Quel est le modèle de formulaire demande d’intervention sous garantie ?
Les demandes d’intervention arrivent souvent par SMS avec une photo floue, par message vocal ou par un message envoyé à la personne dont le client a le numéro. Le temps de retrouver le chantier concerné et de déterminer quand se déplacer, le client attend déjà depuis plusieurs jours. Ce formulaire de demande d’intervention recueille en une seule fois toutes les informations nécessaires pour planifier la visite.
Les clients indiquent l’adresse du chantier, le numéro de facture et la date de fin des travaux, décrivent le problème et son emplacement, puis ajoutent des photos. Une question de sécurité signale les situations urgentes, comme de l’eau qui traverse un plafond, tandis qu’une question sur d’éventuels travaux effectués depuis vous aide à déterminer s’il s’agit d’un problème couvert par la garantie avant de vous déplacer.
Chaque demande est convertie en PDF avec les photos incluses, classée dans le dossier du coffre que vous choisissez, et vous recevez un e-mail dès sa réception. Le tableau Réponses vous fournit une liste actualisée des demandes ouvertes, que vous pouvez filtrer ou exporter.
- Idéal pour
- Les constructeurs, installateurs et artisans proposant une garantie sur leurs travaux
- Rempli par
- Les anciens clients signalant un problème concernant des travaux terminés
- Temps nécessaire
- Environ 4 à 6 minutes, sans compter la prise des photos
- Comprend
- Ajout de photos, suivi de sécurité, précisions sur l’accès, disponibilités pour une visite, reconnaissance de la couverture
Qui utilise un formulaire demande d’intervention sous garantie ?
- Un installateur de salles de bains est informé d’une fuite au niveau d’un receveur de douche trois mois après la réception des travaux
- Un couvreur est informé du déplacement d’une tuile après une tempête et a besoin de photos avant de monter sur le toit
- Une entreprise de cuisines traite le cas d’une porte qui s’est affaissée et ne ferme plus correctement
- Un peintre reçoit un signalement de fissures le long d’une ligne de plafond récemment enduit
- Un électricien reçoit un signalement concernant un circuit qui disjoncte sur une installation qu’il a certifiée
- Une entreprise de bâtiment recueille les demandes d’intervention de réserves des acquéreurs de logements neufs dans un même format
Questions de ce formulaire demande d’intervention sous garantie
24 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Les travaux
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone*
- Adresse où les travaux ont été réalisés*
- Numéro du chantier, du devis ou de la facture
- Quand les travaux ont-ils été terminés ?*
- Quel type de travaux s'agissait-il ?* Toiture ou gouttières · Plomberie · Électricité · Chauffage, climatisation ou ventilation · Menuiserie ou ébénisterie · Plâtrerie ou décoration · Revêtement de sol ou carrelage · Pose de cuisine ou de salle de bains · Fenêtres ou portes · Travaux de construction ou extension · Aménagement extérieur ou pavage · Autre
2 Le problème
- Où se situe exactement le problème ?*
- Quelle description correspond le mieux ?* Fuite ou humidité · Fissure, écart ou mouvement · Quelque chose ne fonctionne plus · Desserré, coincé ou mal aligné · Défaut de finition ou esthétique · Bruit, cliquetis ou vibration · Autre
- Décrivez le problème*
- Quand l'avez-vous remarqué pour la première fois ?*
- Le problème s'aggrave-t-il ?* Oui, il s'aggrave · Non, il est à peu près inchangé · Je ne sais pas
- Présente-t-il un risque pour la sécurité ou cause-t-il des dommages persistants ?*
- Quel est le risque ou le dommage ?* affichée uniquement si applicable
- Photos du problème*
- Quelqu'un d'autre est-il intervenu ou a-t-il modifié l'installation depuis la fin de nos travaux ?*
- Qu'est-ce qui a été fait et par qui ?* affichée uniquement si applicable
3 Accès et disponibilités
- Comment pouvons-nous entrer ?* Quelqu'un sera présent · Coffre à clés ou boîte à clé (nous vous demanderons le code) · Un voisin ou un ami a une clé · Par l'intermédiaire d'un agent de location ou de gestion
- Y a-t-il quelque chose que nous devrions savoir concernant l'accès ?
- Quels jours vous conviennent ?* Lundi · Mardi · Mercredi · Jeudi · Vendredi · Samedi
- Quels horaires vous conviennent ?* Matin (8 h–12 h) · Après-midi (12 h–17 h)
- Date la plus proche à laquelle nous pouvons intervenir
- Meilleur moyen d'organiser la visite* Appel téléphonique · SMS · E-mail
- Garantie*
Le formulaire demande d’intervention sous garantie, page par page
1 Le chantier
Le client indique son nom, son adresse e-mail et son numéro de téléphone, l’adresse où les travaux ont été réalisés, ainsi qu’un numéro de chantier, de devis ou de facture s’il en possède un. Il précise la date de fin des travaux et sélectionne leur type dans une liste — couverture, plomberie, électricité, chauffage, menuiserie, cuisines et salles de bains, entre autres — afin que vous sachiez immédiatement quelle équipe ou quel sous-traitant est concerné.
2 Le problème
Il indique précisément où se situe le problème, choisit la description qui lui correspond le mieux (fuite, fissure, élément qui ne fonctionne pas, défaut de finition, bruit) et le décrit avec ses propres mots, en précisant quand il l’a remarqué pour la première fois et s’il s’aggrave.
Une question de sécurité à réponse oui/non fait apparaître une note sur les situations d’urgence et demande quelle est la nature du risque ou des dommages. Au moins une photo est obligatoire, et jusqu’à six peuvent être ajoutées. Une dernière question demande si quelqu’un d’autre est intervenu ou a apporté des modifications depuis la fin de vos travaux et, le cas échéant, ce qui a été fait.
3 Accès et disponibilités
La dernière page porte sur les modalités d’accès (quelqu’un est présent, boîte à clés, voisin, agent ou autre), les précisions utiles comme la présence d’animaux ou le stationnement, les jours et horaires qui conviennent, la date de visite la plus proche et le meilleur moyen de l’organiser. Le client reconnaît que si le problème s’avère ne pas être couvert, vous conviendrez avec lui de tout coût avant d’effectuer des travaux facturables.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des types de travaux par les services que vous proposez réellement
- Modifiez la reconnaissance de la couverture pour qu’elle corresponde au texte et à la durée de votre propre garantie
- Supprimez le samedi ou ajoutez un créneau en soirée afin que les questions sur les disponibilités correspondent aux visites que vous proposez réellement
- Ajoutez votre numéro d’urgence en dehors des heures d’ouverture dans la note de sécurité
- Configurez les e-mails de notification pour qu’ils soient envoyés à la personne qui planifie les visites, et pas seulement au responsable
- Classez les demandes d’intervention dans un dossier Garantie dédié afin de les séparer des nouvelles demandes
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’intervention sous garantie
- Ajoutez le lien du formulaire à vos documents de fin de travaux et à vos factures afin que les clients sachent où signaler les problèmes
- Demandez une photo d’ensemble montrant l’emplacement du problème avant les gros plans ; cela évite beaucoup de suppositions
- Répondez rapidement à chaque demande d’intervention, ne serait-ce que pour en accuser réception ; une réponse rapide empêche un petit problème de devenir une réclamation
- Conservez les PDF : une répétition de demandes d’intervention sur un même type de chantier montre où un processus ou un produit doit être amélioré
- Si quelqu’un d’autre a modifié les travaux, vérifiez avant de conclure qu’ils ne sont pas couverts ; les détails sont importants
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’un client envoie une demande d’intervention, FileIt crée un PDF de l’intégralité de la demande, photos incluses, et l’enregistre dans le dossier du coffre que vous avez choisi. Vous recevez immédiatement un e-mail et pouvez ajouter d’autres adresses, par exemple celles de votre planificateur ou de votre responsable de chantier, afin qu’ils en prennent connaissance sans avoir besoin d’un compte FileIt. Le client reçoit également sa propre copie.
Vous contactez ensuite le client par le moyen qu’il préfère pour planifier la visite. Le tableau Réponses répertorie chaque demande d’intervention avec son type de chantier, le problème et les dates ; l’exportation CSV est pratique pour examiner les travaux sous garantie sur l’ensemble de l’année.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’intervention sous garantie : questions fréquentes
Ce modèle de demande d’intervention sous garantie est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible sur tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Les clients doivent-ils avoir un compte FileIt pour signaler un problème ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations par e-mail personnalisées : n’importe qui peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Les clients peuvent-ils envoyer une vidéo du problème ?
L’ajout accepte les photos et les PDF, jusqu’à six fichiers. Les formats vidéo ne sont pas pris en charge par les ajouts de fichiers de Forms ; demandez donc aux clients d’envoyer des images fixes ou prévoyez un appel vidéo si vous devez voir le problème en mouvement.
Que se passe-t-il lorsqu’un client signale un risque pour la sécurité ?
Une note lui indique de sécuriser la zone et d’appeler d’abord les services d’urgence ou son fournisseur d’énergie s’il existe un danger immédiat ; il lui est également demandé de décrire le risque. Le formulaire ne vous alerte pas plus rapidement qu’une soumission normale : consultez donc rapidement les nouvelles demandes d’intervention.
Le formulaire détermine-t-il si un problème est couvert par notre garantie ?
Non. Il recueille les faits — date des travaux, nature du problème et éventuelles modifications effectuées par un tiers — afin que vous puissiez prendre la décision. Le client reconnaît que vous conviendrez d’abord des coûts avec lui si le problème n’est pas couvert.
Pouvons-nous aussi l’utiliser pour les listes de réserves lors de la réception ?
Oui, même si, pour une réception officielle, le modèle de validation de fin de chantier peut être plus adapté. De nombreuses entreprises l’utilisent lors de la réception, puis emploient ce formulaire pour les problèmes qui apparaissent plus tard.
Pouvons-nous orienter les demandes d’intervention vers différentes personnes selon le métier ?
Chaque formulaire est classé dans un seul dossier et les adresses que vous avez définies reçoivent les notifications. Si différentes équipes gèrent différents métiers, dupliquez le formulaire pour chaque équipe et partagez le bon lien avec chaque client.