UI-19 — Declaración del empleador de empleados (UIF)

¿Qué es UI-19 Employer's declaration of employees?

La UI-19 es la Declaración del empleador de empleados del Fondo del Seguro de Desempleo (Employer's Declaration of Employees, Unemployment Insurance Fund). Conforme a la sección 56 de la Ley del Seguro de Desempleo (Unemployment Insurance Act), junto con el reglamento 13, el empleador debe informar al UIF cada mes de sus datos de contacto y de la remuneración de sus empleados, incluidas las nuevas contrataciones y las terminaciones de la relación laboral. El formulario publicado por el Departamento de Empleo y Trabajo indica que debe hacerse antes del séptimo día de cada mes respecto del mes anterior.

No solo es importante para cumplir la normativa. Cuando un empleado solicita posteriormente prestaciones del UIF por desempleo, maternidad, enfermedad u otros motivos, el Fondo se basa en las declaraciones del empleador para confirmar que la persona trabajó para ti, cuánto ganó y por qué se fue. Una UI-19 que falte o contenga errores es uno de los motivos más habituales de retraso de una solicitud; y el mismo formulario lo utiliza tanto una familia que emplea a un trabajador doméstico, jardinero o niñera como una gran empresa.

FileIt te guía por cada casilla de la UI-19 publicada oficialmente: primero tus datos como empleador y después un empleado cada vez, hasta las siete líneas que aparecen en el formulario. Comprueba los números de identificación sudafricanos (fecha de nacimiento y dígito de control), divide el salario mensual entre las columnas de rands y céntimos, imprime las fechas en las casillas DDMMYY y los códigos de terminación y de no cotizante. El PDF oficial cumplimentado se guarda en tu bóveda de FileIt, puedes enviarlo para firma electrónica y después lo envías por correo electrónico, fax o correo postal, o lo entregas tú mismo; FileIt nunca presenta nada ante el UIF.

¿Quién debe completar UI-19 Employer's declaration of employees?

• Todo empleador registrado en el UIF que tenga empleados que trabajen más de 24 horas al mes.
• Los hogares que emplean a un trabajador doméstico, jardinero, conductor o niñera; los empleadores domésticos también deben declarar a sus trabajadores.
• Pequeñas empresas sin sistema de nóminas que prefieren una declaración en papel a uFiling.
• Un empleador cuyo empleado haya dimitido, sido despedido, sufrido un despido por reducción de personal o cuyo contrato haya terminado, para que la terminación conste en el expediente de su solicitud.
• Un nuevo empleador que envía su primera declaración junto con el formulario de registro UI-8.
• Una persona autorizada que actúa en nombre de un empleador no residente en Sudáfrica o de una persona jurídica extranjera no registrada aquí.

Cuándo usar UI-19 Employer's declaration of employees

• Cada mes, antes del séptimo día, para declarar el salario y los cambios de personal del mes anterior.
• Cuando contratas a un nuevo empleado: debe aparecer con su fecha de inicio.
• Cuando un empleado se va: indica la fecha de terminación y el código del motivo que aparece al final del formulario.
• Junto con la UI-8 cuando te registras por primera vez como empleador, salvo que indiques que los datos de los empleados se declararán electrónicamente.
• Cuando un empleado te pida que confirmes su historial del UIF antes de solicitar prestaciones.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu número de referencia de empleador del UIF (7 dígitos y un dígito de control) y, si tienes uno, tu número de referencia PAYE de SARS.
• Tu nombre comercial, direcciones física y postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
• El número de registro de la empresa, si el empleador es una empresa o una sociedad cerrada.
• El apellido, las iniciales y el número de identificación de 13 dígitos de cada empleado (o el número de pasaporte si es extranjero).
• La remuneración bruta total de cada empleado durante el mes, incluido el pago en especie; convierte los salarios semanales con la fórmula salario semanal x 52 / 12.
• Las horas que cada empleado haya trabajado realmente durante el mes.
• Las fechas de inicio y, para quienes se hayan ido, la fecha y el motivo de la terminación.
• Tu propio número de identificación para la declaración.

Qué contiene UI-19 Employer's declaration of employees

La edición de 2019 tiene 1 página. FileIt lo organiza en 9 partes y lo firman Employer:

1. 1 Employer detailsEmployer
2. 2 Employee 1Employer
3. 2 Employee 2Employer
4. 2 Employee 3Employer
5. 2 Employee 4Employer
6. 2 Employee 5Employer
7. 2 Employee 6Employer
8. 2 Employee 7Employer
9. Declaration and signatureEmployer

Cómo completar UI-19 Employer's declaration of employees, paso a paso

1 Mes de la declaración

Escribe en la casilla superior el mes al que corresponde la declaración, normalmente el mes que acaba de terminar. FileIt imprime el mes y el año que elijas.

2 1. Datos del empleador (1.1 a 1.11)

El punto 1.1 es tu número de referencia de empleador del UIF, impreso en las siete casillas, con el dígito de control después de la barra, y tu número de sucursal si el UIF te registró con sucursales. El punto 1.2 es tu número de referencia PAYE de SARS, solo si estás registrado en SARS; muchos empleadores domésticos no lo están.

Los puntos 1.3 a 1.10 son tu nombre comercial, dirección física, la dirección donde trabajan los empleados si es diferente, dirección postal, número de registro de la empresa, correo electrónico, fax y teléfono. El punto 1.11 solo corresponde a una persona autorizada que actúa en nombre de un empleador no residente en Sudáfrica o de una persona jurídica extranjera.

3 2. Datos del empleado: columnas A a C

Cada línea corresponde a un empleado: apellido, iniciales y número del documento de identidad. FileIt imprime el número de identificación de 13 dígitos, un dígito por casilla, y comprueba que sea un número de identificación sudafricano válido (los seis primeros dígitos son la fecha de nacimiento y el último es un dígito de control). Para un empleado extranjero, introduce el número de pasaporte.

4 Columnas D y E: remuneración y horas

La columna D es la remuneración bruta total pagada al empleado durante el mes: salario básico real más el pago en especie, en rands y céntimos. Si pagas semanalmente, el formulario indica que debes convertirlo a una cantidad mensual con la fórmula salario semanal x 52 / 12. La columna E es el total de horas realmente trabajadas durante el mes. Introduces la cantidad una vez en FileIt y se imprime dividida entre las columnas R y c.

5 Columnas F a H: fechas y motivo de terminación

La columna F es la fecha en que el empleado empezó a trabajar para ti y la columna G es la fecha de terminación; ambas se imprimen como DDMMYY en las casillas. Si un empleado se fue, en la columna H debes indicar uno de los códigos de terminación impresos al final del formulario; por ejemplo, 5 para contrato vencido, 6 para dimisión, 11 para despido por reducción de personal o 15 para fallecimiento de un empleador doméstico. El formulario señala que el despido indirecto solo puede determinarlo la CCMA, un consejo de negociación colectiva o el Tribunal Laboral.

6 Columnas I y J: cotizante o no cotizante

En la columna I se indica YES para un empleado que cotiza al UIF y NO para quien no cotiza. Para un no cotizante, la columna J contiene el código del motivo: 1 para empleados temporales que trabajan menos de 24 horas al mes, 2 para empleados que solo cobran comisiones o 3 cuando no se pagaron ingresos durante el periodo de nómina.

7 Declaración, firma y fecha

El empleador escribe su nombre y número de identificación y declara que la información es verdadera y correcta; el formulario advierte que una declaración falsa es un delito. Firma en la línea EMPLOYER SIGNATURE, pon la fecha y añade tu sello si tienes uno.

Errores comunes que debes evitar

• Presentarla tarde: el formulario indica que la información debe entregarse antes del séptimo día de cada mes respecto del mes anterior.
• Omitir el pago en especie o introducir los salarios semanales sin convertirlos a una cantidad mensual.
• Escribir mal un número de identificación: el UIF lo utiliza para cotejar las solicitudes. FileIt señala los números cuyo dígito de control no es válido.
• Indicar una fecha de terminación sin código de motivo o utilizar el despido indirecto (código 7) sin una resolución de la CCMA, un consejo de negociación colectiva o el Tribunal Laboral.
• Marcar a un empleado como no cotizante sin indicar uno de los tres motivos de la columna J.
• Olvidar declarar a un trabajador doméstico porque el hogar no es una empresa.
• Enviar el formulario sin firmar o no conservar una copia de lo que enviaste y de cuándo lo enviaste.

Después de completarlo

Imprime la UI-19 cumplimentada desde tu bóveda de FileIt o envíala primero para firma electrónica, y fírmala como empleador. El formulario indica que puedes enviarla al Fondo del Seguro de Desempleo, presentarla en la sucursal del UIF más cercana, enviarla por fax a uno de los números regionales impresos en el formulario o enviarla por correo postal a la dirección de declaraciones del UIF que aparece en él. Los empleadores también pueden declarar electrónicamente desde la nómina o hacerlo en línea.

Conserva la copia firmada; FileIt la archiva en la bóveda bajo la persona o el hogar correspondiente, junto con una prueba de cuándo y cómo la enviaste. Si un empleado solicita prestaciones posteriormente, es tu registro de lo que declaraste.

Repite la declaración cada mes. Cuando alguien se incorpora o se va, su fecha de inicio o de terminación y el motivo deben aparecer en la UI-19 de ese mes.

UI-19 Employer's declaration of employees: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por Unemployment Insurance Fund (UIF), Department of Employment and Labour: https://www.labour.gov.za/DocumentCenter/Forms/Unemployment%20Insurance%20Fund/UI-19%20-%20Gazetted%204%20November%202019.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.labour.gov.za/DocumentCenter/Pages/Forms.aspx
• Edición mostrada en esta página: UI-19, gazetted 4 November 2019 (comprobada el 2026-09-26).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de Unemployment Insurance Fund (UIF), Department of Employment and Labour ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-26.

Formularios relacionados

Todos los formularios de Sudáfrica · Todos los formularios que FileIt puede rellenar