UI-19 — Déclaration de l’employeur concernant les salariés (UIF)

Qu’est-ce que UI-19 Employer's declaration of employees ?

Le formulaire UI-19 est la déclaration de l’employeur concernant les salariés destinée au Fonds d’assurance chômage (Unemployment Insurance Fund). En vertu de l’article 56 de la loi sur l’assurance chômage (Unemployment Insurance Act), lu conjointement avec le règlement 13, un employeur doit communiquer chaque mois à l’UIF ses coordonnées ainsi que la rémunération de ses salariés, notamment les nouvelles embauches et les fins de contrat. Le formulaire publié par le ministère de l’Emploi et du Travail (Department of Employment and Labour) précise que cette déclaration doit être effectuée avant le septième jour de chaque mois pour le mois précédent.

Cette obligation ne concerne pas seulement la conformité. Lorsqu’un salarié demande ultérieurement des prestations de chômage, de maternité, de maladie ou d’autres prestations de l’UIF, le Fonds s’appuie sur les déclarations de l’employeur pour confirmer que la personne a travaillé pour vous, ce qu’elle a gagné et pourquoi elle a quitté son emploi. Un formulaire UI-19 manquant ou erroné est l’une des causes les plus fréquentes de retard dans le traitement d’une demande — et le même formulaire est utilisé par un ménage employant un travailleur domestique, un jardinier ou une nounou que par une grande entreprise.

FileIt vous guide dans chaque case du formulaire UI-19 publié au Journal officiel : d’abord vos coordonnées d’employeur, puis un salarié à la fois, jusqu’aux sept lignes imprimées sur le formulaire. Il vérifie les numéros d’identité sud-africains (date de naissance et chiffre de contrôle), répartit la rémunération mensuelle entre les colonnes rands et centimes, imprime les dates dans les cases DDMMYY ainsi que les codes de fin d’emploi et de non-cotisant. Le PDF officiel rempli est enregistré dans votre coffre-fort FileIt, peut être envoyé pour signature électronique, puis vous l’envoyez vous-même par e-mail, fax ou courrier, ou le déposez vous-même — FileIt ne transmet jamais rien à l’UIF.

Qui doit remplir UI-19 Employer's declaration of employees ?

• Tout employeur enregistré auprès de l’UIF qui emploie des salariés plus de 24 heures par mois.
• Les ménages qui emploient un travailleur domestique, un jardinier, un chauffeur ou une nounou — les employeurs domestiques doivent eux aussi déclarer leurs travailleurs.
• Les petites entreprises sans système de paie qui préfèrent une déclaration papier à uFiling.
• Un employeur dont le salarié a démissionné, a été licencié, a fait l’objet d’un licenciement économique ou dont le contrat a pris fin, afin que cette fin d’emploi soit enregistrée pour la demande du salarié.
• Un nouvel employeur qui envoie sa première déclaration avec le formulaire d’inscription UI-8.
• Une personne autorisée agissant pour un employeur qui ne réside pas en Afrique du Sud ou pour une personne morale étrangère non enregistrée ici.

Quand utiliser UI-19 Employer's declaration of employees

• Chaque mois, avant le septième jour, pour la rémunération et les changements de personnel du mois précédent.
• Lorsque vous embauchez un nouveau salarié — sa date de début doit y figurer.
• Lorsqu’un salarié quitte son emploi — indiquez la date de fin et le code motif figurant au bas du formulaire.
• Avec votre UI-8 lors de votre première inscription en tant qu’employeur, sauf si vous indiquez que les informations sur les salariés seront déclarées électroniquement.
• Lorsqu’un salarié vous demande de confirmer son historique UIF avant de demander des prestations.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre numéro de référence d’employeur auprès de l’UIF (7 chiffres et un chiffre de contrôle) et, si vous en avez un, votre numéro de référence SARS PAYE.
• Votre nom commercial, vos adresses physique et postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
• Votre numéro d’immatriculation de société, si l’employeur est une société ou une close corporation.
• Le nom de famille, les initiales et le numéro d’identité à 13 chiffres de chaque salarié (ou le numéro de passeport pour un salarié étranger).
• La rémunération brute totale de chaque salarié pour le mois, y compris les avantages en nature — salaires hebdomadaires convertis selon la formule weekly wage x 52 / 12.
• Le nombre d’heures effectivement travaillées par chaque salarié pendant le mois.
• Les dates de début et, pour toute personne ayant quitté son emploi, la date de fin et le motif.
• Votre propre numéro d’identité pour la déclaration.

Contenu de UI-19 Employer's declaration of employees

L’édition 2019 comporte 1 page. FileIt le demande en 9 parties, et il est signé par Employer :

1. 1 Employer detailsEmployer
2. 2 Employee 1Employer
3. 2 Employee 2Employer
4. 2 Employee 3Employer
5. 2 Employee 4Employer
6. 2 Employee 5Employer
7. 2 Employee 6Employer
8. 2 Employee 7Employer
9. Declaration and signatureEmployer

Comment remplir UI-19 Employer's declaration of employees, étape par étape

1 Mois de la déclaration

Inscrivez dans la case en haut le mois couvert par la déclaration — normalement le mois qui vient de s’achever. FileIt imprime le mois et l’année que vous choisissez.

2 1. Coordonnées de l’employeur (1.1 à 1.11)

La rubrique 1.1 correspond à votre numéro de référence d’employeur auprès de l’UIF, imprimé dans les sept cases, avec le chiffre de contrôle après la barre oblique, ainsi qu’à votre numéro de succursale si l’UIF vous a enregistré avec des succursales. La rubrique 1.2 correspond à votre numéro de référence SARS PAYE, uniquement si vous êtes enregistré auprès de la SARS — de nombreux employeurs domestiques ne le sont pas.

Les rubriques 1.3 à 1.10 concernent votre nom commercial, votre adresse physique, l’adresse où les salariés travaillent si elle est différente, votre adresse postale, votre numéro d’immatriculation de société, votre adresse e-mail, votre fax et votre téléphone. La rubrique 1.11 concerne uniquement une personne autorisée agissant pour un employeur qui ne réside pas en Afrique du Sud ou pour une personne morale étrangère.

3 2. Informations sur le salarié — colonnes A à C

Chaque ligne correspond à un salarié : nom de famille, initiales et numéro du document d’identité. FileIt imprime le numéro d’identité à 13 chiffres, un chiffre par case, et vérifie qu’il s’agit d’un véritable numéro d’identité sud-africain (les six premiers chiffres indiquent la date de naissance et le dernier est un chiffre de contrôle). Pour un salarié étranger, saisissez plutôt le numéro de passeport.

4 Colonnes D et E — rémunération et heures

La colonne D correspond à la rémunération brute totale versée au salarié pour le mois : salaire de base réellement versé plus avantages en nature, en rands et centimes. Si vous payez à la semaine, le formulaire vous demande de convertir ce montant en valeur mensuelle selon la formule weekly wages x 52 / 12. La colonne E correspond au nombre total d’heures effectivement travaillées pendant le mois. Vous saisissez le montant une seule fois dans FileIt, qui l’imprime réparti entre les colonnes R et c.

5 Colonnes F à H — dates et motif de fin d’emploi

La colonne F indique la date à laquelle le salarié a commencé à travailler pour vous et la colonne G la date de fin d’emploi ; les deux sont imprimées au format DDMMYY dans les cases. Si un salarié est parti, la colonne H doit contenir l’un des codes de fin d’emploi imprimés au bas du formulaire — par exemple 5 pour un contrat arrivé à expiration, 6 pour une démission, 11 pour un licenciement économique ou 15 pour le décès d’un employeur domestique. Le formulaire précise qu’un licenciement déguisé (constructive dismissal) ne peut être établi que par la CCMA, un conseil de négociation collective ou le tribunal du travail (Labour Court).

6 Colonnes I et J — cotisant ou non-cotisant

La colonne I indique YES pour un salarié qui cotise à l’UIF et NO pour celui qui ne cotise pas. Pour un non-cotisant, la colonne J indique le motif : 1 pour les salariés temporaires travaillant moins de 24 heures par mois, 2 pour les salariés rémunérés uniquement à la commission, ou 3 lorsqu’aucun revenu n’a été versé pour la période de paie.

7 Déclaration, signature et date

L’employeur inscrit son nom et son numéro d’identité et déclare que les informations sont exactes et correctes — le formulaire avertit qu’une fausse déclaration constitue une infraction. Signez sur la ligne EMPLOYER SIGNATURE, datez le formulaire et ajoutez votre cachet si vous en avez un.

Erreurs fréquentes à éviter

• Faire la déclaration en retard — le formulaire précise que les informations doivent être fournies avant le septième jour de chaque mois pour le mois précédent.
• Oublier les avantages en nature ou saisir des salaires hebdomadaires sans les convertir en montant mensuel.
• Saisir incorrectement un numéro d’identité — l’UIF l’utilise pour rapprocher les demandes. FileIt signale les numéros dont le chiffre de contrôle est invalide.
• Indiquer une date de fin sans code motif, ou utiliser le licenciement déguisé (code 7) sans décision de la CCMA, d’un conseil de négociation collective ou du tribunal du travail.
• Marquer un salarié comme non-cotisant sans sélectionner l’un des trois motifs de la colonne J.
• Oublier de déclarer un travailleur domestique parce que le ménage n’est pas une entreprise.
• Envoyer un formulaire non signé ou ne pas conserver une copie de ce que vous avez envoyé et de la date d’envoi.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire UI-19 rempli depuis votre coffre-fort FileIt, ou envoyez-le d’abord pour signature électronique, puis signez-le en tant qu’employeur. Le formulaire indique que vous pouvez le transmettre au Fonds d’assurance chômage (Unemployment Insurance Fund), le déposer dans la succursale de l’UIF la plus proche, l’envoyer par fax à l’un des numéros régionaux imprimés sur le formulaire ou par courrier à l’adresse des déclarations de l’UIF qui y figure. Les employeurs peuvent également faire la déclaration électroniquement depuis leur système de paie ou en ligne.

Conservez la copie signée — FileIt la classe dans le coffre-fort sous la bonne personne ou le bon ménage — ainsi que la preuve de la date et du mode d’envoi. Si un salarié demande ultérieurement des prestations, elle constitue votre preuve de ce que vous avez déclaré.

Répétez la déclaration chaque mois. Lorsqu’une personne rejoint l’effectif ou le quitte, sa date de début ou de fin et le motif doivent apparaître sur le formulaire UI-19 du mois concerné.

UI-19 Employer's declaration of employees : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Unemployment Insurance Fund (UIF), Department of Employment and Labour : https://www.labour.gov.za/DocumentCenter/Forms/Unemployment%20Insurance%20Fund/UI-19%20-%20Gazetted%204%20November%202019.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://www.labour.gov.za/DocumentCenter/Pages/Forms.aspx
• Édition affichée sur cette page : UI-19, gazetted 4 November 2019 (vérifiée le 2026-09-26).

FileIt n'est ni affilié à Unemployment Insurance Fund (UIF), Department of Employment and Labour ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-26.

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