ZUS Z-3 — Certificado del empleador para prestaciones por enfermedad y maternidad (Polonia)

¿Qué es ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits?

Z-3 (Zaświadczenie płatnika składek) es el certificado que un empleador rellena cuando ZUS debe determinar el derecho de un empleado a una prestación por enfermedad, una prestación de cuidados, una prestación por maternidad, una prestación equivalente a la prestación por maternidad, una prestación compensatoria o una prestación de rehabilitación. Las instrucciones del formulario indican que, durante la relación laboral, el empleador presenta la solicitud de prestación por el empleado y que, para el primer certificado médico, el propio Z-3 constituye esa solicitud.

Incluye los datos de tu empresa, del empleado y su dirección y cuenta bancaria, las prestaciones solicitadas y los periodos correspondientes, información laboral (jornada, trabajo temporal, trabajo en el extranjero, accidentes laborales, permisos no remunerados o parentales), las prestaciones que ya hayas pagado y las tablas salariales: la remuneración mensual de los 12 meses naturales anteriores al inicio de la incapacidad, además de los componentes trimestrales, anuales y de otros periodos, que determinan la base de la prestación.

FileIt te guía por cada apartado, comprueba los números PESEL, NIP, REGON y de cuenta, verifica que los días trabajados no superen los días debidos e introduce tus respuestas en el propio PDF de ZUS, en mayúsculas cuando el formulario lo solicita. El certificado se guarda en tu bóveda de FileIt. FileIt nunca envía nada a ZUS.

¿Quién debe completar ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits?

• Empleadores que comunicaron 20 personas o menos al seguro de enfermedad y cuyos empleados reciben prestaciones pagadas por ZUS.
• Cualquier empleador cuando se solicite una prestación después de que haya terminado el empleo del empleado.
• Personal de nóminas y recursos humanos que prepara para ZUS solicitudes de prestaciones por baja por enfermedad, cuidados o maternidad.

Cuándo usar ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits

• Cuando ZUS deba determinar el derecho de un empleado a una prestación por enfermedad, cuidados, maternidad, compensatoria o rehabilitación.
• Para un periodo posterior e ininterrumpido de enfermedad o cuidados (un certificado de continuación más breve o ZAS-12).
• De nuevo cuando cambie el tipo de prestación que recibe el empleado, excepto una prestación de rehabilitación después de un Z-3 por prestación de enfermedad.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu NIP (o REGON, PESEL o documento de identidad), nombre y dirección.
• El PESEL, nombre, dirección y, opcionalmente, cuenta bancaria del empleado.
• Los periodos de la prestación y las series y números de los certificados médicos.
• La fecha de inicio del empleo, la jornada y la fecha en que comenzó esa jornada.
• Los datos de cualquier accidente laboral o enfermedad profesional, permiso no remunerado o parental, y permiso de maternidad o parental concedido.
• La remuneración por enfermedad y las prestaciones que hayas pagado este año, y el número de personas que comunicas al seguro de enfermedad.
• Registros de nóminas: remuneración bruta de cada uno de los últimos 12 meses, días trabajados y debidos, y el porcentaje de cotizaciones deducidas.

Qué contiene ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits

La edición de 2026 tiene 8 páginas. FileIt lo organiza en 13 partes y lo firman Employer:

1. Type of certificateEmployer
2. Your business — payer of contributions (Dane płatnika składek)Employer
3. The employee (Dane osoby ubezpieczonej)Employer
4. The employee claims (Pracownik występuje o)Employer
5. About the employee (Informacje o pracowniku)Employer
6. Maternity and parental leave (points 6 and 7)Employer
7. Benefits you have paid (Informacje o wypłaconych świadczeniach)Employer
8. Pay for monthly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne)Employer
9. Pay for quarterly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne)Employer
10. Pay for yearly periods (Składniki wynagrodzenia za okresy roczne)Employer
11. Pay for other periods (Składniki wynagrodzenia za inne okresy)Employer
12. Civil contracts and time-limited pay (point 5)Employer
13. Remarks and signature (Uwagi, Podpis)Employer

Cómo completar ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits, paso a paso

1 Tipo de certificado y datos de tu empresa

Marca si es una primera solicitud o una continuación y proporciona tu NIP (o REGON, PESEL o documento de identidad), nombre, dirección y teléfono.

2 El empleado y la solicitud

Indica el PESEL, nombre, dirección y, opcionalmente, la cuenta bancaria del empleado; después, cada prestación solicitada con su periodo y, para enfermedad o cuidados, la serie y el número del certificado médico.

3 Datos del empleado

Fecha de inicio del empleo (o periodo), jornada y desde cuándo, trabajo temporal, trabajo en el extranjero, si la incapacidad se debe a una enfermedad profesional o a un accidente (con el documento correspondiente), y si el empleado está de permiso no remunerado, parental o de cuidador, detenido o en prisión durante la incapacidad. Para la prestación por maternidad, el permiso concedido y cualquier trabajo durante el permiso parental.

4 Prestaciones pagadas y otra información

La remuneración por enfermedad (art. 92 del Código Laboral (Kodeks pracy)), la prestación por enfermedad o rehabilitación y la prestación por maternidad que hayas pagado, con periodos y códigos, y si comunicas hasta 20 o más de 20 personas aseguradas.

5 Tablas salariales

La remuneración mensual de los 12 meses anteriores a la incapacidad, dividida en remuneración fija (columna 6), remuneración variable reducida proporcionalmente (columna 7) y componentes pagados por su importe real (columna 8), con los días trabajados y debidos y el porcentaje de cotizaciones deducidas. Añade los componentes trimestrales, anuales y de otros periodos si los hay.

6 Contratos civiles, observaciones y firma

Cualquier contrato de mandato o similar con el empleado (o un componente salarial limitado en el tiempo), con los importes mensuales, observaciones como una jornada anterior y, después, la fecha y la firma y el sello de la persona autorizada.

Errores comunes que debes evitar

• Indicar la remuneración después de deducir las cotizaciones a la seguridad social. Las tablas necesitan los importes anteriores a esas deducciones.
• Incluir componentes que el empleado conserva durante la prestación o pagos únicos que no cuentan para la base.
• No utilizar meses naturales completos después de un cambio de jornada o no indicar la jornada anterior en las observaciones.
• No respetar el plazo de 7 días desde la recepción del certificado médico.
• Rellenar todo el formulario para una continuación, cuando bastan el punto 1 y el punto 5 (o ZAS-12).

Después de completarlo

Imprime el certificado, haz que lo firme una persona autorizada y añade su sello con su nombre, apellidos y cargo. Envíalo a ZUS junto con los documentos que hayas recibido del empleado. FileIt no envía nada; la vía electrónica de ZUS es su plataforma PUE/eZUS.

Informa a ZUS de los cambios que afecten a la prestación, especialmente la finalización del empleo o que un empleado en permiso parental empiece a trabajar con una jornada no superior a media jornada.

Una copia permanece en tu bóveda de FileIt, por lo que las tablas salariales son fáciles de reutilizar para la siguiente solicitud.

ZUS Z-3 employer's certificate for sickness and maternity benefits: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por Zakład Ubezpieczeń Społecznych — Social Insurance Institution of Poland (ZUS): https://www.zus.pl/documents/10182/12636166/Z-3_WCAG__do+zapisu.pdf/2dede7ee-dc99-9255-ace7-d950fb7231d0
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.zus.pl/wzory-formularzy/zasilki
• Edición mostrada en esta página: Z-3, ZUS file of February 2026 (printing order 561/26(E)) (comprobada el 2026-09-28).

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