什么是 名录公开同意书？
俱乐部、协会、学校、校友网络和雇主都会发布名录——在线会员名单、印刷手册、网站上的员工页面。每一项都是个人信息；未经明确同意就列出某人的信息，容易引发投诉，在许多地方还可能违反数据保护法。名录公开同意书用通俗的语言记录当事人的选择。
此模板逐项列出将要显示的信息（未列出的任何信息都不会公开）、是否包含照片及照片由谁提供、绝不能发布的内容、名录发布的位置以及谁可以查看——登录后才能查看的会员、仅限员工、获批准的合作伙伴，或公众。模板要求组织不得将名录出售或交给营销人员，不得不提醒查看者勿滥用其中信息，并须确保名录安全；同时为当事人提供一个电子邮件地址，以便其随时更新或撤回名录信息。如果名录面向公众，还会明确说明搜索引擎和其他人可能查看并复制其中内容。
- 适用对象
- 会员、校友、志愿者、家长和员工名录——在线、印刷版或应用内名录
- 签署方
- 被列入名录的个人和组织
- 可选内容
- 公开的信息、照片、永不公开的项目、查看对象、名录保留时间
- 长度
- 2页
何时使用名录公开同意书
- 体育俱乐部或专业协会推出在线会员名录
- 学校或大学校友办公室建立可搜索的校友网络
- 雇主在网站上发布员工名录或团队页面
- 家长教师协会分享班级联系方式名单
- 慈善机构在年度报告中列出志愿者或受托人
填写内容
11 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：个人, 组织。
1 名录
- 组织名称*
- 名录或列表名称*
- 名录发布位置*
- 可查看人员* 仅限登录后的组织会员 · 仅限组织员工和志愿者 · 会员及获批准的合作组织 · 任何人，包括公众
- 用于更改和撤回的电子邮箱*
2 个人
- 个人全名*
- 个人身份是* 会员 · 前学生 · 员工 · 志愿者 · 董事会或委员会成员 · 支持者 · 学生的家长或监护人
3 列出内容
- 将列出的详细信息*
- 照片* 不包含照片 · 可包含我提供的照片 · 可包含组织拍摄的照片
- 绝不应列出的详细信息
4 期限
- 条目保留期限* 在我与组织保持关联期间，但如我提前撤回同意则除外 · 直至我撤回本同意 · 一年，期限届满后组织将再次征求我的同意
5 签署人
- 个人 签名和日期 · 将列出其详细信息的个人。
- 组织 签名和日期、职务 · 代表发布该名录的俱乐部、协会、学校或雇主签署的人。
名录公开同意书的内容
- 将列出的内容
- 发布位置及可查看人员
- 名录的使用方式
- 确保我的条目信息准确
- 期限及撤回同意
- 个人信息
逐步使用名录公开同意书
1 描述名录
为名录命名，并列出它出现的每个位置——网站的会员专区、印刷手册、应用、公告栏。然后选择谁可以查看。你选择的查看对象会写入同意书，组织也会承诺未经再次询问，不会在其他地方发布该信息或扩大查看范围。
2 准确列出信息
写明将显示的每一项内容，例如“全名、毕业年份、雇主和职务”。同意书会说明，未经进一步同意不会添加其他信息，因此准确的清单能保护双方。还应加入当事人希望排除的内容，例如家庭住址或个人手机号码。
3 选择照片和期限
选择不使用照片、使用当事人提供的照片，或使用组织拍摄的照片（当事人会先查看）。然后选择名录在其与组织保持联系期间持续有效、直到其撤回，或有效期为一年后重新征求同意。
4 发送签署
将当事人添加为签署人，并以组织方身份添加你自己。保留已签署的副本——如果日后出现疑问，它就是当事人同意内容的记录。
发送前提示
- 请将同意与会员或雇佣文件分开征求，不要把加入组织或接受工作作为同意的前提。模板对此有明确说明。
- 默认选择能够满足需要的最小查看范围。登录后仅限会员查看的名录，风险远低于面向公众的网页。
- 使用一个确实有人监控的电子邮件地址来处理更改和撤回请求——模板承诺在合理时间内回复。
- 请记住，印刷副本无法召回。如果人们可能改变主意，最好只保留在线名录。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
名录公开同意书：常见问题
把某人列入名录需要获得同意吗？
这取决于你所在地区的法律以及你发布的内容。许多数据保护法律，例如欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）和英国《通用数据保护条例》（UK GDPR），要求使用个人信息必须有合法依据；对于名录公开，取得同意是一种常见且明确的依据。即使法律并未严格要求，签署同意书也能避免争议。请确认适用于你所在组织的规定。
签署后可以撤回吗？
可以。模板允许当事人随时撤回，无需说明理由，只需写信至你提供的电子邮件地址。随后，其信息会在合理时间内从在线名录中删除，并不再收入未来版本。
这份同意书涵盖面向公众的网站名录吗？
涵盖——将查看对象选择为“任何人，包括公众”。同意书随后会加入一句说明：公开发布的信息可能被查看、复制或被搜索引擎编入索引。
电子签名对同意书有效吗？
通常有效。在美国（《全球及国家商务电子签名法》（ESIGN）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））以及加拿大，电子签名已被广泛认可，可用于普通协议和同意书。FileIt 会保留审计轨迹，以及包含已签署 PDF 的《完成证明》（Certificate of Completion）。