National Social Security Fund (NSSF), Kenya Édition Revised 2015 (SF/R&C/REG/DF/001) 2 pages

Demande d'inscription de l'employeur NSSF Kenya (révisée en 2015)

Le formulaire papier du Fonds national de sécurité sociale pour s'inscrire comme employeur au Kenya, que vous dirigiez une entreprise ou employiez un travailleur domestique chez vous.

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NSSF employer registration · Demande d'inscription de l'employeur (Application for Employer Registration, révisée en 2015)
Le formulaire officiel National Social Security Fund (NSSF), Kenya, édition Revised 2015 (SF/R&C/REG/DF/001) — vierge
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NSSF employer registration (2015) Demande d'inscription de l'employeur (Application for Employer Registration, révisée en 2015) — page 1 sur 2
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NSSF employer registration (2015) Demande d'inscription de l'employeur (Application for Employer Registration, révisée en 2015) — page 2 sur 2
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Qu’est-ce que NSSF employer registration ?

Avant de pouvoir déduire et verser les cotisations de ses employés au Fonds national de sécurité sociale du Kenya (National Social Security Fund, NSSF), un employeur doit s'inscrire auprès du Fonds et obtenir un numéro d'employeur. La demande d'inscription de l'employeur (formulaire SF/R&C/REG/DF/001, révisé en 2015) est le formulaire papier de la NSSF prévu à cet effet. Un seul formulaire couvre trois types d'employeurs, à cocher en haut : une entreprise, un employeur individuel ou un employeur domestique, c'est-à-dire un ménage employant une aide ménagère, un jardinier, un chauffeur ou une nounou.

Le formulaire recueille l'identité de l'employeur (nom et numéro d'immatriculation de l'entreprise, ou nom de la personne et numéro de sa carte d'identité, de son passeport ou de sa carte d'étranger), le PIN de la KRA, les adresses postale et physique, les dates de début de l'activité, de première embauche et de première déduction des cotisations, ainsi que le nombre d'hommes et de femmes employés. La page 2 indique les autres succursales ou ménages, les administrateurs, propriétaires, associés ou l'employeur individuel, les personnes à contacter et l'identité de la personne ayant rempli le formulaire.

FileIt vous guide pour chaque rubrique, n'affiche que la partie correspondant à votre type d'employeur, vérifie le format du PIN de la KRA et les dates, puis imprime vos réponses sur le PDF officiel de la NSSF. Le formulaire rempli est enregistré dans votre coffre-fort FileIt. Vous l'imprimez, le signez à la main et le remettez vous-même à la NSSF : FileIt ne transmet jamais rien.

Qui le remplit
Un employeur : une entreprise, un employeur individuel ou un employeur domestique (ménage)
À remettre à
La NSSF Kenya, avec les documents indiqués sur le formulaire
Exemplaires
Le formulaire doit être rempli en trois exemplaires
Pièces à joindre
Une copie du certificat PIN de la KRA, ainsi que le document d'immatriculation de l'entreprise ou la carte d'identité, le passeport ou la carte d'étranger de la personne
Signatures
Signature manuscrite de la personne qui le remplit ; une entreprise ajoute son cachet ou son sceau
Édition
Révisée en 2015 (SF/R&C/REG/DF/001), 2 pages

Qui doit remplir NSSF employer registration ?

  • Un ménage au Kenya qui emploie une aide ménagère, un jardinier, un chauffeur, une nounou ou un autre travailleur domestique et doit s'inscrire comme employeur auprès de la NSSF.
  • Une personne (et non une entreprise) qui emploie du personnel.
  • Une société, un partenariat ou une entreprise immatriculée qui embauche ses premiers employés.
  • Un employeur ayant des succursales ou plusieurs ménages et souhaitant les déclarer, ou en inscrire un séparément.

Quand utiliser NSSF employer registration

  • Lorsque vous embauchez votre premier employé et avez besoin d'un numéro d'employeur NSSF pour verser ses cotisations.
  • Lorsqu'une succursale ou un ménage doit disposer de sa propre inscription : la note du formulaire demande une demande distincte pour chacun.
  • Lorsque la NSSF vous demande de vous inscrire parce que les cotisations auraient déjà dû être versées. Le formulaire précise que le Fonds se réserve le droit d'exiger les cotisations à compter d'une date antérieure.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

  • Votre PIN de la KRA (une lettre, 9 chiffres et une lettre) et une copie du certificat PIN de la KRA.
  • Pour une entreprise : le nom de l'entreprise ou de la société, son numéro d'immatriculation et sa date de délivrance, ainsi qu'une copie du certificat de constitution, d'immatriculation du nom commercial ou de la licence d'exploitation.
  • Pour un employeur individuel ou domestique : vos nom et prénoms, le numéro de votre carte d'identité nationale, de votre passeport ou de votre carte d'étranger, ainsi qu'une copie de ce document.
  • Votre adresse postale (boîte postale et code postal), vos numéros de téléphone et votre adresse e-mail.
  • L'adresse physique : bâtiment ou parcelle, rue, lotissement ou village, ville et comté.
  • Les dates de début de l'activité, de votre première embauche et de votre première déduction de cotisations, lorsqu'elles s'appliquent.
  • Le nombre actuel d'hommes et de femmes que vous employez.

Contenu de NSSF employer registration

L’édition 2015 comporte 2 pages. FileIt le demande en 11 parties :

  1. 1. Employer details: type of employerEmployer
  2. 1(a) Business / companyEmployer
  3. 1(b) Individual / domestic employerEmployer
  4. KRA PINEmployer
  5. 2. Contact addressEmployer
  6. 3. Physical addressEmployer
  7. 4 to 7. Dates and employeesEmployer
  8. 8. Other business concern / branch / household (1)Employer
  9. 8. Other business concern / branch / household (2)Employer
  10. 9. Names of director(s) / proprietor(s) / partner(s) / individual employerEmployer
  11. Declaration: form completed byEmployer

Comment remplir NSSF employer registration, étape par étape

1 1. Informations sur l'employeur

Cochez Entreprise, Employeur individuel ou Employeur domestique. Une entreprise remplit la rubrique 1(a) : nom de l'entreprise ou de la société, numéro d'immatriculation et date de délivrance, PIN de la KRA et nature de l'activité. Un employeur individuel ou domestique remplit la rubrique 1(b) : nom, deuxième prénom et nom de famille, ainsi que numéro de carte d'identité, de passeport ou de carte d'étranger, avec le PIN de la KRA. FileIt n'affiche que la partie correspondant à votre choix.

2 2. Adresse de contact

Votre boîte postale et votre code postal, le numéro de téléphone fixe professionnel si vous en avez un, votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail.

3 3. Adresse physique

L'adresse de l'entreprise ou, pour un employeur domestique, celle du ménage : nom du bâtiment ou numéro de parcelle, étage ou pièce, rue ou route, lotissement ou village, ville, marché ou numéro de maison, et comté.

4 4 à 7. Dates et nombre d'employés

La rubrique 4 indique la date de début de l'activité et la rubrique 5 la date de votre première embauche d'un ou plusieurs employés, lorsqu'elles s'appliquent. La rubrique 6 indique la date de première déduction des cotisations. La rubrique 7 indique le nombre total de personnes que vous employez actuellement, les hommes et les femmes séparément.

5 8. Autres établissements, succursales ou ménages

Deux lignes permettent d'indiquer d'autres sites au Kenya, chacun avec son adresse postale et le nombre d'employés hommes et femmes qui y travaillent. Si vous souhaitez inscrire séparément une succursale ou un ménage, le formulaire demande une demande distincte pour celui-ci.

6 9. Noms et déclaration

Indiquez les administrateurs, propriétaires, associés ou, pour un ménage, vous-même en tant qu'employeur individuel, avec leurs fonctions, ainsi que jusqu'à deux personnes à contacter. Vient ensuite la déclaration : « Je confirme que les informations fournies ci-dessus sont exactes et complètes à ma connaissance », avec le nom, la signature et la fonction de la personne ayant rempli le formulaire, la date et, pour une entreprise, le cachet ou le sceau. Le cadre « Réservé à l'administration » ci-dessous est destiné à la NSSF.

Erreurs fréquentes à éviter

  • Cocher plusieurs types d'employeurs ou remplir la rubrique 1(a) pour un ménage. Un employeur domestique remplit la rubrique 1(b).
  • Oublier le PIN de la KRA ou la copie du certificat PIN de la KRA demandée en pièce jointe.
  • Ne pas joindre le document d'immatriculation de l'entreprise, ou la carte d'identité, le passeport ou la carte d'étranger d'un employeur individuel ou domestique.
  • Indiquer pour la rubrique 5 ou 6 une date postérieure à celle où vous avez réellement commencé à employer du personnel ou à déduire les cotisations. Le Fonds peut exiger les cotisations à compter d'une date antérieure.
  • Remplir les cases « Numéro d'employeur » ou le cadre « Réservé à l'administration ». C'est la NSSF qui les remplit.
  • Envoyer un seul exemplaire alors que le formulaire doit être rempli en trois exemplaires.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire rempli depuis votre coffre-fort FileIt. Le formulaire doit être fourni en trois exemplaires : imprimez donc trois copies, signez chacune à la main et, pour une entreprise, apposez le cachet.

Joignez une copie de votre certificat PIN de la KRA et le document d'immatriculation ou d'identité indiqué sur le formulaire, puis remettez le dossier à la NSSF.

Conservez une copie, avec votre numéro d'employeur dès que la NSSF vous l'aura attribué. Vous avez besoin de ce numéro pour verser les cotisations, et chacun de vos employés doit être inscrit comme membre de la NSSF.

Remplissez NSSF employer registration en ligne avec FileIt

  1. Choisissez la personne. Sélectionnez quelqu’un dans Personnes et FileIt renseigne son nom, sa date de naissance, son adresse et les autres informations déjà connues.
  2. Répondez à des questions en langage clair. Une partie du formulaire à la fois, avec le texte d’aide officiel à côté de chaque question — 45 champs au total. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure.
  3. Vérifiez l’aperçu en direct. Voyez vos réponses apparaître sur le véritable formulaire National Social Security Fund (NSSF), Kenya et laissez FileIt effectuer les calculs des feuilles de travail.
  4. Générez le PDF officiel. FileIt inscrit vos réponses dans le PDF de l’organisme et le classe dans le dossier de cette personne, dans votre coffre-fort.

FileIt remplit le formulaire — il ne le classe ni ne le soumet jamais pour vous. Remettez le formulaire rempli à la personne qui vous l’a demandé, comme l’indiquent ses instructions.

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NSSF employer registration : questions fréquentes

Dois-je m'inscrire auprès de la NSSF pour employer une aide ménagère ?

Le formulaire comporte une case distincte « Employeur domestique » : les ménages employant des travailleurs domestiques s'y inscrivent. Remplissez la rubrique 1(b) avec vos nom et numéro d'identité, indiquez-vous à la rubrique 9 comme employeur individuel et remettez le formulaire avec une copie de votre certificat PIN de la KRA et de votre pièce d'identité.

Quels documents accompagnent le formulaire ?

Le formulaire demande une copie du certificat PIN de la KRA et, pour une entreprise, un certificat de constitution, d'immatriculation du nom commercial ou une licence d'exploitation ; pour un employeur individuel ou domestique, la carte d'identité nationale, le passeport ou la carte d'étranger.

Que signifie la case Numéro d'employeur en haut du formulaire ?

Il s'agit du numéro attribué par la NSSF lors de votre inscription. Laissez cette case vide. FileIt n'y imprime rien.

Puis-je signer le formulaire électroniquement ?

FileIt ne le prépare pas pour une signature électronique. Le formulaire doit être fourni en trois exemplaires, avec une signature manuscrite et, pour une entreprise, un cachet ou un sceau : imprimez-le et signez-le à la main.

FileIt envoie-t-il le formulaire à la NSSF ?

Non. FileIt remplit le PDF officiel de la NSSF et l'enregistre dans votre coffre-fort. Vous l'imprimez, le signez et le remettez vous-même.

Mes employés ont également besoin de numéros NSSF. De quel formulaire s'agit-il ?

Les employés s'inscrivent comme membres avec la demande d'inscription du membre de la NSSF (Application Form for Member Registration), que FileIt remplit également.

Sources officielles

FileIt n'est ni affilié à National Social Security Fund (NSSF), Kenya ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-10-01.

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