bila-bila masa, tanpa memberikan sebab, dengan menulis kepada alamat e-mel yang anda berikan. Entri mereka kemudiannya akan dikeluarkan daripada direktori dalam talian dalam tempoh yang munasabah dan tidak dimasukkan dalam edisi akan datang.
Adakah ini meliputi penyenaraian di laman web awam?
Ya — pilih "sesiapa sahaja, termasuk orang awam" sebagai khalayak. Persetujuan itu kemudiannya menambah ayat yang menjelaskan bahawa entri awam mungkin dilihat, disalin atau diindeks oleh enjin carian.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk borang persetujuan?
Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik diiktiraf secara meluas untuk perjanjian dan persetujuan biasa di AS (ESIGN dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit serta Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.