ZUS Z-3 — Certificat employeur pour prestations maladie et maternité (Pologne)

Qu’est-ce que ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits ?

Le Z-3 (Zaświadczenie płatnika składek) est le certificat qu’un employeur remplit lorsque la ZUS doit établir le droit d’un salarié à une indemnité maladie, une allocation de soins, une indemnité de maternité, une prestation égale à l’indemnité de maternité, une prestation compensatoire ou une prestation de réadaptation. Les instructions du formulaire précisent que, pendant l’emploi, l’employeur présente la demande de prestation pour le salarié et que, pour le premier certificat médical, le Z-3 constitue lui-même cette demande.

Il couvre votre entreprise, le salarié ainsi que son adresse et son compte bancaire, les prestations demandées et les périodes concernées, les informations sur l’emploi (temps de travail, travail temporaire, travail à l’étranger, accidents du travail, congés sans solde ou parental), les prestations que vous avez déjà versées et les tableaux de rémunération : la rémunération mensuelle des 12 mois civils précédant le début de l’incapacité, ainsi que les éléments trimestriels, annuels et autres, qui déterminent la base de calcul de la prestation.

FileIt vous guide dans chaque partie, vérifie les numéros PESEL, NIP, REGON et de compte, contrôle que les jours travaillés ne dépassent pas les jours dus et reporte vos réponses dans le PDF officiel de la ZUS, en majuscules lorsque le formulaire le demande. Le certificat est enregistré dans votre coffre-fort FileIt. FileIt ne transmet jamais rien à la ZUS.

Qui doit remplir ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits ?

• Les employeurs ayant déclaré 20 personnes ou moins à l’assurance maladie, lorsque les prestations de leurs salariés sont versées par la ZUS.
• Tout employeur lorsqu’une prestation est demandée après la fin de l’emploi du salarié.
• Le personnel de la paie et des ressources humaines qui prépare pour la ZUS les demandes d’indemnité maladie, d’allocation de soins ou d’indemnité de maternité.

Quand utiliser ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits

• Lorsque la ZUS doit établir le droit d’un salarié à une indemnité maladie, une allocation de soins, une indemnité de maternité, une prestation compensatoire ou une prestation de réadaptation.
• Pour une nouvelle période ininterrompue de maladie ou de soins (un certificat de prolongation abrégé, ou le ZAS-12).
• À nouveau lorsque la nature de la prestation reçue par le salarié change, sauf pour une prestation de réadaptation après un Z-3 relatif à une indemnité maladie.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre NIP (ou REGON, PESEL ou pièce d’identité), votre nom et votre adresse.
• Le PESEL, le nom, l’adresse et, facultativement, le compte bancaire du salarié.
• Les périodes de prestation ainsi que les séries et numéros des certificats médicaux.
• La date de début de l’emploi, le temps de travail et la date de début de ce temps de travail.
• Les informations sur tout accident du travail ou toute maladie professionnelle, tout congé sans solde ou parental, ainsi que les congés de maternité ou parentaux accordés.
• Le salaire maladie et les prestations que vous avez versés cette année, ainsi que le nombre de personnes que vous déclarez à l’assurance maladie.
• Les données de paie : la rémunération brute de chacun des 12 derniers mois, les jours travaillés et les jours dus, ainsi que le pourcentage de cotisations déduites.

Contenu de ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits

L’édition 2026 comporte 8 pages. FileIt le demande en 13 parties, et il est signé par Employer :

1. Type of certificateEmployer
2. Your business — payer of contributions (Dane płatnika składek)Employer
3. The employee (Dane osoby ubezpieczonej)Employer
4. The employee claims (Pracownik występuje o)Employer
5. About the employee (Informacje o pracowniku)Employer
6. Maternity and parental leave (points 6 and 7)Employer
7. Benefits you have paid (Informacje o wypłaconych świadczeniach)Employer
8. Pay for monthly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne)Employer
9. Pay for quarterly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne)Employer
10. Pay for yearly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy roczne)Employer
11. Pay for other periods (Składniki wynagrodzenia za inne okresy)Employer
12. Civil contracts and time-limited pay (point 5)Employer
13. Remarks and signature (Uwagi, Podpis)Employer

Comment remplir ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits, étape par étape

1 Type de certificat et votre entreprise

Cochez une première demande ou une prolongation, puis indiquez votre NIP (ou REGON, PESEL ou pièce d’identité), votre nom, votre adresse et votre téléphone.

2 Le salarié et la demande

Indiquez le PESEL, le nom, l’adresse et, facultativement, le compte bancaire du salarié, puis chaque prestation demandée avec sa période et, pour une maladie ou des soins, la série et le numéro du certificat médical.

3 Informations sur le salarié

Indiquez le début de l’emploi (ou la période), le temps de travail et sa date de début, le travail temporaire, le travail à l’étranger, si l’incapacité résulte d’une maladie professionnelle ou d’un accident (avec le document correspondant), et si le salarié est en congé sans solde, parental ou pour aidant, en détention ou en prison pendant l’incapacité. Pour l’indemnité de maternité, indiquez le congé accordé et tout travail effectué pendant le congé parental.

4 Prestations versées et autres informations

Indiquez le salaire maladie (art. 92 du Code du travail), l’indemnité maladie ou de réadaptation et l’indemnité de maternité que vous avez versés, avec les périodes et les codes, ainsi que si vous déclarez jusqu’à 20 personnes assurées ou plus de 20.

5 Tableaux de rémunération

Indiquez la rémunération mensuelle des 12 mois précédant l’incapacité, en distinguant la rémunération fixe (colonne 6), la rémunération variable réduite proportionnellement (colonne 7) et les éléments versés pour leur montant réel (colonne 8), avec les jours travaillés et dus et le pourcentage de cotisations déduites. Ajoutez les éléments trimestriels, annuels et autres s’il y en a.

6 Contrats civils, remarques et signature

Indiquez tout contrat de mandat ou contrat similaire conclu avec le salarié (ou tout élément de rémunération à durée déterminée), avec les montants mensuels, les remarques telles qu’un ancien temps de travail, puis la date et la signature et le cachet de la personne habilitée.

Erreurs fréquentes à éviter

• Indiquer la rémunération après déduction des cotisations d’assurance sociale. Les tableaux doivent contenir les montants avant ces déductions.
• Inclure les éléments que le salarié conserve pendant la prestation, ou les paiements ponctuels qui ne comptent pas dans la base de calcul.
• Ne pas utiliser des mois civils complets après une modification du temps de travail, ou ne pas mentionner l’ancien temps de travail dans les remarques.
• Ne pas respecter le délai de 7 jours après réception du certificat médical.
• Remplir tout le formulaire pour une prolongation, alors que le point 1 et le point 5 (ou le ZAS-12) suffisent.

Après l’avoir rempli

Imprimez le certificat, faites-le signer par une personne habilitée et ajoutez son cachet indiquant ses nom, prénom et fonction. Envoyez-le à la ZUS avec les documents reçus du salarié. FileIt ne transmet rien ; la voie électronique de la ZUS passe par sa plateforme PUE/eZUS.

Informez la ZUS de tout changement ayant une incidence sur la prestation, notamment la fin de l’emploi ou le fait qu’un salarié en congé parental reprenne un travail ne dépassant pas un mi-temps.

Une copie reste dans votre coffre-fort FileIt, afin que les tableaux de rémunération soient faciles à réutiliser pour la prochaine demande.

ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Zakład Ubezpieczeń Społecznych — Social Insurance Institution of Poland (ZUS) : https://www.zus.pl/documents/10182/12636166/Z-3_WCAG__do+zapisu.pdf/2dede7ee-dc99-9255-ace7-d950fb7231d0
• Instructions et conseils officiels : https://www.zus.pl/wzory-formularzy/zasilki
• Édition affichée sur cette page : Z-3, ZUS file of February 2026 (printing order 561/26(E)) (vérifiée le 2026-09-28).

FileIt n'est ni affilié à Zakład Ubezpieczeń Społecznych — Social Insurance Institution of Poland (ZUS) ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-28.

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