Formulaire d'engagement Jobsplus — salarié (Déclaration de début d'emploi, Malte)

Qu’est-ce que Jobsplus engagement form (new employee) ?

Le formulaire d'engagement – salarié, intitulé « Déclaration de début d'emploi – personnes employées » (Declaration of Commencement of Employment – Employed Persons), permet à un employeur à Malte de notifier Jobsplus, le service public national de l'emploi, qu'il a recruté une personne. La Loi sur les services de l'emploi et de la formation (Employment and Training Services Act, Cap. 594) impose à tout employeur qui emploie une personne, à temps plein, à temps partiel, dans le cadre d'un contrat à durée déterminée ou indéterminée, ou pendant une période d'essai, d'en informer Jobsplus. Les instructions du formulaire demandent de l'envoyer le jour même du début de l'emploi, et une note de politique de Jobsplus datant de juillet 2025 indique que les formulaires d'engagement doivent être soumis au plus tard dans les quatre jours ouvrables suivant la date de début.

Le formulaire comporte trois sections : A, les informations personnelles du salarié (carte d'identité ou passeport, numéro de sécurité sociale, date de naissance, adresse, coordonnées, sexe et nationalité) ; B, les informations relatives à l'emploi (type d'emploi, nature du contrat, date de début, intitulé du poste, organisation du travail et lieu de travail) ; et C, les informations relatives à l'employeur (nom, entité, adresse, coordonnées, secteur, numéro d'employeur Jobsplus, numéro PE, numéros de TVA et d'immatriculation de la société et type d'employeur). L'employeur et le salarié signent tous deux le formulaire. Les instructions des deux premières pages expliquent les termes utilisés et énumèrent les certificats dont certains salariés ont besoin, notamment les mineurs et les ressortissants de pays hors UE.

FileIt vous permet de le remplir sous forme de questions guidées et imprime chaque réponse dans les cases correspondantes du PDF officiel de Jobsplus, lettre par lettre et en majuscules lorsque le formulaire l'exige. Le nom, la date de naissance et l'adresse e-mail du salarié peuvent être préremplis à partir des fiches Personnes de votre coffre-fort FileIt, et le nom de l'employeur à partir de son entité. Le formulaire finalisé est enregistré dans votre coffre-fort et peut être envoyé à l'employeur et au salarié pour signature électronique. Jobsplus accepte également les formulaires d'engagement en ligne via son propre service employeur ; FileIt n'envoie jamais rien à l'administration, vous devez donc envoyer vous-même le formulaire à Jobsplus.

Qui doit remplir Jobsplus engagement form (new employee) ?

• Les employeurs à Malte et à Gozo qui recrutent un nouveau salarié, à temps plein, à temps plein réduit ou à temps partiel.
• Les employeurs qui recrutent une personne entrant pour la première fois sur le marché du travail.
• Les employeurs qui recrutent une personne venant d'un autre employeur.
• Les employeurs particuliers qui recrutent une nounou ou une aide pour leurs besoins personnels et domestiques.
• Les employeurs qui recrutent des apprentis, des stagiaires, des internes ou des travailleurs occasionnels.
• Les employeurs de ressortissants non maltais, qui peuvent également devoir joindre des pièces d'identité, des cartes de séjour ou des permis de travail, comme l'expliquent les instructions.

Quand utiliser Jobsplus engagement form (new employee)

• Le premier jour de chaque nouvel emploi ou, au plus tard, dans le délai fixé par Jobsplus (quatre jours ouvrables, selon sa note de politique de juillet 2025).
• Pour chaque nouveau salarié : chaque engagement fait l'objet de son propre formulaire.
• Lorsqu'un salarié rejoint votre entreprise après avoir travaillé pour une autre société ; il s'agit d'un nouvel engagement.
• Le formulaire de cessation est distinct : il est envoyé dans les quatre jours suivant la fin d'un emploi.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Le numéro de la carte d'identité ou du passeport du salarié et, s'il en possède un, son numéro de sécurité sociale (N.I.).
• La date de naissance du salarié, son adresse personnelle avec code postal, son adresse e-mail et ses numéros de téléphone.
• Le sexe et la nationalité du salarié ; pour les ressortissants de pays hors UE, leur pays ainsi que toute carte de séjour ou tout document « Freedom of Movement by Marriage » (liberté de circulation par mariage).
• La date de début, l'intitulé du poste, le type d'emploi, la nature du contrat, l'organisation du travail et le lieu de travail.
• Les informations relatives à l'employeur : son nom, le nom et l'adresse de l'entreprise, la localité, le code postal, les numéros de mobile et de téléphone fixe, l'adresse e-mail et le secteur principal.
• Le numéro d'employeur Jobsplus (s'il a déjà été attribué), le numéro PE, le numéro de TVA et le numéro d'immatriculation de la société de l'employeur.
• Le nom, la fonction et le numéro de carte d'identité de la personne qui signe au nom de l'employeur.
• Les certificats exigés par les instructions, par exemple une copie de la pièce d'identité ou de la carte de séjour d'un salarié non maltais recruté pour la première fois, un permis de travail, un certificat d'exemption A1 ou un certificat d'exemption scolaire pour un mineur.

Contenu de Jobsplus engagement form (new employee)

L’édition 2026 comporte 4 pages. FileIt le demande en 4 parties, et il est signé par Employer et Employee :

1. Section A: Personal details (employee)Employee
2. Section B: Details of employmentEmployer
3. Section C: Details of employerEmployer
4. Signatures and submissionEmployer

Comment remplir Jobsplus engagement form (new employee), étape par étape

1 Section A : Informations personnelles

Saisissez le numéro de la carte d'identité ou du passeport du salarié, son numéro de sécurité sociale (N.I.) et sa date de naissance, ses nom et prénom, ainsi que son adresse : numéro ou nom de la résidence, rue, localité et code postal. Ajoutez son adresse e-mail et ses numéros de téléphone, son sexe et sa nationalité.

Pour les ressortissants maltais, le numéro de sécurité sociale est identique au numéro de la carte d'identité. Un ressortissant d'un pays hors UE à la charge d'un ressortissant de l'UE indique la nationalité du citoyen de l'UE et joint une copie de sa carte de séjour ou du récépissé provisoire d'Identity Malta ; un ressortissant d'un pays hors UE marié à un ressortissant maltais joint le document « Freedom of Movement by Marriage » (liberté de circulation par mariage). Les instructions demandent à l'employeur de recueillir ces informations directement auprès du salarié.

2 Section B : Informations relatives à l'emploi

Choisissez le type d'emploi (temps plein, temps plein réduit ou temps partiel) et la nature de l'emploi : contrat à durée déterminée (temporaire, avec une date de fin convenue), contrat à durée indéterminée (permanent), stagiaire / apprenti / interne, ou travailleur occasionnel (travail irrégulier sans attente de continuité). Indiquez la date de début et l'intitulé du poste.

Cochez les modalités de travail applicables — jour (de 6 h à 18 h en semaine), nuit, travail posté ou week-ends — ainsi que « Teleworker » (télétravailleur) si le salarié travaille depuis son domicile ou un lieu distant. Terminez par le lieu de travail : Malte, Gozo ou l'étranger, ainsi que la commune ou la ville.

3 Section C : Informations relatives à l'employeur

Indiquez les nom et prénom de l'employeur, le nom de l'entité commerciale pour une société de personnes ou une société, son adresse, sa localité et son code postal, ses numéros de mobile et de téléphone, son adresse e-mail et son secteur principal. Ajoutez le numéro d'employeur Jobsplus (laissez ce champ vide s'il s'agit de votre premier salarié et que vous n'en avez pas encore), le numéro PE délivré par l'administration fiscale, le numéro de TVA et le numéro de société du Malta Business Registry.

Cochez le type d'employeur, par exemple Company (Ltd) (société (Ltd)), Company — Maltese owned (société — propriété maltaise), Self-employed (travailleur indépendant) ou Household employer (employeur particulier). Un employeur particulier est uniquement une personne qui recrute de l'aide pour ses besoins personnels et domestiques.

4 Signatures, fonction et date

L'employeur et le salarié signent dans les cases prévues à cet effet. Indiquez ensuite la fonction et le numéro de carte d'identité de la personne qui signe au nom de l'employeur, ainsi que la date de soumission du formulaire.

Erreurs fréquentes à éviter

• Envoyer le formulaire en retard : les instructions demandent de l'envoyer le jour même et la Loi prévoit des amendes pour les employeurs qui ne notifient pas l'emploi.
• Oublier les certificats exigés par les instructions, comme la copie de la pièce d'identité ou de la carte de séjour d'un salarié non maltais recruté pour la première fois.
• Employer un ressortissant d'un pays hors UE avant qu'il n'ait obtenu un permis de travail ou un permis unique.
• Cocher « Household employer » (employeur particulier) pour une entreprise ; cette option est réservée à l'aide destinée aux besoins personnels et domestiques.
• Confondre le numéro de carte d'identité du salarié et son numéro de sécurité sociale pour les salariés non maltais, dont les numéros sont différents.
• Oublier la signature du salarié.
• Le traiter comme un formulaire de modification des informations : les instructions le destinent à une personne entrant sur le marché du travail ou prenant un nouveau poste dans une autre société.

Après l’avoir rempli

L'employeur et le salarié signent le formulaire, à la main ou au moyen de la signature électronique facultative de FileIt. L'employeur l'envoie ensuite à Jobsplus avec les certificats requis : les instructions indiquent [email protected], et Jobsplus accepte également les formulaires d'engagement via son service employeur en ligne. FileIt n'envoie rien à Jobsplus.

Jobsplus délivre un accusé de réception une fois le formulaire traité. Selon les instructions, si l'employeur ou le salarié n'en reçoit pas, il lui incombe d'en informer Jobsplus afin qu'un autre accusé soit délivré. Conservez l'accusé avec le formulaire : FileIt enregistre le PDF signé dans le dossier du salarié de votre coffre-fort.

Lorsque l'emploi prend fin, l'employeur en informe à nouveau Jobsplus au moyen du formulaire de cessation, dans un délai de quatre jours.

Jobsplus engagement form (new employee) : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par Jobsplus (Malta's public employment service, formerly ETC) : https://jobsplus.gov.mt/media/zufim0qq/engagement-form-employee.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://jobsplus.gov.mt/find-candidates/find-candidates-mt-nationals
• Édition affichée sur cette page : No printed edition or date (PDF produced May 2024) (vérifiée le 2026-09-26).

FileIt n'est ni affilié à Jobsplus (Malta's public employment service, formerly ETC) ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-26.

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