UPL-1 — Procuration pour signer des déclarations fiscales électroniques (Pologne)

Qu’est-ce que UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns ?

UPL-1 (Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej) autorise une personne — comptable, employé d’un cabinet comptable, membre de votre famille ou salarié — à signer les déclarations fiscales (deklaracje) que vous déposez par voie électronique. Il repose sur l’art. 80a § 2a de l’ordonnance fiscale (Tax Ordinance). Sa portée est plus limitée qu’il n’y paraît : il couvre uniquement la signature des déclarations électroniques. La signature de déclarations papier nécessite le formulaire UPL-1P, tandis que votre représentation générale devant l’administration fiscale relève d’une autre procuration.

Le formulaire comporte cinq parties : le service des impôts auquel il est destiné, vos informations en tant que mandant, les informations du mandataire, la durée de validité et les signatures des personnes qui accordent la procuration. Le formulaire papier est exonéré de droit de timbre — l’exonération est imprimée en bas de la page 2.

FileIt vous guide dans chaque partie en anglais clair, préremplit votre nom à partir de vos fiches People, vérifie les chiffres de contrôle du NIP et du PESEL, barre « NIP » ou « PESEL » comme le demande le formulaire et imprime toutes les informations en majuscules sur le PDF officiel du ministère. Le formulaire rempli est enregistré dans votre coffre-fort FileIt. Vous l’imprimez, le signez et le déposez vous-même — FileIt ne l’envoie jamais au service des impôts.

Qui doit remplir UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns ?

• Les particuliers qui souhaitent qu’un comptable ou un proche signe et envoie leurs déclarations électroniques.
• Les entrepreneurs individuels qui externalisent leur comptabilité et autorisent le cabinet comptable à signer les déclarations déposées en ligne.
• Les entreprises et autres organisations qui souhaitent qu’un salarié ou un comptable externe signe leurs déclarations électroniques.
• Les payeurs et collecteurs — par exemple les employeurs qui retiennent l’impôt à la source — dont les déclarations sont signées par une autre personne.
• Les entités étrangères inscrites au régime spécial de TVA de l’UE pour les services électroniques, qui déposent leurs déclarations auprès du Second Tax Office Warsaw-Śródmieście.

Quand utiliser UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns

• Avant que le mandataire signe la première déclaration déposée électroniquement en votre nom.
• Lorsque vous changez de comptable ou de cabinet comptable et qu’une nouvelle personne signera vos déclarations.
• Lorsqu’une procuration antérieure prend fin et que vous souhaitez en accorder une nouvelle.
• Lorsque vous souhaitez limiter l’autorisation à une période donnée — en utilisant la date « valable jusqu’au ».

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre NIP ou PESEL — une entreprise utilise son NIP ; une entité étrangère sans NIP polonais utilise son numéro d’identification EU616.
• Votre nom complet (ou votre nom et prénom) ainsi que l’adresse de votre siège ou de votre domicile, y compris la voïvodie, le powiat et la commune pour une adresse polonaise.
• Le NIP ou PESEL du mandataire, son nom et son prénom — ou, pour un non-résident qui n’en possède pas, sa date de naissance, sa pièce d’identité et le pays émetteur.
• L’adresse du mandataire pour la signification des actes et, s’il est avocat, conseiller juridique ou conseiller fiscal, son adresse électronique dans le système de l’administration fiscale.
• La date de début de la procuration et, éventuellement, sa date de fin.
• Pour une entreprise, les noms et fonctions des personnes qui la représentent.

Contenu de UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns

L’édition 2026 comporte 2 pages. FileIt le demande en 9 parties :

1. B.1 The principal — who grants the power of attorney (Dane identyfikacyjne podatnika, płatnika, inkasenta lub podmiotu zagranicznego)Principal (taxpayer)
2. B.2 Principal's registered office or current home address (Adres siedziby / aktualny adres zamieszkania)Principal (taxpayer)
3. B.3 Principal's contact details (Kontakt)Principal (taxpayer)
4. C.1 The attorney — who will sign the returns (Dane pełnomocnika)Principal (taxpayer)
5. C.2 Attorney's address for service (Adres do doręczeń)Principal (taxpayer)
6. C.3 Attorney's contact details (Kontakt)Principal (taxpayer)
7. D. How long it is valid (Okres obowiązywania pełnomocnictwa)Principal (taxpayer)
8. E. Who signs for the principal (Podpisy)Principal (taxpayer)
9. Certified copy by a professional attorney (items 56–58)Professional attorney

Comment remplir UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns, étape par étape

1 Rubriques 1–3 : identifiants et numéro d’exemplaire

La rubrique 1 indique votre NIP ou PESEL, l’autre mention étant barrée comme le demande le formulaire (« niepotrzebne skreślić ») — FileIt le fait en fonction de la longueur du numéro. La rubrique 2 est réservée aux entités étrangères : elle indique les chiffres qui suivent EU616. La rubrique 3 n’est utilisée que lorsque vous déposez plusieurs exemplaires d’UPL-1 pour la même procuration, par exemple parce que plus de trois personnes signent pour une entreprise.

2 A. Autorité fiscale (Organ podatkowy)

Cochez la rubrique 4 — la direction du service des impôts chargé de votre immatriculation fiscale — si vous êtes un contribuable, un payeur ou un collecteur. Cochez la rubrique 5 — le Second Tax Office Warsaw-Śródmieście — si vous êtes une entité étrangère. FileIt coche la bonne case selon votre réponse à la question sur l’entité étrangère.

3 B. Le mandant (Dane podatnika, płatnika, inkasenta lub podmiotu zagranicznego)

Indiquez si vous êtes une organisation ou une personne physique, puis renseignez le nom complet, ou le nom et le prénom, ainsi que l’adresse du siège ou du domicile actuel. Une entité étrangère doit au minimum indiquer le pays et la ville. Le téléphone, le fax et l’adresse e-mail de la partie B.3 sont facultatifs.

4 C. Le mandataire (Dane pełnomocnika)

Indiquez le NIP ou PESEL du mandataire, son nom et son prénom. Seul un non-résident sans identifiant fiscal polonais doit indiquer à la place sa date de naissance, son passeport ou une autre pièce d’identité ainsi que le pays émetteur. L’adresse électronique est obligatoire pour un avocat, un conseiller juridique ou un conseiller fiscal. La partie C.2 correspond à l’adresse du mandataire pour la signification des actes ; ses coordonnées de la partie C.3 sont facultatives.

5 D. Durée de validité (Okres obowiązywania)

Indiquez la date à partir de laquelle le mandataire peut signer. La date « valable jusqu’au » est facultative ; si vous la laissez vide, la procuration est accordée pour une durée indéterminée (note de bas de page 10).

6 E. Déclaration et signatures (Oświadczenie)

La déclaration imprimée indique que vous autorisez la personne mentionnée dans la partie C à signer les déclarations déposées par voie électronique. Chaque personne qui l’accorde indique son nom et son prénom, signe à la main et — pour une organisation — précise sa fonction, par exemple président du conseil d’administration. Trois personnes peuvent être indiquées ; les autres figurent sur un exemplaire supplémentaire. Datez le formulaire à la rubrique 55.

7 Rubriques 56–58 : copie certifiée par un mandataire professionnel

Ces rubriques sont utilisées uniquement lorsqu’un avocat, un conseiller juridique ou un conseiller fiscal dépose une copie de la procuration qu’il a lui-même certifiée. Il la certifie et la signe, puis indique la date et le lieu. Dans les cases de signature, il précise que le mandant a signé l’original.

Erreurs fréquentes à éviter

• Utiliser UPL-1 lorsque les déclarations seront déposées sur papier — il faut alors utiliser UPL-1P.
• S’attendre à ce qu’UPL-1 permette au mandataire de traiter généralement avec le service des impôts ; il couvre uniquement la signature des déclarations électroniques.
• Laisser à la fois « NIP » et « PESEL » non barrés dans les rubriques 1 et 21.
• Indiquer un PESEL au lieu du NIP pour une entreprise.
• Déposer le formulaire auprès du mauvais service — il doit être envoyé au service chargé de votre immatriculation (ou, pour une entité étrangère, à Warsaw-Śródmieście II).
• Oublier les fonctions des personnes qui signent pour une entreprise ou omettre un cosignataire requis.
• Ne pas indiquer l’adresse électronique lorsque le mandataire est un avocat, un conseiller juridique ou un conseiller fiscal.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire et faites-le signer à la main par chaque personne dans la partie E. Déposez le formulaire papier auprès de la direction du service des impôts chargé de votre immatriculation fiscale — ou, pour une entité étrangère, auprès du Second Tax Office Warsaw-Śródmieście — comme indiqué sous « Miejsce składania ». Le formulaire indique également qu’il peut être déposé comme document électronique auprès du Head of the National Revenue Administration ; cette démarche s’effectue en ligne, et non avec ce PDF. FileIt ne le dépose jamais pour vous.

Aucun droit de timbre n’est dû : l’exonération est imprimée sur le formulaire. Conservez la copie que FileIt enregistre dans votre coffre-fort. Pour modifier ou révoquer la procuration ultérieurement, le ministère publie un formulaire de notification distinct (OPL-1).

UPL-1 power of attorney to sign e-filed tax returns : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Ministerstwo Finansów — Ministry of Finance of Poland (MF) : https://www.podatki.gov.pl/media/nx3lnwfo/upl-1_06-08-2.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze/
• Édition affichée sur cette page : UPL-1(6) (vérifiée le 2026-09-26).

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